Följ dessa steg för att bättre hantera dina digitala tillgångar

När det kommer till att driva ett företag kommer du snart att upptäcka att många aspekter kräver särskild uppmärksamhet och analys. Digital kapitalförvaltning avser processen att organisera ett företags digitala ägodelar. Detta inkluderar logotypen, bilder, whitepapers, fallstudier och flera andra typer av innehåll. Eftersom de är värdefulla för ett företag, blir det superviktigt att lagra och övervaka dem. Det är därför vi kommer att presentera dig för några fantastiska tips om hur du hanterar digitala tillgångar.

Innehåll

• 1 1. Bygg ett bibliotek
• 2 2. Håll säkerheten högst upp på checklistan
• 3 3. Gör det enkelt att navigera
• 4 4. Använd företagsgodkända mallar
• 5 5. Bli av med gammalt innehåll
• 6 6. Rådfråga ditt team
• 7 7. Underhåll är nyckeln

1. Bygg ett bibliotek

Det kan vara svårt att hitta viktiga filer om du inte har en centraliserad mapp som innehåller all nödvändig data. Dessutom ökar det också chanserna att felplacera dokument som innehåller viktig information. Så varumärken måste bygga ett bibliotek och hålla allt på ett ställe. Men om du vill göra processen ännu mer strömlinjeformad är det bäst att gå med det mindre är mer-mantrat. På så sätt kan du ge begränsad dataåtkomst till olika anställda.

2. Håll säkerheten högst upp på checklistan

Oavsett om det är ett visitkort eller ett företags PDF, är varje digital tillgång lika värdefull. Därför är det mycket viktigt att skydda dem. Se till att du investerar en bra mängd tid på att ge lösenordsskyddad åtkomst till dina filer och mappar. Fortsätt dessutom att byta lösenord regelbundet. Detta säkerställer att de före detta anställda inte har ett spår av information om ditt företag.

3. Gör det enkelt att navigera

Oftast blir det tidskrävande för anställda att navigera genom hundratals filer och mappar bara för att hitta en bild. Se därför till att du hanterar och sorterar innehållet enklast för att undvika förvirring.

Utan ett konkret digitalt kapitalförvaltningssystem kan ditt företags känsliga data stå på spel. Därför blir det viktigt att hålla koll på de anställda som har tillgång till filerna. Om du vill hantera dina varumärkestillgångar är det bästa sättet att göra det genom att investera i programvara som gör processen mycket lättare att navigera. Du kommer att upptäcka att det finns trovärdiga alternativ online som du måste titta närmare på.

Detta inkluderar att lägga till datum, taggar, nyckelord och ha en optimal mapphierarki som gör det enkelt att anpassa innehållet. Detta kan senare också användas av de andra medlemmarna i teamet.

4. Använd företagsgodkända mallar

Oavsett om det är en PowerPoint-presentation eller ett Word-dokument har varje företag eller företag en strikt struktur som måste följas. Det bästa med dessa strukturer är att de är förbyggda, och därför behöver dina anställda inte omarbeta dem gång på gång. Det håller dem också borta från att begå stora misstag.

Trots att man har en företagsgodkänd mall finns det alltid utrymme att lägga till en liten twist och anpassa presentationerna eller dokumenten.

5. Bli av med gammalt innehåll

Det är viktigt att uppdatera nuvarande tillgångar och hålla dem lätt tillgängliga. Många företag känner dock inte behov av att bli av med föråldrad information. De överbelastas systemen, vilket i slutändan slår mot produktiviteten hos deras anställda.

Huvudsyftet med ett digitalt tillgångshanteringssystem är att hjälpa ditt team att snabbt hitta data . Men när systemet är överbelastat med oönskad data kan det visa sig vara en enorm barriär när det gäller att hålla deadlines och slutföra uppgifter. Dessutom tar det upp mycket utrymme vilket ytterligare saktar ner sökeffektiviteten.

6. Rådfråga ditt team

Innan du lanserar ett DAM-system för din organisation är det bättre att prata med dina anställda om det. Detta kommer att klargöra deras tvivel, och de kommer att få en bättre insikt i hur det fungerar. Gå dessutom igenom alla riktlinjer som uppmuntrar dem att arbeta smart när de använder delade mappar. Ge dem en kortfattad information om vem som alla kan komma åt olika filer och mappar för att undvika förvirring.

7. Underhåll är nyckeln

När ditt digitala tillgångshanteringssystem är klart att fungera måste du behålla det. Det hjälper till att upptäcka mindre problem och förhindrar att de förvandlas till en stor röra. Eftersom digitala tillgångar aldrig kommer att sluta växa, rekommenderas det också att hålla sig uppdaterad med teknik och möjliga hot.

Ett digitalt förvaltningssystem hjälper organisationer att ta kontroll över viktig data i realtid. Det gör det möjligt att leverera rätt innehåll till rätt personer. Dessutom kan de anställda enkelt spåra och kontrollera om systemet fungerar effektivt. Om du funderar på att integrera det i din organisation, ta hjälp av stegen som nämns ovan.