Fånga detaljerna för ditt videomöte med detta utmärkta verktyg

Under de senaste sex eller sju månaderna har flera aspekter av våra liv blivit virtuella. Från att handla helt på e-handelssajter och genomföra kurser och laborationer online till att anställa anställda via videokonferensintervjuer, det digitala skiftet under covid-pandemin är verkligen aldrig tidigare skådat på alla sätt.

Om du är en arbetande professionell eller student, skulle du ha insett hur viktiga videomötestjänster är. Definitionerna av kommunikation och samarbete har förändrats avsevärt för att inkludera det faktum att interaktioner ansikte mot ansikte är ett minne blott.

Men med de bästa videomötesverktygen kan din upplevelse vara så nära en riktig konferens som möjligt. Här är de olika aspekterna du behöver tänka på när du väljer en videoengagemangsplattform för att fånga alla väsentliga detaljer om virtuella sessioner.

Innehåll

• 1 funktioner att förvänta sig i videomötesplattformar
  • 1.1 1. Ljud och video av hög kvalitet
  • 1.2 2. Skärmdelning
  • 1.3 3. Enhetskompatibilitet
  • 1.4 4. E-postmeddelanden med videor
  • 1.5 5. Chatt och delning
  • 1.6 6. Säkerhet
• 2 Kristallklar kommunikation online

Funktioner att förvänta sig i videomötesplattformar

1. Högkvalitativt ljud och video

Det grundläggande kravet för all programvara för videoengagemang är att video- och ljudkvaliteten ska vara perfekt som om de som kommunicerar befinner sig i samma rum. Det finns ett bidrag från hårdvaran och mjukvaran för att säkerställa att möten håller hög kvalitet.

Hårdvarukomponenterna som din bärbara dators kamera, mikrofon och högtalare måste vara i gott skick för att säkerställa tydlig överföring av meddelanden. Samtidigt kan plattformen också hjälpa kommunikationen genom att inkludera funktioner som brusreducering, automute för  icke-talande deltagare och lämpliga justeringar för användare med låg bandbredd.

2. Skärmdelning

Oavsett om det är för att dela affärspresentationer eller föreläsningsanteckningar har  alternativet för skärmdelning blivit motsvarigheten till en projektor. När möten blir mer samarbetsvilliga är den här funktionen ett måste på alla videomötesplattformar så att användare kan visa sitt arbete eller innehåll eller resultat för alla närvarande. Alternativet för skärmdelning bör också ha möjlighet att slå på och av det snabbt.

Om du vill dela förinspelat innehåll bör du ha en funktion för att spela in skärmaktiviteterna. Skärminspelaren  måste  vara av hög kvalitet och bör ha ytterligare alternativ för att markera eller fokusera på specifika element, dela skärminspelningsvideor och generera en delbar länk för att låta en gästringare spela in en video och skicka den till dig.

På vissa utvalda plattformar låter programvaran dig redigera inspelningarna (utan några vattenstämplar) innan du delar dem på skärmen. Om du är professor som använder en sådan plattform för att få kontakt med dina elever, är det här redigeringsverktyget användbart för att göra en felfri förinspelad video (om du väljer att göra det) under en livesession.

3. Enhetskompatibilitet

Även om resandet runt om i världen har minskat avsevärt, föredrar människor fortfarande en plattform som möjliggör kommunikation på språng. Samma videomötestjänst bör vara tillgänglig på stationära datorer, bärbara datorer, surfplattor och mobila gränssnitt utan att kompromissa med kvaliteten på någon enhet. Uppringningsalternativ från mobiler och alternativ för att ge tillgång till gästanvändare är användbara funktioner att ha för att möjliggöra kompatibilitet med flera enheter.

4. E-postmeddelanden med videor

Textinnehåll i e-postmeddelanden går ofta obemärkt förbi, särskilt om innehållet fortsätter och fortsätter. Vad händer om du hade ett sätt att bädda in videolänkar i din Gmail eller Outlook? Din svarsfrekvens skulle öka betydligt, vilket skulle hjälpa dig att kommunicera mer effektivt med dina kollegor och kunder.

Du kan alltid spela in videor och skicka dem som bilagor med dina e-postmeddelanden. Vissa videoengagemangsplattformar har dock funktionen att skapa e-postmallar för video och skicka ut ett enda video-e-postmeddelande till flera kandidater genom att anpassa det med deras namn, e-postadress, företagsnamn och så vidare.

Denna  video-e  -postfunktion är särskilt användbar när du har att göra med CRM (Customer Relationship Management) eller marknadsföring för att fånga dina kunders uppmärksamhet direkt. Om plattformen har ett inbyggt analysverktyg kan du övervaka videovisningarna och visningsprocenten, kvalificera dina leads bättre och flytta dem genom tratten snabbare.

5. Chatt och delning

Förutom ljud- och videokommunikation blir chattfunktionen en annan nödvändighet i videomötesplattformar. Huvudsyftet med att ha ett chattalternativ är att förmedla information privat till värden eller andra medlemmar utan att störa mötesflödet och att kommunicera före och efter mötet. Värden kan också använda chatt för att genomföra undersökningar eller omröstningar eller för att be publiken att svara utan att alla skriker på en gång.

I likhet med en chatbox för att skicka meddelanden privat, är ett annat användbart tillägg till mjukvaruverktyget alternativet att dela filer med alla eller att välja medlemmar över plattformen. Nu kan deltagarna i ett möte snabbt skicka över alla relevanta data eller dokument utan att behöva gå bort från sessionen för att öppna sin e-postinkorg.

6. Säkerhet

Kontorsmöten är ofta konfidentiella, och därför är mötesrummen utformade för att hålla konversationen privat. När ”mötesrummet” endast är en onlinelänk riskerar den att bli hackad. En extern agent kan komma in i mötet eller det virtuella klassrummet och potentiellt orsaka skada eller komma åt data som inte är tillgänglig utanför.

Några funktioner i videomötesverktyg som kan öka den övergripande säkerhetsinställningen är användarautentisering, behörigheter och konfidentiella deltagarlistor. Dessa kommer att säkerställa att endast berörda personer deltar i onlinesessioner och inte någon som har länken.

I vissa fall kan det vara nödvändigt att spela in mötena som en formalitet eller för framtida referens. Om objudna deltagare eller hackare spelar in videon blir innehållet offentligt. Så plattformen bör se till att endast värden (eller medvärdarna) har möjlighet att spela in mötet, och att endast de som deltog i det kan komma åt innehållet senare.

Kristallklar kommunikation online

Konkurrensen mellan företag om att tillhandahålla de bästa kommunikations-, konferens- och mötesupplevelserna för affärsmän och studenter har blivit hård under de senaste månaderna. Hög kvalitet, bekvämlighet och inspelnings- och delningsalternativ i videoengagemangsplattformar har blivit tidens behov.

Så om du vill ladda ner ett nytt programvaruverktyg eller lägga till ett tillägg till Chrome, jämför de olika alternativen du har i dessa aspekter. Trenden med virtuell kommunikation kan sannolikt hålla i sig även efter att covid-pandemin har lagt sig, så du bör leta efter det bästa erbjudandet idag.