Top 3 nasveti za pretvorbo vaše pisarne v brezpapirno

Odločitev za pretvorbo v brezpapirno je danes odlična poteza za številne pisarne. Ne samo, da je okolju prijazna izbira za vaše podjetje, ampak je tudi odlična poteza za organizacijo in skrb za določene dokumente po pisarni. Tukaj je nekaj naših najboljših nasvetov za vašo pretvorbo v brezpapirno.

Vsebina

• 1 1. Pojdi počasi
• 2 2. Imejte ustrezno programsko opremo pripravljeno in čaka
• 3 3. Odločite se, kaj želite arhivirati

1. Pojdi počasi

Ena najslabših stvari, ki jih lahko storite tukaj, je, da prehitro dokončate prenos. To mora biti čim bolj počasi in metodično . Če ste prehitri, obstaja nevarnost, da se nekaj zlahka izgubi. Delati morate počasi, da ste lahko prepričani, da je bilo vse pravilno obračunano.

Lahko se odločite, da boste obravnavali oddelek za pretvorbo po oddelkih ali na kakršen koli drug način, ki se vam zdi primeren. Vendar se odločite, da to storite, in poskrbite, da noben dokument ne ostane za sabo. Zagotoviti morate, da je vse pretvorjeno v brezpapirno obliko. Lahko je neverjetno nepomembno ali pa je to ena najpomembnejših datotek v vaši pisarni. Vsi si med prehodom na brezpapirni sistem zaslužijo enako skrb in pozornost.

2. Imejte ustrezno programsko opremo pripravljeno in čaka

Preden sploh začnete s pretvorbo, se morate prepričati, da imate nameščeno pravo programsko opremo. Če izberete nekaj, kot je programska oprema CAFM , boste imeli vse, kar potrebujete, da zagotovite nemoteno pretvorbo iz tiskane v digitalno kopijo.

Ni tako preprosto, kot da samo spremenite, da postanete brezpapirni. Poskrbeti morate, da imate vzpostavljeno pravo infrastrukturo, ki bo nadomestila nekatere procese, ki ste jih prej morda obravnavali na papirju. Prepričajte se, da je ta programska oprema intuitivna in enostavna za uporabo, ter bodite pripravljeni, da boste svoje zaposlene usposobili za to, da bo prenos potekal nemoteno.

3. Odločite se, kaj želite arhivirati

Samo zato, ker ste prešli na brezpapirno, ne pomeni nujno, da boste uničili vse dokumente , ki se selijo v nov sistem. Medtem ko jih boste veliko digitalizirali, je nekaj, za katere boste morda želeli obdržati tudi papirnate kopije. Primeri lahko vključujejo pomembne pogodbe ali druge podobne dokumente.

Pri teh je pomembno, da so ustrezno arhivirani in shranjeni v arhiv. Če se namesto tega odločite uničiti dokument , se prepričajte, da to storite pravilno – še posebej, če datoteka vsebuje kakršne koli občutljive informacije.

Odločitev za pretvorbo v pisarno brez papirja je odlična poteza, vendar bo zahtevala veliko pozornosti in načrtovanja. Vzemite si čas in poiščite pravo pot in ritem za vaše podjetje v tem prizadevanju, še posebej, če boste med pretvorbo še vedno delali kot običajno. Z veliko trdega dela boste kmalu končali in pripravljeni na to novo brezpapirno poglavje v zgodovini vašega podjetja.