De tre bästa tipsen för din kontorskonvertering till papperslös

Att välja att konvertera till papperslöst är ett bra drag för många kontor nuförtiden. Det är inte bara ett miljövänligt val för ditt företag, utan är också ett bra drag för organisation och att ta hand om vissa dokument runt om på kontoret. Här är några av våra bästa tips för din konvertering till papperslös.

Innehåll

• 1 1. Ta det långsamt
• 2 2. Ha rätt programvara redo och väntar
• 3 3. Bestäm vad som ska arkiveras

1. Ta det långsamt

En av de värsta sakerna du kan göra här är att slutföra överföringen för snabbt. Detta måste vara så långsamt och så metodiskt som möjligt. Om du är för snabb finns risken att något lätt tappas bort. Du måste ta det långsamt så att du kan vara säker på att allt har blivit ordentligt redovisat.

Du kan välja att hantera konverteringen avdelning för avdelning eller på annat sätt som du tycker är lämpligt. Men du väljer att göra det, se till att inget dokument blir kvar. Du måste se till att allt konverteras till ett papperslöst format. Det kan vara oerhört trivialt, eller så kan det vara en av de viktigaste filerna på ditt kontor. Alla förtjänar samma omsorg och uppmärksamhet under en omställning till ett papperslöst system.

2. Ha rätt programvara redo och väntar

Innan du ens påbörjar konverteringen måste du se till att du har rätt programvara på plats. Genom att välja något som CAFM-programvara kommer du att ha allt du behöver för att säkerställa att konverteringen från papperskopia till digital kopia sker smidigt.

Det är inte så enkelt som att bara göra förändringen för att bli papperslös. Du måste se till att du har rätt infrastruktur på plats för att ersätta några av de processer som du tidigare kan ha hanterat på papper. Se till att denna programvara är intuitiv och enkel att använda, och var beredd att utbilda dina anställda i den för att hjälpa överföringen att gå smidigt.

3. Bestäm vad som ska arkiveras

Bara för att du byter till papperslös betyder det inte nödvändigtvis att du kommer att förstöra alla dokument som flyttas till det nya systemet. Även om du kommer att digitalisera många av dem, finns det några som du kanske vill behålla papperskopiorna av. Exempel kan vara viktiga kontrakt eller andra liknande dokument.

Med dessa är det viktigt att de arkiveras ordentligt och arkiveras för bevarande. Om du väljer att förstöra ett dokument istället, se till att du gör det korrekt – särskilt om filen innehåller någon form av känslig information.

Att välja att konvertera till ett papperslöst kontor är ett bra drag, men det är ett som kräver mycket omsorg och planering. Ta dig tid att hitta rätt väg och rytm för ditt företag i denna strävan, särskilt om du fortfarande ska arbeta som vanligt medan konverteringen äger rum. Med mycket hårt arbete är du snart klar och redo att ge dig i kast med detta nya papperslösa kapitel i ditt företags historia.