8 основних технологій на робочому місці

Здається, що електронні листи, дзвінки та завдання, які потрібно виконати за день, ніколи не закінчуються. Практично неможливо залишатися на вершині своєї роботи без невеликої допомоги. Ми підготували список з 8 важливих лайфхаків на робочому місці, зосереджених на технологіях, які допоможуть підвищити продуктивність і зберегти здоров’я.

1. Налаштуйте свій телефон на «Не турбувати»

Майже у кожного є інстинкт негайно перевірити свій телефон, коли він відчуває вібрацію в кишені або чує тихий дзвін свого телефону. Просте налаштування режиму «Не турбувати» на телефоні протягом основних частин дня може допомогти усунути непотрібні відволікання.

Швидше за все, все, що було, може зачекати.

2. Використовуйте «Голос до тексту», щоб диктувати

Мало хто вміє друкувати так швидко, як вони вміють говорити. Використовуючи таке програмне забезпечення, як Dragon або IBM Watson, ви зможете виконувати завдання набагато ефективніше.

На даний момент доступно кілька версій. Тож навіть якщо ви працюєте в галузі, яка має багато специфічної народної мови чи жаргону, як-от сфера медицини, ви все одно можете отримати таку, яка розпізнає кожне ваше слово.

3. Використовуйте фільтри синього світла або окуляри

Цей хак може стати паличкою-виручалочкою. Все більше  досліджень  показують, що кількість часу, який люди проводять перед джерелами синього світла, може мати негативні наслідки. Це може варіюватися від головного болю та перенапруження очей до проблем зі сном.

Окуляри або фільтри для моніторів із синім світлом можуть допомогти усунути ці проблеми з мінімальними витратами.

4. Використовуйте програми онлайн-конференц-дзвінків

Такі програми, як Slack і Whatsapp, можуть стати величезною перевагою для продуктивності команди. Вони пропонують можливість завжди бути на зв’язку. Тепер не потрібно чекати на електронну пошту відповіді. Ви можете налаштувати окремі групи, щоб включати лише необхідних членів команди. Оскільки існують програми для настільних і мобільних пристроїв, ви можете налаштовувати зустрічі незалежно від того, де зараз перебуває ваша команда.

Якщо потрібен відеодзвінок, існує безліч варіантів, включаючи MS Team, Zooom або Skype для бізнесу. Усі вони пропонують прості у використанні формати, щоб ваша команда могла працювати разом.

5. Спільний доступ до календарів Outlook

Цей хак, мабуть, є одним із найлегших, на який можна не помітити. У будь-який час, коли відбувається зустріч, спроба знайти найбільш сприятливий час може бути проблемою. Якщо просто поділитися календарем Outlook, кожен член команди зможе побачити, що роблять інші члени. Це зменшить кількість спілкування, необхідного для планування зустрічей, і як додатковий бонус, це простий спосіб запам’ятати день народження кожного.

6. Використання макросів для оптимізації робочого процесу

Використання макросів дійсно може допомогти впорядкувати повторювані завдання, які є частиною вашого дня. Microsoft Suite і Google Docs можуть запускати спеціальні макроси. Витратьте кілька хвилин на вивчення того, що вони можуть зробити, щоб ви могли швидко спостерігати, як ваша продуктивність зростає.

7. Щодня створюйте списки пріоритетних справ

Створивши пріоритетний список справ для себе та своєї команди, ви можете переконатися, що всі виконують завдання.

Існує багато програм, які допоможуть вам це зробити. Просто знайдіть свій улюблений магазин додатків. Потім почніть зі створення списку всього, що потрібно зробити з кінцевим терміном для кожної позиції. Далі розділіть елементи на категорії; терміновий і важливий, важливий, але не терміновий, терміновий, але не важливий, ані важливий, ані терміновий.

Після того як ви це зробите, вам буде легко вирішити, що потрібно зробити, а що можна зачекати. Давайте визнаємо: багато з того, що ми можемо зробити, це те, що може зачекати.

8. Робіть технічні перерви

Хоча технічно це не технологічний хак, це чудовий розумовий хак. Раз на годину робіть невелику перерву. Встаньте з-за столу і потягніться або підійдіть до кулера з водою. Просто відходячи від технологій на кілька хвилин, ви можете скинути налаштування та перейти до завдання набагато ефективніше.

Однак є ключ до цього хака. Не відривайтеся від технологій, заходячи на телефон або перевіряючи електронну пошту.

Це відрив від завдання, а не від технологій. Спробуйте, і якщо ви не відчуваєте, що можете вставати раз на годину, спробуйте  правило 20-20-20 . Це перерва кожні 20 хвилин, щоб зосередитися на чомусь, що знаходиться на відстані 20 футів, протягом 20 секунд. Просте зосередження на чомусь віддаленому на кілька секунд може допомогти вам зосередитися.

Останні думки

У сучасному світі всі ми намагаємося бути максимально ефективними. Спробуйте ці хаки. Ви неодмінно побачите збільшення своєї продуктивності.