Ako tlačiť štítky z Excelu pomocou hromadnej korešpondencie MS Word

Kedy potrebujete vytlačiť štítky na odoslanie vianočných pozdravov, svadieb a iných pozvánok na domáce udalosti? Chcete hromadne vytlačiť dodacie adresy pre svoju webovú stránku nakupovania online? V tomto článku sa dozviete, ako tlačiť štítky z Excelu pomocou funkcie Hromadná korešpondencia programu Microsoft Word.

Microsoft Excel je vynikajúca aplikácia na vytváranie veľkých databáz pre obchodné alebo osobné kontakty. Nie je to však príliš užívateľsky prívetivé, pokiaľ ide o tlač prepravných alebo iných štítkov na štítkové papiere.

V Exceli môžete manuálne vytvoriť bunky podobné štítkom a manuálne do nich napísať obsah. Túto manuálnu prácu by ste mohli vykonávať pre niekoľko štítkov, ale keď potrebujete poslať pohľadnice, pozvánky a tovar stovkám príjemcov, manuálna práca neprichádza do úvahy.

Preto sa musíte naučiť, ako tlačiť štítky z Excelu pomocou funkcie Hromadná korešpondencia programu Microsoft Word, prečítaním tohto článku až do konca. Na konci tiež preskúmate niekoľko šikovných tipov!

Ako tlačiť štítky v Exceli: Prípravné práce

Proces tlače adresných štítkov z Excelu alebo tlače poštových štítkov z Excelu zahŕňa krížovú kompatibilitu súborov Excelu s Wordom. Ak teda tlačíte štítky v programe Word pomocou zoznamov kontaktov programu Excel, musíte v programe Word vykonať nasledujúce úpravy:

• Otvorte aplikáciu Microsoft Word na počítači PC alebo Mac.
• Kliknite na Súbor a potom vyberte Možnosti .
• Kliknite na položku Rozšírené v okne Možnosti programu Word.
• Posúvajte sa nadol, kým neuvidíte časť Všeobecné .

Pri otvorení potvrďte konverziu formátu súboru

• Tam začiarknite políčko vedľa položky Confirm file format conversion on open .
• Stlačením tlačidla OK uložte zmeny a zatvorte okno Možnosti programu Word.

Pred vytlačením štítkov musíte skontrolovať, či funkcia Word Hromadná korešpondencia štítok podporuje alebo nie. Microsoft skompiloval špecifikácie nálepiek na štítkoch od najlepších dodávateľov v aplikácii. Takto si môžete pozrieť zoznam a kód dokumentu pre nálepky:

• Kliknite na kartu Korešpondencia na páse s nástrojmi programu Word.
• Vyberte možnosť Spustiť hromadnú korešpondenciu a potom v  rozbaľovacom zozname vyberte položku Menovky .
• Teraz sa zobrazí dialógové okno Možnosti menovky.

Vyberte dodávateľa poštových štítkov a kód produktu v aplikácii Word Hromadná korešpondencia

• V časti Informácie o štítkoch by ste mali vidieť zoznam predajcov štítkov a čísla produktov .
• Vyberte názov dodávateľa papiera na štítky a kód produktu. Podrobnosti nájdete na obale papierov so štítkami, ktoré ste si kúpili.
• Kliknutím na tlačidlo OK použijete zmeny na tento projekt tlače štítkov.

Ak vo vyššie uvedenom zozname nevidíte názov dodávateľa štítkov, môžete manuálne zadať jeho špecifikácie. Word sa teda správne synchronizuje s tlačiarňou, aby ste mohli bez námahy vytlačiť adresné štítky, poštové štítky a prepravné štítky.

Ak chcete vytvoriť novú konfiguráciu štítkov, postupujte takto:

• Kliknite na položku Nový štítok v dialógovom okne Možnosti štítka .

Vytvorenie novej konfigurácie štítkov pri hromadnej korešpondencii

• Teraz zadajte názov nového konfiguračného súboru.
• Potom upravte parametre, ako je horný okraj, bočný okraj, výška štítku, šírka štítku, veľkosť strany atď.
• Kliknutím na OK uložte zmeny.

To je všetko! Nezabudnite uložiť dokument Hromadná korešpondencia programu Word, aby ste ho mohli neskôr použiť alebo obnoviť, ak počas vašej práce dôjde k výpadku napájania.

Ako tlačiť štítky z Excelu: Pripravte si zoznam kontaktov

Teraz musíte vytvoriť databázu, z ktorej môže nástroj hromadnej korešpondencie Word získať meno, adresu a ďalšie podrobnosti príjemcu. Ak chcete vytvoriť a uložiť zoznam kontaktov v Exceli pre tento projekt, postupujte takto:

• Otvorte nový prázdny pracovný hárok v Exceli.
• Uložte ho ako zoznam kontaktov prepravných štítkov alebo akékoľvek iné meno, ktoré sa vám páči.
• Začnite vypĺňať údaje z horného rohu hárka bez toho, aby ste ponechali prázdne bunky v riadkoch alebo stĺpcoch.

Ako tlačiť štítky z Excelu Pripravte si zoznam kontaktov

• Zadajte hlavičky stĺpcov, ktoré nástroj hromadného zlučovania v programe Word zistí a použije v možnosti Priraďovať polia.
• Pod hlavičkou tohto stĺpca zadajte príslušné údaje.
• Najlepšie je, ak môžete importovať súbor CSV (hodnoty oddelené čiarkou) z ľubovoľnej aplikácie kontaktov a potom ho naformátovať v Exceli pridaním hlavičiek stĺpcov.
• Dvakrát kliknite na kartu pracovného hárka v spodnej časti aplikácie Excel a premenujte ju na Zoznam kontaktov alebo akékoľvek iné meno, ktoré si zapamätáte.
• Po dokončení znova uložte celý súbor Excel.

Ako tlačiť štítky z Excelu: Použite hromadnú korešpondenciu v programe Word

Keď bude databáza Excel pre dodacie adresy pripravená, prejdite do súboru Word, kde ste uložili formát štítku, ktorý zodpovedá fyzickému papieru, na ktorý budete tlačiť poštové adresy. Teraz, keď je otvorený súbor štítkov hromadnej korešpondencie, postupujte takto:

• V časti Spustiť hromadnú korešpondenciu na karte Hromadná korešpondencia vyberte možnosť Vybrať príjemcov .
• Z rozbaľovacieho zoznamu vyberte možnosť Použiť existujúci zoznam .
• Otvorí sa kontextové okno Vybrať zdroj údajov .
• Prejdite do súboru programu Excel, do ktorého ste uložili zoznam kontaktov.

Importujte zoznam kontaktov do Hromadnej korešpondencie, kde nájdete spôsob tlače adresných štítkov z Excelu

• Vyberte súbor a potom kliknite na Otvoriť .
• Teraz musíte vidieť okno Vybrať tabuľku .
• Toto okno zobrazuje všetky pracovné hárky dostupné v súbore Excel, ktorý ste práve importovali.
• Vyberte pracovný hárok, v ktorom ste vytvorili zoznam kontaktov.
• V tomto návode je to pracovný hárok so zoznamom kontaktov . Pokračujte kliknutím na tlačidlo OK .
• Teraz by ste mali vidieť nálepky štítkov ako Ďalší záznam .

Rozloženie nálepiek štítkov

• Prvá nálepka bude prázdna. To je v poriadku.

Teraz, keď ste vyplnili riadky a stĺpce menoviek v hromadnej korešpondencii programu Word, vašou úlohou je importovať skutočné údaje z databázy zoznamu kontaktov v Exceli. Ak chcete vykonať túto úlohu, vyskúšajte tieto kroky:

• Vzhľadom na to, že ste na karte Korešpondencia, kliknite na položku Upraviť zoznam príjemcov .

Zoznam tabuľky príjemcov

• Pozrite si tabuľku kontaktov a ich adresy. Pozrite sa, či sa vyskytli nejaké problémy.
• Ak všetko v tabuľke vyššie vyzerá dobre, kliknite na tlačidlo OK .

Ako tlačiť štítky z Excelu Použite hromadnú korešpondenciu v programe Word

• Teraz kliknite na Vložiť zlučovacie pole v ponuke Napísať a vložiť polia nástroja Hromadná korešpondencia .
• Zobrazí sa rozbaľovací zoznam so všetkými hlavičkami stĺpcov, ktoré sa nachádzajú v databáze zoznamu kontaktov importovaného súboru Excel.
• Kliknite na položku Názov .
• Stlačte Shift + Enter .
• Potom znova kliknite na Vložiť zlučovacie pole a vyberte Krstné meno .
• Stlačte Shift + Enter a opakujte vyššie uvedené kroky, kým nebudete mať všetky hlavičky stĺpcov na štítku v ľavom hornom rohu.
• Môžete prispôsobiť rôzne súčasti nástroja na nálepky štítkov.
• Prejdite na kartu Domov a vyberte text alebo texty na štítku, aby ste použili možnosti formátovania, ako je typ písma, veľkosť písma, farba, farba zvýraznenia atď.
• Keď všetko vyzerá správne, vráťte sa na kartu Pošta .

Aktualizujte štítky, aby sa naplnili údaje pre štítky pri hromadnej korešpondencii

• Teraz kliknite na tlačidlo Aktualizovať štítky .
• Tým sa vyplnia údaje pre všetky štítky na stránke.

Kliknite na položku Ukážka výsledkov v časti Ako tlačiť štítky z Excelu pomocou hromadnej korešpondencie programu Word

• Teraz stačí kliknúť na položku Ukážka výsledkov a zobraziť skutočné údaje na štítkoch.

Pri vytváraní poštových adries alebo prepravných štítkov v hromadnej korešpondencii pomocou zoznamov kontaktov z Excelu neimportujte príliš veľa komponentov v štítkoch. Bude to neporiadok štítkov. Vyberte si komponenty, ktoré sú absolútne nevyhnutné na úspešné doručenie balíka.

Ako tlačiť štítky z Excelu: Tlač dokumentu

Doteraz ste štítky úspešne vytvorili v dokumente hromadnej korešpondencie. Teraz je čas vytlačiť ho podľa týchto krokov:

• Vyberte všetky papiere z tlačiarne.
• Vložte fyzický papier s nálepkami do podávača papiera tlačiarne.
• Vráťte sa na stránku štítkov vo Worde a stlačte Ctrl + P . Toto je príkaz na tlač.
• Teraz upravte nastavenia tlače z ľavého navigačného panela.
• Musíte zabezpečiť, aby nastavenia tlače odrážali vhodné podmienky tlače, ako je tlačiareň, nastavenia, veľkosť papiera, okraje atď.
• Kliknutím na tlačidlo Tlačiť spustíte tlač štítkov na papier na tlač štítkov.

Úžasné! Práve ste vytlačili niekoľko dobre vyzerajúcich dodacích adries alebo poštových štítkov na osobné alebo profesionálne použitie.

Ako tlačiť štítky z Excelu: Najčastejšie otázky

Existuje spôsob, ako vytlačiť štítky s adresou z Excelu?

Áno! V Exceli môžete vytvoriť databázu zoznamu kontaktov. Môžete vytvoriť stĺpce ako Meno, Adresa, PSČ, Krajina, Telefónne číslo, Štát atď. a potom vyplniť údaje pod hlavičkami týchto stĺpcov.

Po dokončení môžete túto databázu importovať do aplikácie Word Hromadná korešpondencia a vytvoriť štítky s adresou pomocou nástroja na vytváranie štítkov v Hromadnej korešpondencii. Ak chcete zistiť presné pohyby, postupujte podľa krokov uvedených vyššie v tomto článku.

Ako vytvorím štítky z Excelu do Wordu?

Na importovanie údajov zoznamu kontaktov z hárka programu Excel môžete použiť funkciu hromadnej korešpondencie programu Word. Potom môžete použiť sprievodcu vytvorením štítkov na karte Korešpondencia vo Worde na vytvorenie štítkov a naplnenie údajov z Excelu. Príkaz Vložiť zlučovacie pole vám pomôže pridať polia do štítku.

Ako vytlačím viacero štítkov na jednu stranu?

Tlač poštových štítkov z Excelu pomocou funkcie Hromadná korešpondencia programu Word vám vždy umožní tlačiť štítky v číslach ako 10, 20, 30 atď. na stranu. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať príslušné čísla produktov a predajcov štítkov v dialógovom okne Informácie o štítku.

Záver

Takže teraz viete, ako tlačiť štítky z Excelu pomocou funkcie hromadnej korešpondencie programu Word.

Najdôležitejšou súčasťou tohto procesu je použitie príslušnej stránky s nálepkami štítkov pred vyplnením údajov štítkov do hromadnej korešpondencie. Ak vyberiete nesprávny papier, môžete plytvať fyzickým papierom tlačou nezarovnaných štítkov.

Ak si nie ste istí dodávateľom papiera a kódom produktu, vždy pred vykonaním celého procesu vytvorte nový štítkový papier.

Myslím si, že som vynechal akýkoľvek iný spôsob tlače štítkov s adresou z Excelu, v nižšie uvedenom poli komentárov spomeňte metódu a jej proces.

Ďalej,  ako skombinovať dva stĺpce v Exceli .