Microsoft Teams: Ako si usporiadať súbory

Ak súbory dôkladne filtrujete a usporiadate, rýchlo nájdete dokumenty, ktoré hľadáte. Ďalšou výhodou je, že budete mať priečinky bez neporiadku.

Ak ste dostali stovky súborov cez Microsoft Teams a nemali ste od začiatku jasný plán, veci môžu teraz vyzerať trochu neusporiadane. Používatelia sa často cítia zavalení úlohou organizovať svoje súbory, a tak to radšej znova a znova odkladajú. Organizácia súborov je skutočne časovo náročná úloha, ale výhody, ktoré prináša, stoja za námahu.

Aby sme vám celý proces uľahčili, vytvorili sme túto príručku. Podelíme sa o sériu užitočných tipov a trikov, ktoré vám pomôžu lepšie usporiadať vaše súbory MS Teams.

Najlepšie postupy na organizáciu súborov v MS Teams

Vyberte svoju hlavnú službu cloudového úložiska

Microsoft Teams používa na ukladanie vašich súborov a dokumentov rôzne úložné služby. V predvolenom nastavení sú vaše súbory uložené vo OneDrive a SharePointe. Súbory, ktoré ste zdieľali v tímových vláknach, sú uložené v SharePointe. Všetky súbory, ktoré si vymieňate v četoch, sú uložené vo OneDrive.

Môžete však tiež manuálne pridať službu cloudového úložiska, ktorú už poznáte.

Synchronizujte súbory s OneDrive

Na ukladanie súborov Teams odporúčame použiť službu cloudového úložiska spoločnosti Microsoft. Obe služby boli vyvinuté spoločnosťou Microsoft a neexistujú medzi nimi žiadne problémy s integráciou alebo kompatibilitou.

Synchronizáciou súborov Teams s OneDrive k nim získate prístup priamo z Prieskumníka. Inými slovami, na zobrazenie týchto súborov už nemusíte otvárať Teams.

Vytvorte špecifické priečinky

Bez ohľadu na službu cloudového úložiska, ktorú používate na ukladanie súborov Teams, je dôležité vytvoriť konkrétne priečinky. Potom pridajte všetky svoje súbory do príslušných priečinkov. Najdôležitejšie je rozhodnúť sa pre štruktúru a držať sa jej.

Môžete napríklad vytvoriť samostatný priečinok pre každú osobu, s ktorou často komunikujete. A uložte súbory, ktoré ste od nich dostali, do príslušného priečinka. Alebo môžete pre svoje súbory použiť popisné názvy, ako sú správy, zmluvy, úlohy, marketing, financie, prezentácie atď.

Môžete tiež usporiadať svoje priečinky podľa projektu, klienta, dátumu, termínu atď.

Použite jasné a špecifické názvy kanálov

Všetky súbory súvisiace s tímami sú uložené v SharePointe. Pri každom vytvorení nového tímu v Microsoft Teams sa automaticky vytvorí nová tímová lokalita SharePoint. Keď vytvoríte kanál, SharePoint automaticky vytvorí novú knižnicu dokumentov pre tento kanál.

Knižnica je pomenovaná podľa názvu kanála. Nezabudnite teda vybrať konkrétne názvy kanálov, aby ste sa vyhli nejednoznačnosti.

Použite filtre súborov

Microsoft Teams má sériu filtrov, ktoré môžete použiť na zobrazenie súborov v určitom poradí. Môžete napríklad zobraziť zoznam súborov v chronologickom poradí. Alebo ich môžete filtrovať podľa mena osoby, ktorá ich upravila.

Pripnúť na začiatok

Môžete tiež pripnúť súbor v hornej časti. Táto funkcia vám umožňuje označiť súbory, ktoré sú buď veľmi dôležité, alebo naliehavé. Týmto spôsobom budete presne vedieť, kde daný súbor nájdete.

Najprv musíte označiť súbor a potom kliknúť na možnosť  Pin to top .

Rýchle tipy na úspešnú organizáciu súborov

• Neukladajte súbory na pracovnej ploche. Preplnená pracovná plocha vyzerá mätúco a vytvára vizuálny šum.
• Uložte si súbory hneď, ako ich získate. Nečakajte, kým získate 5o súbory, aby ste ich mohli začať organizovať. Umiestnite ich do správneho priečinka hneď po ich získaní.
• Pre súbory používajte jasné a popisné názvy. Používanie všeobecných názvov ako „Súbory“, „Dokumenty“, „Veci“ vôbec nepomáha.

Aké tipy a triky používate na usporiadanie súborov Microsoft Teams? Podeľte sa o ne v komentároch nižšie.