Станьте експертом на зустрічах Microsoft Teams за допомогою цих п’яти найкращих методів роботи

Чим більше часу ви проводите в Teams, тим важливішим стає спроба максимально використати всі функції, доступні вам у службі. Ось деякі з цих функцій і найкращі методи роботи з Teams.

Розмийте фон або використовуйте фонові зображення:  це допомагає захистити вашу конфіденційність під час зустрічей, роблячи акцент лише на вашому обличчі.

Використовуйте гарнітуру для кращого досвіду: це допомагає забезпечити найкращу якість звуку та мікрофона під час зустрічі.

Плануйте зустрічі за допомогою помічника по розкладу: це гарантує, що ви і ваші колеги перебувають на одній сторінці та не виникає конфліктів у плануванні.

Робіть нотатки наради за допомогою функції нотаток наради в Teams: ця вбудована функція Teams допомагає вам уникнути необхідності жонглювати між різними програмами.

Записуйте свої зустрічі: з дозволу вашого колеги це дає вам змогу мати копію зустрічі для подальшого використання.

Зараз, як ніколи раніше, ви, ймовірно, проводите більше часу на нарадах у Microsoft Teams. Однак чим більше часу ви проводите в Teams, тим важливішим стає спроба максимально використати всі доступні для вас функції, щоб ви могли безперешкодно працювати. Ось подивіться на деякі з цих функцій і деякі найкращі методи, які можна використовувати, щоб ви могли стати експертом на нарадах у Microsoft Teams.

Практика 1. Розмийте фон або використовуйте фонові зображення

Перша найкраща практика в нашому списку є найочевиднішою та найпопулярнішою в нинішній ситуації. Тобто використання можливості розмивання фону в Team s або використання фонових зображень.

Завдяки цій найкращій практиці ви можете провести зустріч майже в будь-якому місці та замаскувати все, що відбувається у фоновому режимі навколо вас. Дійсно, завдяки цій функції Teams лише підкреслить ваше обличчя і приховає все інше. Майте на увазі, що він використовує штучний інтелект і працює лише з людьми. Отже, ви можете бути трохи обережними, якщо ваші пухнасті друзі знаходяться на задньому плані.

Існує кілька способів розмити фон або використовувати фонове зображення в Teams. Ви можете зробити це перед нарадою або під час зустрічі.

Перед зустріччю на екрані приєднання потрібно клацнути квадратне поле ліворуч від мікрофона і динаміків ПК під відеоканал. Звідти ви побачите опцію налаштувань фону. Ви можете вибрати перший, на якому написано «Розмивання». Або, якщо вам потрібен інший фон, ви можете вибрати його зі списку. Ваш канал зміниться на потрібний фон, і коли ви закінчите, ви можете закрити вікно налаштування фону за допомогою X.

Щоб розмити фон під час зустрічі, клацніть три крапки (. . ) у верхній частині вікна зустрічі. Потім натисніть «Застосувати фонові ефекти». Потім ви можете вибрати один зі списку та натиснути «Застосувати». 

Практика 2. Використовуйте гарнітуру для кращого досвіду

Далі – це практика, яку ваші колеги можуть оцінити: використання гарнітури . Завдяки цій практиці ви отримаєте більш якісний виклик у Teams. Вам не доведеться турбуватися про те, що колеги вас не почують або ви не почуєте їх. Ось як ви можете налаштувати його в Teams.

Щоб використовувати гарнітуру з Teams, просто переконайтеся, що вона підключена або підключена до вашого пристрою через Bluetooth або роз’єм для навушників. Після підключення вам потрібно переконатися, що Teams налаштовано належним чином для гарнітури. Знову ж таки, це можна зробити двома способами: перед нарадою на екрані приєднання або під час зустрічі з меню.

Перед нарадою ви можете налаштувати параметри, натиснувши кнопку «Мікрофон і динаміки ПК» під своїм відео. Після цього ви побачите спливаюче вікно Налаштування пристрою. Обов’язково перегляньте розділи «Динамік та мікрофон». Натисніть стрілку вниз і виберіть навушники зі списку для динаміка та мікрофона. Потім закрийте вікно за допомогою X.

Під час зустрічі ви можете перейти на гарнітуру, натиснувши три крапки (. . ) у верхній частині екрана та вибравши Параметри пристрою. Звідти ви зможете вибрати ті самі налаштування, що описано вище. Коли закінчите, закрийте вікно за допомогою X.

Варто зазначити, що тут також можна скористатися функцією Зробити тестовий дзвінок, щоб переконатися, що все працює безпосередньо перед початком зустрічі.

Практика 3: Плануйте свої зустрічі

Одна з найгірших речей у зустрічах — це втягування в одну в останню хвилину чи секунду. Тому, як найкращу практику, ми пропонуємо спланувати та налаштувати свої зустрічі. Ви можете зробити це за допомогою помічника планування в Microsoft Teams. Ось подивіться, як ним користуватися.

Спочатку натисніть значок Календар на бічній панелі Teams. Звідти натисніть вкладку Помічник планування вгорі. На цій вкладці ви зможете запланувати зустріч залежно від доступності ваших колег. Ви можете додавати місця, учасників та багато іншого. Під час додавання учасників ваші колеги відображатимуться як доступні недоступні або невідомі. Помічник витягує інформацію з календаря Outlook вашого колеги, щоб заповнити це. Ви побачите перегляд розкладу, який показує їхні вже заплановані зустрічі фіолетовим кольором. Ви також можете прокручувати дні й години, щоб знайти час, який підходить кожному.

З цим пов’язана можливість поділитися порядком денним зустрічі. Ви можете зробити це, щоб ваші колеги та всі учасники зустрічі були на одній сторінці. Під час створення мережевої зустрічі ви побачите це в полі створення. Ви зможете розмістити тут свій порядок денний, і він з’явиться в електронному листі із запрошенням.

Практика 4: Робіть нотатки зустрічі

Що станеться, якщо ви перебуваєте на важливому нараді, але вам потрібен спосіб зробити нотатки? Ви думаєте, що вам доведеться використовувати Microsoft Word або іншу програму, але чи знаєте ви, що Teams також має власну функцію нотаток на зустріч ?

Це одна з інших наших найкращих практик для зустрічей у Teams. Причина чому? Нотатки зберігаються як частина самої зустрічі і можуть бути з вами куди завгодно, і будуть збережені пізніше або для обміну з вашими колегами.

Щоб скористатися цією функцією, приєднайтеся до наради, як зазвичай, а потім натисніть кнопку (. . ) більше дій, а потім Нотатки наради. Після цього ви побачите спливаюче вікно Нотаток наради. Звідти ви захочете натиснути Робити нотатки. Це дасть вам повний доступ до панелі інструментів форматування з виділенням жирним шрифтом, курсивом, виділенням та деякими іншими речами, до яких ви звикли в Microsoft Word. Ви також можете створити новий розділ за допомогою кнопки (+).

Коли зустріч закінчиться, ви зможете отримати доступ до своїх нотаток із чату. Повинна бути опція Показувати нотатки на весь екран. Натисніть його, щоб переглянути нотатки.

Практика 5: Записуйте свої зустрічі (звісно, ​​з дозволу!)

Останнім у нашому списку найкращих методів є запис зустрічі в Teams. Однією з найгірших речей на нарадах є те, що вам доводиться постійно просити своїх колег повторювати речі знову і знову, тому що ви не змогли записати це чи зробити нотатки. Ну, якщо ви маєте згоду всіх сторін на зустрічах, ви можете записати зустріч у прямому ефірі, як це буває, щоб переконатися, що у вас є копія зустрічі для довідки пізніше.

Щоб записати зустріч, ви можете клацнути три крапки (. . ) у верхній частині екрана, а потім кнопку Почати запис. Звідти ви побачите застереження про те, що зустріч записується. Ви можете ігнорувати це, це лише для безпеки вашого колеги. Коли зустріч закінчиться і ви готові зупинитися, ви можете клацнути те саме меню та вибрати Зупинити запис.

Коли запис завершиться, ви отримаєте електронний лист із повідомленням про те, що він доступний у Microsoft Stream. Ви можете натиснути це посилання в електронному листі, щоб отримати до нього доступ, і навіть завантажити файл, щоб ви могли переглядати його в автономному режимі.

Перегляньте інші наші поради

Хоча в центрі уваги цієї статті були деякі з найкращих практик для зустрічей Teams, про Microsoft Teams можна знати набагато більше. За останні кілька місяців ми глибше занурилися в Teams. Теми включають те, як запустити кілька екземплярів Teams , як використовувати ботів , керувати сповіщеннями та багато іншого. Перегляньте наш центр новин тут, щоб дізнатися більше , і повідомте нам, якщо у вас є власні хитрощі та поради щодо Teams, залишивши нам коментар нижче.