8 osnovnih tehnologij na delovnem mestu

Zdi se, da e-poštnih sporočil, klicev in nalog, ki jih je treba opraviti v enem dnevu, nikoli ni konca. Praktično je nemogoče ostati na vrhu svojega dela brez male pomoči. Pripravili smo seznam 8 bistvenih trikov na delovnem mestu, ki se osredotočajo na tehnologijo, da bi povečali produktivnost in hkrati ohranili vašo razumnost.

1. Nastavite telefon na »Ne moti«

Skoraj vsi imajo instinkt, da takoj preverijo svoj telefon, ko začutijo vibriranje v žepu ali slišijo tiho zvonjenje telefona. Preprosto nastavitev telefona na način Ne moti v ključnih delih dneva lahko pomaga odpraviti nepotrebne motnje.

Možnosti so, kar je bilo, lahko počaka.

2. Za narekovanje uporabite »Glas v besedilo«.

Malo ljudi zna tipkati tako hitro, kot lahko govori. Z uporabo programske opreme, kot sta Dragon ali IBM-ov Watson, boste lahko opravili naloge veliko učinkoviteje.

Trenutno je na voljo več različic. Torej, tudi če ste v industriji, ki ima veliko specifičnega ljudskega jezika ali žargona, kot je medicinsko področje, lahko še vedno dobite takšno, ki bo prepoznala vsako vašo besedo.

3. Uporabite filtre za modro svetlobo ali očala

Ta kramp je lahko rešitelj. Vse več  študij  kaže, da ima lahko čas, ki ga ljudje preživijo pred viri modre svetlobe, negativne učinke. Ti se lahko gibljejo od glavobolov in naprezanja oči do težav s spanjem.

Očala z modro svetlobo ali filtri za monitorje lahko pomagajo odpraviti te težave z minimalnimi stroški.

4. Uporabite programe za spletne konferenčne klice

Programi, kot sta Slack in Whatsapp, so lahko zelo koristni za produktivnost ekipe. Ponujajo možnost, da ste vedno povezani. Zdaj ni čakanja na odgovor po e-pošti. Posamezne skupine lahko nastavite tako, da vključujejo samo potrebne člane ekipe. Ker obstajajo namizne in mobilne aplikacije, lahko nastavite sestanke ne glede na to, kje je vaša ekipa trenutno.

Če je potreben video klic, je na voljo veliko možnosti, vključno z MS Team, Zooom ali Skype za podjetja. Vsi ponujajo formate, ki so enostavni za uporabo, tako da lahko vaša ekipa sodeluje.

5. Skupna raba Outlookovih koledarjev

Ta kramp je verjetno eden izmed najlažjih spregledati. Kadar koli pride do sestanka, je iskanje najbolj primernega časa lahko težavno. Če preprosto delite koledar Outlook, bo vsak član ekipe lahko videl, kaj delajo drugi člani. To bo zmanjšalo količino komunikacije, ki je potrebna za načrtovanje sestankov, in kot dodaten bonus je preprost način, da si zapomnite rojstni dan vseh.

6. Uporaba makrov za poenostavitev delovnega poteka

Uporaba makrov lahko resnično pomaga pri racionalizaciji ponavljajočih se opravil, ki so del vašega dneva. Microsoft Suite in Google Dokumenti lahko izvajata makre po meri. Preživite nekaj minut, da se naučite, kaj lahko storijo za vas, da boste lahko opazovali, kako se vaša produktivnost hitro povečuje.

7. Vsak dan ustvarite sezname prednostnih opravil

Z ustvarjanjem prednostnega seznama opravil zase in za svojo ekipo lahko zagotovite, da bodo vsi opravili nalogo.

Obstaja veliko aplikacij, ki vam bodo pri tem pomagale. Preprosto poiščite želeno trgovino z aplikacijami. Nato začnite z ustvarjanjem seznama vsega, kar je treba opraviti z rokom za vsako postavko vrstice. Nato razdelite predmete v kategorije za; nujno in pomembno, pomembno, vendar ne nujno, nujno, vendar ne pomembno in ne pomembno ali nujno.

Ko to storite, se boste brez težav odločili, kaj je treba storiti in kaj lahko počaka. Priznajmo si: veliko tega, kar lahko naredimo, je tisto, kar lahko počaka.

8. Vzemite si tehnične odmore

Čeprav to tehnično ni tehnološki vdor, je odličen mentalni vdor. Enkrat na uro si vzemite kratek odmor. Vstanite od mize in se pretegnite ali se sprehodite do hladilnika za vodo. Če se za nekaj minut preprosto odmaknete od tehnologije, lahko veliko bolj učinkovito ponastavite in preskočite nalogo.

Vendar pa obstaja ključ za ta kramp. Ne odlašajte s tehnologijo tako, da pokličete telefon ali preverite e-pošto.

To je odmik od naloge in ne tehnologije. Poskusite in če se vam ne zdi, da bi lahko vstali enkrat na uro, poskusite s  pravilom 20-20-20 . To je odmor vsakih 20 minut, da se 20 sekund osredotočite na nekaj, kar je 20 metrov stran. Preprosto se osredotočite na nekaj bolj oddaljenega za nekaj sekund, vam lahko pomaga, da ostanete osredotočeni.

Zadnje misli

V današnjem svetu se vsi trudimo biti čim bolj učinkoviti. Preizkusite te trike. Vsekakor boste opazili povečanje vaše produktivnosti.