Varne možnosti za shranjevanje poslovnih dokumentov na daljavo

Vsako podjetje ima občutljive in zaupne dokumente, ki jih želi varovati. To se lahko giblje od osebnih podatkov do podatkov o strankah ali načrtov podjetja, izguba katerega koli od teh informacij pa bi lahko imela uničujoč učinek.

Podjetja morajo te dokumente hraniti varno pred krajo ali človeško napako. To lahko storijo s tehnologijami za varnostno kopiranje v oblaku in spletno shranjevanje za oddaljeno shranjevanje. Shramba v oblaku deluje tudi kot varnostna kopija za obnovo poslovnih dokumentov po nesreči v primeru okvare trdega diska.

Trenutni tehnološki svet je predstavil številne možnosti oddaljenega shranjevanja, vendar je izbira posameznika odvisna od stroškov, varnosti, števila uporabnikov in drugih dejavnikov. Naslednje možnosti veljajo za varne in ponujajo prilagodljiv proračun za različne velikosti podjetij.

1. Google Drive

Google Drive izboljšuje varnost podatkov tako, da uporabnikom omogoča stiskanje poslovnih dokumentov in njihovo shranjevanje zunaj mesta in v spletu. Kar zadeva izboljšanje varnosti, Google Drive zagotavlja, da so poslovni dokumenti šifrirani s standardi TLS, preden jih varnostno kopirate v spletu.

Edinstveno Google Drive omogoča dvofaktorsko preverjanje pristnosti, podatki uporabnikov pa so šifrirani tudi na Googlovih strežnikih. Druga varnostna funkcija je možnost omejitve dostopa do dokumentov samo na uporabnike, ki uporabljajo Google Chrome. Google Drive je prilagodljiv, saj ima različne načrte glede na zahteve po prostoru za shranjevanje, število podprtih uporabnikov, ne glede na to, ali je posameznik ali podjetje.

Cena

Za poslovno uporabo se Google Drive uporablja skupaj z G Suite in ponuja do 30 GB prostora za shranjevanje poleg aplikacij G Suite za 6 USD na uporabnika na mesec.

2. Egnyte

Egnyte podjetjem omogoča varno shranjevanje podatkov, tako na kraju samem kot v oblaku. Egnyte uporablja programsko opremo, ki jo lahko uporabite za sinhronizacijo poslovnih dokumentov, preden jih naložite v strežnik v oblaku za shranjevanje.

Egnyte izboljšuje varnost vaših poslovnih dokumentov tako, da jih shranjuje z 256-bitnim šifriranjem AES prek SSL. To je bolj pomembno za podjetja, zlasti za tista, ki raje sinhronizirajo in delijo lastniške dokumente. Če uporabljate Egnyte na svoji mobilni napravi, so vključene dodatne varnostne nastavitve, kot so uveljavljanje gesla in omejen dostop ter oddaljeno brisanje.

Spletni portal Egnyte omogoča enostavno upravljanje poslovnih dokumentov in poteka povezav z nastavitvijo dovoljenj in omejitev za mape, kar vam posledično omogoča, da ohranite dostop do več različic vaših dokumentov s pravilniki o različicah datotek in zadrževanju smeti.

Poleg shranjevanja lahko Egnyte uporabnikom na daljavo omogoči enostaven dostop do poslovnih dokumentov, saj se integrira z nekaterimi priljubljenimi aplikacijami, kot je Office 365.

Cena

Cene se začnejo pri 8 USD na uporabnika za mala podjetja z nizkimi zahtevami za shranjevanje in med 5 in 24 zaposlenimi. Večja podjetja s 25 in 100 zaposlenimi bodo morala plačati 15 USD na uporabnika za do 10 TB prostora za oddaljeno shranjevanje.

3. Dropbox

Dropbox je eden najpogosteje uporabljenih ponudnikov storitev gostovanja datotek, ki vključuje sinhronizacijo datotek, shranjevanje v oblaku ter osebno in profesionalno programsko opremo v oblaku. Z njim lahko do dokumenta dostopajo samo posamezniki s povezavo za shranjevanje.

Z računom Dropbox Pro lahko vaše poslovne datoteke in mape dodatno zaščitite z geslom. Dropbox ima najmanjšo kapaciteto pomnilnika 2 GB, ki jo je mogoče nadgraditi na 16 GB prek napotitev.

Lepota je v tem, da je to programsko opremo mogoče integrirati z drugimi aplikacijami, kot sta MS Office in Slack, predvsem pa jo je mogoče namestiti v računalnike ali katero koli drugo napravo, kot so pametni telefoni, in enostavno sinhronizirati med aplikacijami. Preko Dropboxa lahko delite poslovne datoteke in mape z drugimi uporabniki, ki nimajo računa Dropbox, prek povezav neposredno do njihovih pripomočkov.

Cena

Cene se začnejo pri 0 USD za osnovni račun, 19,99 USD in 9,99 USD za račune Professional in Plus, če se zaračunavajo na leto.

4. Tresorit

To je ena najbolj varnih tehnik oddaljenega shranjevanja podatkov. Uporaba Tresorita v vašem podjetju bo povečala varnost vaših dokumentov s šifriranjem podatkov.

Prek Tresorita lahko šifrirate svoje poslovne datoteke in mape s šifriranjem na strani odjemalca, preden jih naložite. Šifrirane in naložene mape se imenujejo Tresors.

Edinstvenost Tresorita je v tem, da njegova narava šifriranja od konca do konca omogoča uporabnikom, da delijo zaščitene datoteke z drugimi in sodelujejo pri njih, hkrati pa ohranjajo datoteke sinhronizirane in varne.

Cena

Cene se začnejo pri 8,33 USD na mesec za vsakega podprtega uporabnika.

Skratka, tehnološka globalizacija je predstavila različne možnosti varnega shranjevanja dokumentov, med katerimi lahko izbirate. Predvsem je ključnega pomena varnost vaših poslovnih datotek in map, zato je najpomembnejša misel, ki si jo morate zapomniti, zaščita vaših datotek, preden pomislite na prednosti skupne rabe datotek.

Čeprav se nekatere od teh možnosti štejejo za varnejše od drugih, je zelo pomembno, da namestite tudi VPN, da povečate varnost vaših poslovnih dokumentov s šifriranjem.