3 najlepšie tipy na konverziu vašej kancelárie na bezpapierovú

Prechod na bezpapierovú prevádzku je v súčasnosti pre mnohé kancelárie skvelým krokom. Nielenže je to ekologická voľba pre vaše podnikanie, ale je to aj skvelý krok pre organizáciu a starostlivosť o určité dokumenty v kancelárii. Tu je niekoľko našich najlepších tipov na konverziu na bezpapierové.

Obsah

• 1 1. Pomaly
• 2 2. Majte pripravený a čakajúci správny softvér
• 3 3. Rozhodnite sa, čo chcete archivovať

1. Pomaly

Jedna z najhorších vecí, ktoré tu môžete urobiť, je dokončiť prevod príliš rýchlo. Toto musí byť čo najpomalšie a čo najmetodickejšie . Ak ste príliš rýchly, existuje riziko, že sa niečo ľahko stratí. Musíte to urobiť pomaly, aby ste si mohli byť istí, že všetko bolo riadne zaúčtované.

Môžete sa rozhodnúť spravovať oddelenie konverzie oddelením alebo iným spôsobom, ktorý uznáte za vhodný. Vy sa však rozhodnete to urobiť, uistite sa, že žiadny dokument nezostane pozadu. Musíte zabezpečiť, aby bolo všetko prevedené do bezpapierového formátu. Môže to byť neuveriteľne triviálne alebo to môže byť jeden z najdôležitejších súborov vo vašej kancelárii. Všetky si pri prechode na bezpapierový systém zaslúžia rovnakú starostlivosť a pozornosť.

2. Majte pripravený a čakajúci správny softvér

Skôr než začnete s konverziou, musíte sa uistiť, že máte nainštalovaný správny softvér. Výberom niečoho, ako je softvér CAFM , budete mať všetko, čo potrebujete na zabezpečenie hladkého priebehu prevodu z tlačenej kópie na digitálnu kópiu.

Nie je to také jednoduché, ako len urobiť zmenu a stať sa bezpapierovou. Musíte sa uistiť, že máte vybudovanú správnu infraštruktúru, ktorá nahradí niektoré procesy, ktoré ste predtým spravovali na papieri. Uistite sa, že tento softvér je intuitívny a ľahko sa používa, a buďte pripravení zaškoliť na ňom svojich zamestnancov, aby prenos prebehol hladko.

3. Rozhodnite sa, čo chcete archivovať

Len preto, že prechádzate na bezpapierový systém, nemusí nutne znamenať, že zničíte všetky dokumenty , ktoré prechádzajú do nového systému. Aj keď mnohé z nich budete digitalizovať, niektoré by ste si možno chceli ponechať aj papierové kópie. Príkladmi môžu byť dôležité zmluvy alebo iné podobné dokumenty.

Pri týchto je dôležité, aby boli riadne archivované a archivované. Ak sa namiesto toho rozhodnete zničiť dokument , uistite sa, že to robíte správne – najmä ak súbor obsahuje akékoľvek citlivé informácie.

Prechod na bezpapierovú kanceláriu je skvelý krok, ktorý si však bude vyžadova�� veľa starostlivosti a plánovania. Nájdite si čas na nájdenie správnej cesty a rytmu pre vaše podnikanie v tomto úsilí, najmä ak budete počas konverzie stále pracovať ako zvyčajne. S množstvom tvrdej práce budete čoskoro hotoví a pripravení pustiť sa do tejto novej bezpapierovej kapitoly v histórii vašej spoločnosti.