Ak chcete lepšie spravovať svoje digitálne aktíva, postupujte podľa týchto krokov

Čo sa týka vedenia firmy, čoskoro zistíte, že mnohé aspekty si vyžadujú osobitnú pozornosť a analýzu. Správa digitálnych aktív sa vzťahuje na proces organizácie digitálneho majetku spoločnosti. To zahŕňa logo, obrázky, biele knihy, prípadové štúdie a niekoľko ďalších typov obsahu. Keďže sú pre firmu cenné, je mimoriadne dôležité ich skladovať a dohliadať na ne. Preto vám predstavíme niekoľko úžasných tipov na správu digitálnych aktív.

Obsah

• 1 1. Postavte si knižnicu
• 2 2. Majte zabezpečenie navrchu kontrolného zoznamu
• 3 3. Uľahčite si navigáciu
• 4 4. Používajte šablóny schválené spoločnosťou
• 5 5. Zbavte sa starého obsahu
• 6 6. Poraďte sa so svojím tímom
• 7 7. Údržba je kľúčom

1. Vytvorte knižnicu

Ak nemáte centralizovaný priečinok, ktorý obsahuje všetky potrebné údaje, môže byť ťažké nájsť dôležité súbory. Okrem toho to tiež zvyšuje šance na nesprávne umiestnenie dokumentov, ktoré obsahujú dôležité informácie. Takže značky musia vybudovať knižnicu a mať všetko na jednom mieste. Ak však chcete tento proces ešte viac zefektívniť, je najlepšie použiť mantru menej je viac. Týmto spôsobom môžete poskytnúť obmedzený prístup k údajom rôznym zamestnancom.

2. Udržujte bezpečnosť na začiatku kontrolného zoznamu

Či už ide o vizitku alebo firemné PDF, každé digitálne aktívum je rovnako cenné. Preto je veľmi dôležité ich chrániť. Uistite sa, že investujete veľa času do poskytnutia prístupu k vašim súborom a priečinkom chráneného heslom . Okrem toho pravidelne meňte heslá. Tým sa zabezpečí, že bývalí zamestnanci nebudú mať žiadne stopy informácií o vašej spoločnosti.

3. Uľahčite si navigáciu

Prechádzať stovkami súborov a priečinkov, len aby našli jeden obrázok, je pre zamestnancov najčastejšie časovo náročné. Preto, aby ste sa vyhli akýmkoľvek nejasnostiam, zabezpečte, aby ste spravovali a triedili obsah čo najjednoduchšie.

Bez konkrétneho systému správy digitálnych aktív môžu byť citlivé údaje vašej spoločnosti ohrozené. Preto je dôležité kontrolovať zamestnancov, ktorí majú prístup k súborom. Ak chcete spravovať aktíva svojej značky , najlepším spôsobom je investovať do softvéru, ktorý značne zjednoduší navigáciu v tomto procese. Zistíte, že existujú dôveryhodné možnosti online, ktoré musíte preskúmať.

To zahŕňa pridávanie dátumov, značiek, kľúčových slov a optimálnu hierarchiu priečinkov, ktorá uľahčuje prispôsobenie obsahu. To môžu neskôr využiť aj ostatní členovia tímu.

4. Používajte šablóny schválené spoločnosťou

Či už ide o prezentáciu v programe PowerPoint alebo dokument vo formáte Word, každý podnik alebo spoločnosť má prísnu štruktúru, ktorú je potrebné dodržiavať. Najlepšie na týchto štruktúrach je to, že sú vopred postavené, a preto ich vaši zamestnanci nebudú musieť znova a znova prerábať. Tiež ich to chráni pred páchaním veľkých chýb.

Napriek tomu, že máte šablónu schválenú spoločnosťou, vždy existuje priestor na doplnenie a prispôsobenie prezentácií alebo dokumentov.

5. Zbavte sa starého obsahu

Je nevyhnutné aktualizovať obežný majetok a udržiavať ho ľahko dostupný. Mnohé firmy však necítia potrebu zbavovať sa neaktuálnych informácií. Preťažujú systémy, čo v konečnom dôsledku zasiahne produktivitu ich zamestnancov.

Hlavným cieľom systému správy digitálnych aktív je pomôcť vášmu tímu rýchlo nájsť údaje . Keď je však systém preťažený nechcenými údajmi, môže sa ukázať ako obrovská prekážka, pokiaľ ide o dodržanie termínov a dokončenia úloh. Okrem toho zaberá veľa miesta, čo ešte viac spomaľuje efektivitu vyhľadávania.

6. Poraďte sa so svojím tímom

Pred spustením systému DAM pre vašu organizáciu je lepšie sa o tom porozprávať so svojimi zamestnancami. Tým sa vyjasnia ich pochybnosti a budú mať lepší prehľad o tom, ako to funguje. Okrem toho ich preveďte všetkými pokynmi, ktoré ich povzbudia k inteligentnej práci pri používaní zdieľaných priečinkov. Stručne im povedzte, kto všetko môže pristupovať k rôznym súborom a priečinkom, aby nedošlo k zámene.

7. Údržba je kľúčom

Keď bude váš systém správy digitálnych aktív fungovať, musíte ho udržiavať. Pomáha pri odhaľovaní menších problémov a zabraňuje tomu, aby sa zmenili na obrovský neporiadok. Keďže digitálne aktíva nikdy neprestanú rásť, odporúča sa tiež, aby ste zostali informovaní o technológiách a možných hrozbách.

Digitálny systém správy aktív pomáha organizáciám prevziať kontrolu nad dôležitými údajmi v reálnom čase. Umožňuje doručovať správny obsah správnym ľuďom. Okrem toho môžu zamestnanci jednoducho sledovať a kontrolovať, či systém funguje efektívne. Ak uvažujete o jeho integrácii do vašej organizácie, použite kroky uvedené vyššie.