Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook: 3 najlepšie metódy

Vždy sa nájde dôvod posielať e-maily rôznym ľuďom. Tu je postup, ako môžete vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook.

Ako používateľ programu Outlook možno budete musieť posielať dôležité oficiálne alebo osobné e-maily viacerým ľuďom. V takýchto situáciách bude individuálne odosielanie e-mailov vyžadovať viac času a úsilia.

V Outlooku môžete nastaviť distribučný zoznam a eliminovať problémy s pridávaním viacerých e-mailových adries do poľa Komu.

Najprv sa však dozvieme viac o distribučnom zozname a jeho dôležitosti.

Čo je distribučný zoznam v programe Outlook?

Distribučný zoznam je zoznam kontaktov alebo e-mailových adries, ktoré možno použiť na distribúciu alebo odosielanie e-mailov všetkým z nich.

Ide teda o skupinu e-mailových adries, ktoré môžete použiť na odoslanie e-mailu. Tieto zoznamy sú tiež uvedené v rôznych verziách programu Outlook ako Zoznam kontaktov a Skupina kontaktov.

Ak máte distribučný zoznam, zobrazí sa vo vašom zozname kontaktov a adresári.

Prečo potrebujete distribučný zoznam v programe Outlook?

Odoslanie e-mailu rôznym ľuďom môže byť ťažké, najmä ak ste súčasťou organizácie so stovkami alebo tisíckami zamestnancov.

Distribučný zoznam automatizuje túto každodennú a opakujúcu sa úlohu individuálneho pridávania e-mailových adries, kedykoľvek chcete poslať e-mail skupine ľudí.

Zoznam môžete vytvoriť raz a používať ho roky, pokiaľ sa niektorí zamestnanci nepridajú alebo neopustia organizáciu alebo tím.

V takom prípade môžete distribučný zoznam plynule upravovať, aby bol aktuálny. Okrem toho vám distribučný zoznam pomáha vyhnúť sa náhodnému pridaniu niekoho ako príjemcu e-mailu.

Rozdiel medzi distribučným zoznamom, distribučnou skupinou a kontaktnou skupinou

Zistíte, že pojmy ako distribučný zoznam a skupina kontaktov sa v ekosystéme Microsoft alebo Outlook používajú zameniteľne.

Hoci to znamená to isté, distribučný zoznam sa používa v starších verziách aplikácie Outlook.

Niektorí ľudia môžu na označenie distribučného zoznamu použiť aj výrazy ako distribučná skupina a zoznam kontaktov.

V prípade predplatného Office 365 sú distribučné zoznamy určené pre celú organizáciu.

Okrem toho, že sú spravované centrálne, tieto zoznamy dostávajú e-maily z e-mailu organizácie namiesto osobnej e-mailovej adresy.

Naopak, skupiny kontaktov je možné vytvárať na osobnom e-mailovom účte Outlook.

Vytvorenie distribučného zoznamu v Outlooku z webovej aplikácie

Pri prístupe k Outlooku z webovej aplikácie môžete podľa týchto krokov pridať zoznam kontaktov alebo distribučný zoznam:

• Otvorte Outlook vo webovom prehliadači a kliknite na ikonu Ľudia .
• Kliknutím na rozbaľovaciu šípku vedľa položky Nový kontakt vyberte zoznam Nový kontakt .

• Na obrazovke sa zobrazí kontextové okno.
• Musíte zadať názov zoznamu.
• Pridajte e-mailové adresy všetkých ľudí, ktorých chcete zahrnúť do tohto distribučného zoznamu.
• Ak chcete, môžete pridať aj popis.

• Kliknite na položku Hotovo a práve ste vytvorili distribučný zoznam programu Outlook .
• Pri odosielaní e-mailu skupine pridajte názov skupiny do poľa Komu .

Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook Desktop

Aj keď máte v systéme Windows aplikáciu Outlook, môžete jednoducho vytvoriť distribučný zoznam známy ako skupina kontaktov. Tu sú rýchle kroky na vytvorenie distribučného zoznamu programu Outlook:

• Otvorte aplikáciu Outlook a vyberte kartu Ľudia .
• Kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky Nový kontakt .

• Vyberte skupinu kontaktov .
• Pre túto skupinu alebo zoznam sa zobrazí nové okno.
• Do poľa Názov pridajte názov zoznamu.
• Kliknite na tlačidlo Pridať člena .

• Vyberte, odkiaľ ( Kontakty Outlooku, Adresár, E-mailový kontakt ) chcete pridať ľudí do tejto skupiny.
• Vyberte niekoho a kliknutím na tlačidlo Členovia ho pridajte do zoznamu.
• Ak chcete vybrať viacero ľudí súčasne, stlačte počas výberu všetkých mien kláves Ctrl .

• Po dokončení sa kliknutím na tlačidlo OK vráťte do okna Skupina kontaktov .
• Kliknutím na tlačidlo Uložiť a zavrieť použijete zmeny.

Ako vytvoriť distribučný zoznam v Outlooku pre Mac

Funkcia distribučného zoznamu programu Outlook je dostupná aj pre používateľov počítačov Mac. Takže môžete vytvoriť distribučný zoznam v Outlook Mac pomocou týchto krokov:

• Otvorte Outlook pre Mac a vyberte položku Ľudia .
• Na karte Domov vyberte položku Nový zoznam kontaktov .
• Priraďte názov zoznamu.
• Kliknite na tlačidlo Pridať a zadajte niekoľko prvých písmen mena kontaktu, ktoré chcete zahrnúť.
• Vyberte toto meno a pridajte ho.
• Ak chcete pridať niekoho, kto nie je v zozname kontaktov, zadajte e-mailovú adresu.
• Po úspešnom pridaní všetkých mien kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť .

Záver

Teraz, keď viete, ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook, môžete bez problémov posielať svoje e-maily mnohým ľuďom.

Či už používate Windows alebo Mac, postupujte podľa našich krokov, ktoré vám pomôžu vytvoriť distribučný zoznam programu Outlook.

Môžete komentovať, aby ste sa podelili o svoje skúsenosti s nastavením distribučného zoznamu v Outlooku. Po vytvorení zoznamu možno budete chcieť zdieľať zoznam kontaktov s iným používateľom programu Outlook.