Як вставити змінні смарт-чіпи (заповнювачі) у Google Docs

Якщо ви коли-небудь створювали документ, у якому використовували текстові заповнювачі, ви оціните цю функцію Google Docs. За допомогою Variable Smart Chip ви можете вставити заповнювач, призначити його значення та автоматично оновлювати його в документі.

Замість того, щоб мучитися з додатками чи програмами сторонніх розробників, ви можете покращити робочий процес під час створення різних типів документів за допомогою функції Variable Smart Chip .

Зміст

Примітка : на момент написання цієї статті Variable Smart Chip доступний для клієнтів Google Workspace Business Standard і Plus, Enterprise Standard і Plus, Education Plus і Nonprofit. Сподіваємось, колись Google запровадить цю функцію в особисті облікові записи Google.

Про змінні смарт-чіпи

Як згадувалося, Variable Smart Chip — це текстовий заповнювач, який можна вставити у свій документ. Це ідеальний варіант для тексту, який потрібно додати іншим, як-от ім’я чи прізвище, адреса чи номер телефону. Ви також можете використовувати змінні для речей, які потрібно додати, але чекаєте, як-от назва продукту, дата чи адреса веб-сайту.

Незалежно від того, використовуєте ви змінні для себе чи іншої особи, з якою надаєте спільний доступ, вони дозволяють вам створити свій документ і додати ці елементи пізніше.

Додавши змінну, ви можете будь-коли призначити її значення, текст. Потім кожне місце, де ви використовуєте змінну в документі, оновлюється цим значенням.

Давайте на кількох прикладах розглянемо, як вставляти та використовувати змінні в Документах Google.

Як вставити змінний смарт-чіп

Щоб додати змінний смарт-чіп до свого документа, виконайте ці прості кроки.

1. Помістіть курсор у потрібне місце, а потім виконайте одну з таких дій:
2. Виберіть «Вставити » > «Розумні мікросхеми» та виберіть «Змінні» у спливаючому меню.
3. Введіть символ @ (At) і виберіть «Змінна» зі спадного меню.

1. У маленькому вікні, що з’явиться, виберіть «Вставити нову змінну» .

1. Дайте змінній назву в наступному спливаючому вікні. Ви також можете використовувати стандартні правила іменування, змінну 1, змінну 2 тощо. Виберіть Створити .

1. Потім ви побачите змінну з її назвою у своєму документі та на бічній панелі змінних, яка відкриється праворуч.

Таким же чином ви можете додати більше змінних для інших елементів у свій документ. Просто майте на увазі, що додаткові змінні слід використовувати для різних елементів. Наприклад, ви можете створити одну змінну для імені та другу змінну для адреси.

Повторне використання змінного смарт-чіпа

Мета змінної полягає в тому, щоб розмістити її у вашому документі, де вона вам потрібна, а потім оновити її значенням, коли ви будете готові.

Щоб вставити ту саму змінну в інше місце, виконайте одну з таких дій:

• Виберіть «Вставити » > «Розумні мікросхеми» , виберіть «Змінні» та виберіть ім’я змінної зі спливаючого списку.
• Введіть символ @ (At), виберіть «Змінна» та виберіть назву змінної зі спливаючого списку.
• Відкрийте бічну панель «Змінні», наведіть вказівник миші на змінну, яку потрібно використовувати, і виберіть «Вставити» .

Присвоїти значення змінній

Додавши змінну до документа, ви можете будь-коли призначити її значення. Значення – це текст, який ви хочете використати. Ви можете зробити це в самій змінній або на бічній панелі.

Додайте текст за допомогою змінної

Щоб призначити значення змінній на місці, виберіть змінну та введіть текст, який ви хочете використати. Це автоматично зберігає значення цієї змінної.

Додайте текст за допомогою бічної панелі

Щоб призначити значення на бічній панелі «Змінні», виберіть змінну та скористайтеся піктограмою «Відкрити на бічній панелі» на панелі інструментів, що з’явиться, або перейдіть у меню «Інструменти» > «Змінні» .

Виберіть «Без значення» під назвою змінної. Ви побачите змінну у своєму документі порожньою та готовою для введення тексту. Після цього натисніть Enter або Return , щоб зберегти його.

Після того, як ви присвоїте значення своїй змінній, ви побачите це оновлення в кожному місці, де ви розмістите змінну у своєму документі, що є призначенням Smart Chip.

Перейменування змінної

Оскільки назви змінних за замовчуванням неочевидні, ви можете дати їм більш значущі імена. Це особливо корисно, якщо ви створюєте кілька змінних для свого документа.

Відкрийте бічну панель «Змінні», наведіть курсор на змінну, яку потрібно перейменувати, і виберіть піктограму «Редагувати назву» (олівець).

Коли з’явиться спливаюче вікно перейменування, дайте йому нову назву та виберіть «Зберегти» .

Потім ви побачите оновлену назву на бічній панелі, список змінних, які потрібно вставити, і всередині самої змінної, доки ви не призначите її значення.

Видалити змінну

Якщо ви вирішите, що більше не хочете використовувати змінну, ви можете видалити її. Майте на увазі, що це призведе до видалення змінної та її значення, якщо воно було призначено, з усіх місць у вашому документі.

Відкрийте бічну панель «Змінні», наведіть курсор на змінну, яку потрібно видалити, і виберіть піктограму «Видалити визначення змінної» (кошик).

У спливаючому вікні підтвердження виберіть Видалити , щоб видалити змінну.

Приклади використання змінних у Документах Google

Якщо вам цікаво, як використовувати змінні для власних цілей, у нас є кілька прикладів.

Маркетингова копія

Тут ми створюємо документ для нового продукту нашого клієнта. Ми ще не маємо назви продукту чи адреси веб-сайту, тому замість них ми вставляємо змінні для цих двох елементів. Відкривши бічну панель змінних, ви можете побачити їх із синіми рамками по всьому тексту.

Коли наш клієнт надає нам ці деталі, ми просто призначаємо значення змінним, і наш документ автоматично оновлюється. Тоді ці змінні відображатимуть текст і сірі рамки.

Коли ви закриєте бічну панель «Змінні», ви помітите, що ці змінні виглядають так само, як і решта тексту, без жодних рамок.

Спільні документи

У наступному прикладі у нас є документ, який ми хочемо, щоб хтось інший заповнив своїми деталями. Ми встановлюємо змінні для імені, прізвища, адреси, номера телефону та дати.

Коли ми надаємо доступ до документа, одержувач просто вибирає кожну змінну та вводить свою інформацію. Змінні, які використовуються більше одного разу, оновлюються автоматично.

Потім ми маємо готовий документ, де змінні відображаються як будь-який інший текст.

Примітка . Якщо ви ділитеся документом із використанням змінних із кількома особами, призначені значення оновлюватимуться з кожною зміною. Щоб уникнути цього, ви можете попросити кожного з одержувачів зробити копію для своїх ��мін.

Економте час, зведіть до мінімуму помилки та впорядкуйте

За останній рік після появи функції Smart Canvas компанія Google представила кілька нових смарт-чіпів. Ви можете додати подію календаря за допомогою чіпа «Дата», посилання на ім’я файлу за допомогою чіпа «Файл» і включити контактні дані за допомогою чіпа «Люди».

Тепер ви можете заощадити час, не вводячи один і той самий текст знову і знову, а також зменшити ризик друкарських помилок і впорядкувати свій документ за допомогою Variable Smart Chip у Google Docs. Пам’ятайте про цю зручну функцію для свого наступного документа.

Щоб отримати більше способів заощадити час у програмах Google, подивіться, як використовувати розкривний список у Google Таблицях .