Viktiga sekretessinställningar för zoomsamtal

År 2020 har förändrat verkligheten i våra liv med den nuvarande pandemin. De flesta yrkesverksamma arbetar hemifrån och studenter har onlinekurser. Användningen av e-handelsportaler, onlinesupermarknader och onlineapotek har ökat exponentiellt eftersom människor kan få alla väsentliga och icke-nödvändiga varor levererade till deras tröskel.

Även om den nuvarande situationen kräver social distansering, kan människor praktiskt taget få kontakt med andra genom videokonferensprogrammet Zoom. Programvaruplattformen peer to peer är lämplig för videokonferenser, distansarbete, ljudkonferenser, onlinehandledning och livechatt. Zoom-applikationen har varit i nyheterna för säkerhets- och integritetsfrågor. Detta gäller särskilt för frågan om ökande zoombombningar, där objudna människor gör intrång och stör möten. Sekretess- och säkerhetssårbarheter kan förhindras i Zoom genom att ändra inställningar.

Zooma samtalsinställningar

Aktivera väntrum

Administratörerna har behörighet att ställa in väntrum på användarnivå, gruppnivå eller kontonivå. Väntrum kan även implementeras för alla mötesdeltagare. Dessutom kan administratörer begränsa väntrum endast till gäster som inte ingår i deras konton. När väntrum görs valfria av mötesvärdarna kan de alltid aktiveras via inställningsmenyn som finns i deras användarprofil.

Konfigurera möteslösenord

Zoom låter sina användare ställa in lösenord för specifika möten. Lösenord kan också aktiveras på kontonivå, gruppnivå eller användarnivå för alla webbseminarier och onlinemöten. Ägarna av Zoom-konton såväl som administratörer har befogenhet att låsa lösenordsinställningar. På så sätt skulle alla webbseminarier och onlinemöten för just det kontot kräva lösenord.

Anslut via domän

Användare kan delta i möten endast om deras e-postkonton finns på den godkända listan. De kan också gå med i möten genom att logga in på ett zoomkonto, förutsatt att de är verifierade användare. Individer som har en hanterad domän aktiverad på sitt konto har behörighet att implementera enkel inloggning (SSO) när de vill logga in med just den domänen. Alternativt kan användare också tillåtas att logga in med Google eller Facebook.

Stäng av Gå med före värd

Genom att stänga av Gå med före värd förhindrar oönskade personer att sabotera ett möte. Den här funktionen är dock användbar för att schemalägga ett möte när den primära värden inte är tillgänglig. Den första deltagaren som går med i ett schemalagt möte blir automatiskt mötesvärden, som skulle ha total kontroll över mötet. Den primära värden kunde dock ta över efter att ha gått med i mötet.

Begränsa skärmdelning

Standardinställningen för Zoom-applikationen tillåter endast värdar att dela skärmar. Detta kan ändras om värden vill att andra deltagare ska dela sina respektive skärmar. Värden kan ändra denna inställning under ett möte genom att välja uppåtpilen bredvid Dela skärm, klicka sedan på Avancerade delningsalternativ och välja från alternativet Vem kan dela. Denna begränsning bidrar till att undvika påträngande delning av objudna användare under mötet.

Lås sessionen

Det finns en säkerhetsfunktion i Zoom som låter en värd låsa ett möte, så att inga nya deltagare kan gå med i det mötet. När ett möte väl är låst kan deltagarna inte komma in ens med mötes-ID och lösenord. För att låsa ett möte kan en värd klicka på deltagare i den nedre änden av fönstret, varefter en popup-ruta visas med knappen Lås möte. Det rekommenderas att låsa ett möte när alla deltagare har gått med.

Ta bort en oönskad användare

Det kan finnas tillfällen när ett möte redan har börjat och du stöter på en oönskad deltagare. Du skulle då behöva gå till menyn Deltagare och sedan välja användarens namn, varefter många alternativ kommer att visas. Genom att välja alternativet Ta bort tar du bort just den användaren. På detta sätt kan mötet genomföras smidigt utan störningar.

Rapportera en användare

I ett möte kan värdar och medvärdar rapportera användare som bryter mot användarvillkoren till förtroende- och säkerhetsteamet. Korrigeringsåtgärder skulle vidtas av teamet efter att ha granskat användaren för eventuella överträdelser på plattformen. En värd kan också skicka ett e-postmeddelande med detaljer som incidentdatum, mötes-ID, användarens namn och typ av överträdelse.

Hantera inspelning

Zoomkontoägare och administratörer kan hantera inspelningar, vilket låter dem visa, dela och radera. Inspelningarna kan innehålla videor, ljud, chattfiler såväl som utskrifter. En värd kan tillåta deltagare att spela in möten genom att aktivera inspelningsalternativet. Detta kan ändras genom att inaktivera inspelningsalternativet.

Stäng av privat chatt

I ett Zoom-mötesfönster finns det möjlighet för deltagare att chatta privat. Värden för sessionen kan inaktivera privat chatt genom att klicka på mer längst ned i fönstret och sedan välja alternativet Ingen under Tillåt deltagare att chatta med.