Як використовувати злиття в Gmail

Якщо ви хочете надіслати той самий електронний лист своїм клієнтам, клієнтам, співробітникам, членам клубу чи подібній групі, ви можете ввести електронний лист один раз і надіслати всім повідомлення за допомогою інструмента злиття листів Gmail.

Функція злиття листів у Gmail, яка отримала назву «множинне надсилання», дозволяє вставляти контакти Google або список розсилки з таблиць Google. Потім персоналізуйте своє повідомлення електронної пошти за допомогою тегів злиття, додайте унікальні посилання для скасування підписки та насолоджуйтеся простим процесом масової розсилки за допомогою вашої улюбленої програми електронної пошти.

Зміст

Про злиття в Gmail

Давайте розглянемо вимоги до облікового запису Google, обмеження надсилання та інші подробиці, пов’язані з злиттям пошти в Gmail.

• Злиття доступне для підписників Google Workspace, зокрема Workspace Individual, Business Standard і Plus, Enterprise Starter, Standard і Plus, а також Education Standard і Plus.
• Підтримувані облікові записи Google Workspace мають щоденний ліміт у 2000 вихідних електронних листів. За допомогою злиття ви можете надсилати електронні листи до 1500 одержувачів, тобто залишаєте 500 для інших електронних листів.
• Ви можете додати лише одного одержувача до поля CC або BCC за допомогою злиття. Майте на увазі, що це надсилає електронні листи на цю адресу для кожного одержувача в полі Кому. Наприклад, якщо ви надсилаєте злиття 100 одержувачам, адреса в полі CC отримує 100 копій цього електронного листа.
• Ви можете додавати вкладення за допомогою злиття; однак це враховується у вашому сховищі. Наприклад, якщо ви надішлете вкладення розміром 1 МБ 100 одержувачам, ви використаєте 100 МБ місця.
• Кожне повідомлення містить унікальне автоматично згенероване посилання для скасування підписки внизу на випадок, якщо певний одержувач більше не хоче отримувати ваші листи.
• Якщо одержувач раніше скасував підписку на ваші повідомлення, і ви включили його до злиття, після надсилання електронного листа ви побачите сповіщення з кількістю одержувачів, які не отримають повідомлення.
• Ви не можете використовувати злиття для відповідей чи пересилання, а також під час планування електронних листів або використання конфіденційного режиму .

Як додати одержувачів до злиття в Gmail

Хоча ви можете вибрати одержувачів електронної пошти після створення повідомлення, найкраще вибрати їх заздалегідь, якщо використовуєте злиття. Потім вам буде запропоновано вказати доступні теги злиття для персоналізації повідомлення.

Додайте одержувачів із контактів Google

Щоб почати використовувати свої Контакти Google як одержувачів, виконайте наведені нижче дії.

1. Виберіть «Написати» у верхньому лівому куті, щоб створити новий електронний лист. Скористайтеся піктограмою «Показати головне меню» (три рядки), якщо ви не бачите «Написати».

1. У вікні «Написати» виберіть піктограму «Використовувати злиття» (символ контакту) у крайньому правому куті поля «Кому » та встановіть прапорець « Злиття» .

1. Потім ви можете почати вводити імена своїх одержувачів і вибрати їх із пропозицій або вибрати посилання « Кому» та вибрати одержувачів у вікні «Вибрати контакти».

Додайте одержувачів із Google Таблиць

Щоб вставити одержувачів із Google Таблиць, спочатку переконайтеся, що ваш аркуш налаштовано правильно.

• Уся інформація про одержувача має бути на першій вкладці електронної таблиці.
• Кожен одержувач і його реквізити повинні бути в окремому рядку.
• Використовуйте лише текстові заголовки стовпців, щоб позначити теги злиття. Якщо заголовок містить спеціальний символ, тег злиття ідентифікується буквою стовпця, наприклад, @A для стовпця A.

Якщо ваш аркуш готовий до роботи, виберіть «Написати» у верхньому лівому куті Gmail, щоб створити повідомлення.

1. Виберіть піктограму «Використовувати злиття» праворуч у полі « Кому» та встановіть прапорець « Злиття» . Потім виберіть Додати з електронної таблиці .

1. У вікні, що з’явиться, використовуйте вкладки Диска Google угорі, щоб знайти та вибрати таблицю Google. Потім натисніть кнопку «Вставити» внизу праворуч.

1. У наступному вікні за допомогою розкривних полів виберіть назви стовпців, що містять відомості про одержувачів для тегів злиття. Зауважте, що ви можете бачити лише розкривні вікна для електронної пошти, імені та прізвища; однак ви побачите теги злиття, доступні в електронному листі для інших деталей у вашому аркуші.

1. Виберіть «Готово» , і ви повернетеся до вікна «Написати» з назвою аркуша в полі «Кому» .

Порада : якщо ваш список одержувачів міститься в Excel, перегляньте способи конвертування файлу Excel у Google Таблиці для злиття.

Як використовувати теги злиття в електронній пошті

Після того як ви додасте одержувачів до злиття, ви матимете теги злиття, доступні для використання.

На момент написання цієї статті:

• Якщо ви додаєте одержувачів із Контактів Google, ви можете використовувати теги для імені, прізвища чи повного імені, а також адреси електронної пошти.

• Якщо ви додаєте одержувачів із Google Таблиць, ви можете використовувати теги для заголовків стовпців у своїй електронній таблиці.

Додайте тег злиття

Щоб додати тег до своєї електронної пошти, введіть символ @ (At) із назвою тегу або виберіть тег зі спадного списку, що з’явиться.

Ви можете додати теги до будь-якого місця повідомлення, крім рядка теми електронного листа та тексту гіперпосилання.

Попередній перегляд тегу злиття

Якщо вам цікаво, як відображаються деталі після вставлення тегу злиття, ви можете легко переглянути попередній перегляд.

1. Наведіть курсор на тег злиття у своєму повідомленні та виберіть «Попередній перегляд» .

1. Після цього ви побачите вікно, у якому буде показано кожного одержувача та відповідну інформацію для цього тегу. Якщо у вас багато одержувачів, ви можете скористатися пошуком угорі, щоб знайти їх.

1. Завершивши, натисніть OK , і ви повернетеся до вікна створення.

Додайте значення за умовчанням для тегу злиття

Ви також можете встановити значення за замовчуванням для тегів злиття. Це корисно, якщо одержувачу бракує деталі, яку ви намагаєтеся додати. Наприклад, якщо ви вставите тег злиття «Ім’я», а ім’я одержувача не вказано в списку, замість нього можна використати слово або фразу за умовчанням.

Щоб додати значення за замовчуванням, наведіть курсор на тег злиття в електронному листі та виберіть Установити значення за замовчуванням .

Додайте слово або фразу в поле, що з’явиться, і виберіть «Зберегти» .

Для будь-якого одержувача, у якого відсутня інформація, тег злиття в електронному листі буде замінено на значення за замовчуванням.

Перегляньте та надішліть свій електронний лист

Коли ви завершите створення злиття в Gmail, ви зможете попередньо переглянути електронний лист перед його надсиланням. Це дає змогу бачити електронний лист таким, яким будуть ваші одержувачі, тож якщо вам знадобиться внести будь-які зміни, ви можете зробити це до натискання кнопки «Надіслати».

1. Коли будете готові, виберіть «Продовжити» внизу вікна створення.

1. Під час масового надсилання електронних листів ви побачите спливаюче повідомлення з короткою інформацією про небажану пошту. Щоб продовжити, виберіть Докладніше , щоб отримати додаткову інформацію, а потім Зрозумів .

1. Далі ви побачите інше спливаюче вікно, у якому буде показано кількість одержувачів, яким ви надсилаєте електронний лист, і опцію попереднього перегляду. Виберіть Надіслати попередній перегляд .

Протягом кількох хвилин ви отримаєте електронний лист із позначкою «Тестове повідомлення» на свою поштову скриньку. Теги злиття будуть заповнені першим одержувачем у вашому списку або значенням за замовчуванням, якщо це можливо.

Переглянувши попередній перегляд, ви можете повернутися до вікна створення, щоб внести будь-які потрібні зміни. Коли ви будете готові надіслати електронний лист, виконайте ті самі кроки та виберіть Надіслати все у вікні Готово до надсилання.

Ви можете знайти надіслані електронні листи зі злиттям у папці «Надіслані» , як і будь-який інший надісланий електронний лист.

Спростіть листування за допомогою Gmail Mail Merge

Якщо вам потрібно надіслати інформаційний бюлетень, оголошення чи іншу електронну пошту, пам’ятайте про функцію злиття в Gmail. Завдяки можливості вставляти контакти з Google Таблиць, використовувати поля злиття для персоналізованих електронних листів і переглядати повідомлення перед тим, як його надіслати, і все це без стороннього додатка для злиття пошти процес не може бути простішим.

Щоб отримати пов’язані посібники з іншими програмами, подивіться, як створити злиття в Microsoft Word для друкованих повідомлень, а не для маркетингу електронною поштою.