Пратите ове кораке да бисте боље управљали својим дигиталним средствима

Када је у питању вођење предузећа, ускоро ћете открити да многи аспекти захтевају посебну пажњу и анализу. Управљање дигиталном имовином односи се на процес организовања дигиталне имовине компаније. Ово укључује логотип, слике, беле књиге, студије случаја и неколико других врста садржаја. Пошто су вредни за посао, постаје веома битно да их чувате и надгледате. Због тога ћемо вас упознати са неким невероватним саветима о управљању дигиталном имовином.

Садржај

• 1 1. Направите библиотеку
• 2 2. Нека безбедност буде на врху листе за проверу
• 3 3. Олакшајте навигацију
• 4 4. Користите шаблоне које је одобрила компанија
• 5 5. Отарасите се старог садржаја
• 6 6. Консултујте се са својим тимом
• 7 7. Одржавање је кључ

1. Направите библиотеку

Може бити тешко пронаћи важне датотеке ако немате централизовану фасциклу у којој се налазе сви потребни подаци. Поред тога, то такође повећава шансе да загубите документе који садрже битне информације. Дакле, брендови морају изградити библиотеку и држати све на једном месту. Међутим, ако желите да процес учините још једноставнијим, најбоље је користити мантру „мање је више“. На овај начин можете омогућити ограничен приступ подацима различитим запосленима.

2. Нека безбедност буде на врху листе за проверу

Било да се ради о визит карти или ПДФ-у компаније, свако дигитално средство је једнако вредно. Због тога је веома важно заштитити их. Побрините се да уложите довољно времена у давање приступа заштићеног лозинком вашим датотекама и фасциклама. Поред тога, редовно мењајте лозинке. Ово осигурава да бивши запослени немају ни трага информација о вашој компанији.

3. Олакшајте навигацију

Најчешће, запосленима постаје дуготрајно да се крећу кроз стотине датотека и фасцикли само да би пронашли једну слику. Стога, да бисте избегли било какву забуну, уверите се да ћете најједноставније управљати и сортирати садржај.

Без конкретног система за управљање дигиталном имовином, осетљиви подаци ваше компаније могу бити у питању. Због тога постаје важно пратити запослене који имају приступ датотекама. Ако желите да управљате имовином свог бренда , онда је најбољи начин да то урадите улагањем у софтвер који чини процес много лакшим за навигацију. Увидећете да постоје веродостојне опције на мрежи које морате размотрити.

Ово укључује додавање датума, ознака, кључних речи и оптималну хијерархију фасцикли која олакшава персонализацију садржаја. Ово касније могу да искористе и остали чланови тима.

4. Користите шаблоне које је одобрила компанија

Било да се ради о ПоверПоинт презентацији или Ворд документу, свако предузеће или компанија има строгу структуру коју треба поштовати. Најбоља ствар у вези са овим структурама је то што су унапред изграђене, тако да ваши запослени неће морати да их прерађују изнова и изнова. Такође их држи подаље од великих грешака.

Упркос томе што имате шаблон који је одобрила компанија, увек постоји простор за додавање малог обрта и персонализовање презентација или докумената.

5. Отарасите се старог садржаја

Неопходно је ажурирати текућу имовину и држати их на располагању. Међутим, многе компаније не осећају потребу да се отарасе застарелих информација. Они преоптерећују системе, што на крају утиче на продуктивност њихових запослених.

Главни циљ система за управљање дигиталном имовином је да помогне вашем тиму да брзо пронађе податке . Али када је систем преоптерећен нежељеним подацима, то може да се покаже као огромна препрека када је у питању испуњавање рокова и завршетак задатка. Поред тога, такође заузима пуно простора што додатно успорава ефикасност претраге.

6. Консултујте се са својим тимом

Пре него што покренете ДАМ систем за своју организацију, боље је да о томе разговарате са својим запосленима. Ово ће разјаснити њихове сумње, а они ће имати бољи увид у то како то функционише. Поред тога, проведите их кроз све смернице које ће их подстаћи да раде паметно док користе дељене фасцикле. Дајте им укратко о томе ко све може да приступи различитим датотекама и фасциклама како бисте избегли било какву забуну.

7. Одржавање је кључ

Када ваш систем за управљање дигиталном имовином буде спреман за рад, потребно је да га одржавате. Помаже у откривању мањих проблема и спречава их да се претворе у велики неред. Пошто дигитална средства никада неће престати да расту, такође се саветује да останете у току са технологијом и могућим претњама.

Систем за управљање дигиталним средствима помаже организацијама да преузму контролу над важним подацима у реалном времену. Омогућава испоруку правог садржаја правим људима. Поред тога, запослени могу лако да прате и провере да ли систем функционише ефикасно. Ако размишљате да га интегришете у своју организацију, потражите помоћ од горе наведених корака.