8 základných technologických hackov na pracovisku

Zdá sa, že nikdy nie je koniec e-mailom, hovorom a úlohám, ktoré je potrebné stihnúť za deň. Je prakticky nemožné zostať nad svojou prácou bez malej pomoci. Prišli sme so zoznamom 8 základných hackov na pracovisku zameraných na technológie, ktoré vám pomôžu zvýšiť produktivitu a zároveň zachovať váš zdravý rozum.

1. Nastavte svoj telefón na „Nerušiť“

Takmer každý má inštinkt okamžite skontrolovať svoj telefón, keď pocíti vibrácie vo vrecku alebo začuje jemné pípnutie telefónu. Jednoduchým nastavením telefónu na režim Nerušiť počas kľúčových častí dňa môžete eliminovať zbytočné rozptyľovanie.

Šanca je akákoľvek, môže počkať.

2. Na diktovanie použite funkciu „Voice to Text“.

Len málo ľudí dokáže písať tak rýchlo, ako je schopný hovoriť. Využitím softvéru, ako je Dragon alebo Watson od IBM, budete môcť vykonávať úlohy oveľa efektívnejšie.

V súčasnosti je k dispozícii niekoľko verzií. Takže aj keď ste v odvetví, ktoré má veľa špecifického ľudového jazyka alebo žargónu, ako napríklad oblasť medicíny, stále môžete získať taký, ktorý rozpozná každé slovo, ktoré poviete.

3. Použite filtre modrého svetla alebo okuliare

Tento hack môže byť záchranca. Čoraz viac  štúdií  ukazuje, že množstvo času, ktorý ľudia strávia pred zdrojmi vyžarujúcimi modré svetlo, môže mať negatívne účinky. Môžu sa pohybovať od bolesti hlavy a namáhania očí až po problémy so spánkom.

Okuliare s modrým svetlom alebo filtre monitora môžu pomôcť zmierniť tieto problémy s minimálnymi nákladmi.

4. Používajte programy online konferenčných hovorov

Programy ako Slack a Whatsapp môžu byť obrovským prínosom pre produktivitu tímu. Ponúkajú možnosť byť vždy v spojení. Teraz už nemusíte čakať na e-mail s odpoveďou. Jednotlivé skupiny môžete nastaviť tak, aby zahŕňali iba nevyhnutných členov tímu. Keďže existujú aplikácie pre stolné počítače a mobilné zariadenia, môžete organizovať stretnutia bez ohľadu na to, kde sa váš tím práve nachádza.

Ak je potrebný videohovor, potom existuje množstvo možností vrátane MS Team, Zooom alebo Skype for Business. Všetky ponúkajú ľahko použiteľné formáty, aby váš tím mohol spolupracovať.

5. Zdieľajte kalendáre programu Outlook

Tento hack je pravdepodobne jedným z najjednoduchších na prehliadnutie. Vždy, keď dôjde k stretnutiu, môže byť snaha nájsť ten najvhodnejší čas problém. Jednoduchým zdieľaním outlookového kalendára bude každý člen tímu vidieť, čo robia ostatní členovia. Tým sa zníži množstvo komunikácie potrebnej na plánovanie stretnutí a ako ďalší bonus je to jednoduchý spôsob, ako si zapamätať narodeniny každého.

6. Používanie makier na zefektívnenie pracovného toku

Používanie makier môže skutočne pomôcť zefektívniť opakujúce sa úlohy, ktoré sú súčasťou vášho dňa. Microsoft Suite a Google Docs sú schopné spúšťať vlastné makrá. Strávte pár minút učením sa, čo pre vás môžu urobiť, a sledujte, ako sa vaša produktivita rýchlo zvyšuje.

7. Denne vytvorte zoznamy prioritných úloh

Vytvorením prioritného zoznamu úloh pre seba a svoj tím môžete zabezpečiť, že všetci budú na úlohe.

Existuje veľa aplikácií, ktoré vám s tým pomôžu. Jednoducho vyhľadajte svoj preferovaný obchod s aplikáciami. Potom začnite vytvorením zoznamu všetkého, čo je potrebné urobiť s termínom pre každú riadkovú položku. Ďalej rozdeľte položky do kategórií; naliehavé a dôležité, dôležité, ale nie naliehavé, naliehavé, ale nie dôležité a ani dôležité alebo naliehavé.

Keď to urobíte, bude ľahké rozhodnúť sa, čo je potrebné urobiť a čo môže počkať. Priznajme si to: veľa z toho, čo môžeme urobiť, sú veci, ktoré môžu počkať.

8. Urobte si technické prestávky

Aj keď to technicky nie je technologický hack, je to skvelý mentálny hack. Raz za hodinu si urobte krátku prestávku. Vstaňte od stola a natiahnite sa alebo choďte k chladiču vody. Jednoduchým opustením technológie na niekoľko minút sa môžete resetovať a pustiť sa do úlohy oveľa efektívnejšie.

K tomuto hacku však existuje kľúč. Nedajte si pauzu od technológie tak, že budete chodiť na telefón alebo kontrolovať e-maily.

To je pauza od úlohy, nie pauza od technológie. Skúste to a ak sa vám nechce raz za hodinu vstať, skúste  pravidlo 20-20-20 . Toto je každých 20 minút prestávka, aby ste sa na 20 sekúnd sústredili na niečo, čo je vzdialené 20 stôp. Jednoduché zameranie sa na niečo vzdialenejšie na niekoľko sekúnd vám môže pomôcť udržať pozornosť.

Záverečné myšlienky

V dnešnom svete sa všetci snažíme byť tak efektívni, ako len vieme. Vyskúšajte tieto triky. Určite uvidíte zvýšenie svojej produktivity.