Produktivitetshack med Gmail och Slack

Mitt i nya Coronavirus-problem och ett allt mer tekniskt nätverk växer onlineaktivitet som ett alternativt kommunikationsmedium för kollegor och studenter för att öka produktiviteten. Flera webbplatser och applikationer har vuxit i popularitet för att underlätta effektivare kommunikations- och diskussionsformer både på och utanför arbetsplatsen.

Låt oss ta en titt på Gmail och Slack, två applikationer, som när de används produktivt kan vara till stor del fördelaktiga för användning på arbetsplatsen.

Produktivitetshack för Gmail

Gmail fungerar som en e-posttjänst som drivs av Google. Genom applikationen skickar och tar människor emot e-post, dokument, foton, videor och ibland även klassrumsaviseringar. Gmail tillåter kollegor, lärare och människor i allmänhet att kontakta varandra av olika anledningar med många olika bilagor. Även om det har fastställts att Gmail är ett användbart program, finns här flera ytterligare sätt att förbättra din Gmail-produktivitet:

1. Appar och aviseringar

Ladda ner Gmail för din smartphone från App Store eller Google Play Store. Bokmärk det på din bärbara dator. Om du antar att du äger ett Gmail-konto och kontrollerar dina e-postmeddelanden för att kommunicera med andra, gör dessa saker det lättare för dig att komma åt ditt konto och blir därför mer lyhörd och proaktiv när det gäller att hålla koll på produktiv kommunikation. Varje gång du får ett e-postmeddelande kan du aktivera aviseringar så att du kan svara och hålla dig uppdaterad mycket snabbt för de som är mycket viktiga.

2. E-postlistor

Skicka gruppmail med e-postlistor. Om du är en direktör eller en klubbledare och vill skicka ett massmejl till flera personer om möten, skulle det vara bra att skapa grupper och skicka e-postmeddelandet till en grupp, istället för att skriva varje mottagares individuella mejl för varje enskilt mejl. . För att göra detta, använd Google Kontakter, tillgänglig från de nio prickarna i det övre högra hörnet på gmail.com. Välj de kontakter som du vill skapa en grupp för och använd bokmärkesfliken på raden direkt under sökfältet för att namnge gruppen. När du skriver ett e-postmeddelande i Gmail kan du nu skriva namnet på gruppen istället för namnet på varje individ du försöker skicka e-post till. Detta kommer oundvikligen att spara mycket tid.

3. Schemalägg e-post

När klockan är 03:37 på söndagskvällen/måndagsmorgonen kanske du plötsligt inser att du har glömt att mejla någon med viktig information, men inte heller vill skicka den vid en konstig tidpunkt. För att undvika att glömma att skicka e-postmeddelandet vid ett senare tillfälle kan du skapa ett utkast till e-postmeddelandet och klicka på triangeln till höger om skicka-knappen och sedan välja schemalägg skicka. Du kan skicka det här e-postmeddelandet automatiskt vid ett senare tillfälle så att personerna som får det inte ifrågasätter ditt sovschema eller glömska.

Produktivitetshack för Slack

Slack fungerar som en alternativ, mer samarbetsvillig programvara. Det liknar mer sms än e-post. Slack lägger tonvikt på lagarbete och integration genom mer omedelbar kommunikation. Slack är också en mycket användbar applikation, men här är några fler metoder för att förbättra din slack produktivitet:

1. Appar och varningar

I likhet med Gmail är att göra Slack mer tillgängligt ett viktigt sätt att öka din produktivitet genom programvaran. Ladda ner applikationen på din telefon, och den finns även som applikation eller onlinelänk för stationära/bärbara datorer. Varje gång någon skickar ett meddelande kan du se till att du får aviseringar och håller dig uppdaterad med viktig information.

2. Stjärnkanaler

Om du har massor av olika kanaler och ibland har svårt att hitta rätt kan det vara till hjälp att stjärnmärka viktiga kanaler. På så sätt visas de viktiga kanalerna högst upp i den vänstra kolumnen på Slack och möjliggör enkel åtkomst. Om du översvämmas av meddelanden från Slack och inte nödvändigtvis anser att alla är relevanta, kan du ändra aviseringsinställningar inom aviseringsinställningarna för en kanal. Genom att göra detta kan du fokusera på att prioritera viktigt arbete och kontrollera Slack från de avgörande uppdateringarna som du verkligen behöver.

3. Sök i konversationer

Om det är något riktigt viktigt som nämnts tidigare i kanalen kan du enkelt leta efter det genom sökfältet uppe till höger. Skriv bara in nyckelord så har du enkel tillgång till en fil du en gång laddat upp eller viktig information som någon en gång skickat.

Sammantaget är dessa två applikationer otroliga användningar av teknik för att öka produktiviteten på arbetsplatsen. Genom Gmail och Slack blir det så mycket lättare för människor att interagera med varandra på olika plattformar och att dela viktig information över ett stort nätverk. Genom att använda några av dessa tips ovan hjälper dig att bli ännu mer kunnig med användningen av dessa applikationer och din produktivitet som arbetande student, utbildare, regissör och tekniskt ansluten människa kommer bara att öka.