Förstå roller och ansvar för en IT-konsult

Det är mycket vanligt att en projektledare anlitar en IT-konsult som kommer att kunna ge de kunskaper och färdigheter som krävs för att slutföra ett specifikt arbete. I de flesta fall bör detta vara en rutinuppgift som kräver lite tid och ansträngning från din sida. Men det kan ofta få dig att klia dig i huvudet när du försöker avgöra vilken roll som ska falla på din entreprenörs axlar.

För att alla parter som är inblandade i den här typen av scenario ska komma ifrån upplevelsen och känna sig nöjda måste alla förstå sina roller och ansvar i förväg. På så sätt blir det ingen förvirring eller misstolkning när saker går fel.

Här är alla roller och ansvarsområden som du kan förvänta dig av din IT-konsult:

Innehåll

• 1 1. Föreslå ett tillvägagångssätt
• 2 2. Implementera lösningen
• 3 3. Hantera och övervaka projektet
• 4 4. Testa och integrera
• 5 5. Underhåll och övervaka infrastrukturen och lösningen
• 6 6. Planera och hantera säkerhetsinitiativ
• 7 7. Säkerställa efterlevnad av alla policyer och föreskrifter

1. Föreslå ett tillvägagångssätt

Din IT-entreprenör bör kunna föreslå ett tillvägagångssätt som uppfyller alla dina IT-behov. Förslaget bör innehålla nivån på IT-tjänsten som du söker tillsammans med ansvarsnivå, budget och tidsram.

När det väl mottagits kommer detta förslag att ge dig en tydlig uppfattning om vad som förväntas av din IT-konsult framåt. När du letar efter de bästa IT-tjänsterna bör du alltid se först till företaget som kan föreslå en lösning som uppfyller alla dina behov. Till exempel, om du letar efter ett fullständigt IT-supportföretag, bör din entreprenör kunna ge dig ett förslag som inkluderar komplett IT-support.

Å andra sidan, om du letar efter en specifik IT-lösning, såsom en implementering av ny hårdvara, så bör din entreprenör kunna ge dig ett förslag som endast inkluderar de nödvändiga tjänsterna och arbetskostnaderna.

2. Implementera lösningen

En IT-konsult ansvarar för att få på plats en IT-infrastruktur eller ett system som har godkänts av dig. Detta inkluderar vanligtvis resurserna; programvara; hårdvara; tekniker; och konsulttjänster som behövs för att slutföra denna uppgift. Det är viktigt att alla IT-konsulttjänster tydligt definierar vilka resurser som kommer att krävas för att uppfylla dina IT-krav.

Detta bör innehålla en detaljerad förklaring om vad som är involverat i att införa varje aspekt av IT-infrastrukturen, vem som ska göra det, hur lång tid det kommer att ta och när det kommer att vara färdigt. Du kan också ställa frågor till dem om risker med att genomföra detta projekt, tillsammans med beredskapsplaner i händelse av en IT-katastrof.

Detta bör ge dig en tydlig uppfattning om vilken typ av tjänster du får från din IT-entreprenör. IT-konsultens jobb är att göra det så enkelt som möjligt för dig att komma åt IT.

3. Hantera och övervaka projektet

Detta kan vara lika viktigt som att implementera IT-infrastrukturen eftersom det kommer att informera om hur de andra faserna går smidigt. Din IT-konsult bör kunna spåra alla framsteg som gjorts under en specifik tidsram med hjälp av ett omfattande projektledningssystem som inkluderar milstolpar, deadlines, uppgifter och tidslinjer.

De måste också kunna kommunicera med alla som är inblandade i denna process, så att de vet exakt var saker och ting står hela tiden. Du bör kontakta alla medlemmar i ditt team varje vecka, så att du kan få en övergripande uppfattning om hur det går.

Tveka inte heller att ställa några frågor till din IT-konsult om ditt specifika projekt, så att du kan få alla svar du behöver för att denna process ska gå smidigt.

4. Testa och integrera

När infrastrukturen eller lösningen har kommit på plats ansvarar din IT-konsult för att testa den noggrant innan den tas i bruk. Det innebär att de kommer att behöva använda sin kunskap och expertis för att säkerställa att allt fungerar enligt plan.

Att testa lösningen bör kunna avgöra om det finns några problem med kompatibilitet, tillsammans med att producera rapporter som beskriver eventuella risker eller problem som är förknippade med att använda detta system eller infrastruktur.

Din entreprenör bör också kunna tillhandahålla utbildningsmanualer och onlinehandledningar för alla som behöver omfattande instruktioner om hur saker fungerar efter implementering.

5. Underhåll och övervaka infrastrukturen och lösningen

När din IT-konsult har satt igång ett nytt system eller infrastruktur bör de kunna ge löpande support och underhåll. Detta inkluderar vanligtvis eventuella uppdateringar eller uppgraderingar som behövs, tillsammans med hantering av andra problem som kan påverka prestandan för din affärsverksamhet.

De kommer också att ansvara för att all hårdvara fungerar smidigt , såsom servrar, routrar, switchar, modem, etc. De bör också föra detaljerade loggar över allt som händer på det här nätverket, tillsammans med att regelbundet göra rapporter om vad som händer bakom scener.

Dessa rapporter bör beskriva potentiella problem och risker som detta system står inför, så att du snabbt kan reagera på eventuella problem innan de går över styr. De bästa företagen arbetar nära sina kunder för att hjälpa dem att reagera på alla förändringar, problem eller problem som kan påverka deras verksamhet.

6. Planera och hantera säkerhetsinitiativ

En IT-expert har stor förståelse för hur viktigt det är att information som lagras på företagets servrar och databaser förblir konfidentiell hela tiden. Oavsett om det är hantering av användaråtkomst eller identitetshantering som kräver uppmärksamhet bör din IT-konsult inte ha några problem att komma med en handlingsplan som hjälper dig att skapa en säkrare arbetsmiljö.

De kan också ge utbildningssessioner för alla anställda som kommer att använda den här nya infrastrukturen, så att de känner till de rätta procedurerna för att hålla konfidentiell information borta från fel händer.

Dessutom kan de förse ditt företag med en komplett handlingsplan som hjälper anställda att snabbt och effektivt återhämta sig från alla kriser utan att påverka den dagliga verksamheten eller deras förmåga att möta kundernas förväntningar.

7. Säkerställa efterlevnad av alla policyer och föreskrifter

Din IT-entreprenör bör ha den kunskap som behövs för att förstå hur implementeringen av ett nytt system eller infrastruktur kommer att påverka ditt företag när det väl är på plats. De är ansvariga för att se till att den här lösningen är kompatibel med befintliga policyer samt att ligga före framväxande industristandarder, så att de kan hjälpa dig att bli mer produktiv samtidigt som de förblir hållbara i framtiden.

Du måste diskutera eventuella farhågor om policyn innan du går vidare eftersom den kommer att avgöra hur din IT-konsult hanterar frågor som rör säkerhet, integritet, datalagring/lagring etc. Du måste också veta om det finns några specifika lagar som du behöver dina lösningar på. eller infrastruktur att följa när den väl är på plats.

Som du kan se behöver många uppgifter och ansvar tas upp av en IT-konsult. En IT-entreprenör bör hjälpa dig att förbli produktiv samtidigt som du minskar kostnaderna för stillestånd och uppfyller alla branschstandarder som ditt företag bör följa. Det är därför det är viktigt att välja en IT-tjänsteleverantör som kommer att arbeta nära dig under hela processen, så att de bättre kan förstå dina nuvarande behov tillsammans med framtida mål.