Sledite tem korakom za boljše upravljanje svojih digitalnih sredstev

Ko gre za vodenje podjetja, boste kmalu ugotovili, da številni vidiki zahtevajo posebno pozornost in analizo. Upravljanje digitalnih sredstev se nanaša na proces organiziranja digitalnega premoženja podjetja. To vključuje logotip, slike, bele knjige, študije primerov in številne druge vrste vsebine. Ker so dragoceni za podjetje, jih je zelo pomembno shraniti in nadzorovati. Zato vam bomo predstavili nekaj neverjetnih nasvetov o upravljanju digitalnih sredstev.

Vsebina

• 1 1. Zgradite knjižnico
• 2 2. Naj bo varnost na vrhu kontrolnega seznama
• 3 3. Poenostavite navigacijo
• 4 4. Uporabite predloge, ki jih odobri podjetje
• 5 5. Znebite se stare vsebine
• 6 6. Posvetujte se s svojo ekipo
• 7 7. Vzdrževanje je ključ

1. Zgradite knjižnico

Težko je najti pomembne datoteke, če nimate centralizirane mape, ki vsebuje vse potrebne podatke. Poleg tega poveča tudi možnosti za napačno namestitev dokumentov, ki vsebujejo bistvene informacije. Blagovne znamke morajo torej zgraditi knjižnico in vse hraniti na enem mestu. Če pa želite postopek še bolj poenostaviti, je najbolje uporabiti mantro manj je več. Na ta način lahko različnim zaposlenim omogočite omejen dostop do podatkov.

2. Naj bo varnost na vrhu kontrolnega seznama

Ne glede na to, ali gre za vizitko ali PDF podjetja, je vsako digitalno sredstvo enako dragoceno. Zato je zelo pomembno, da jih zaščitimo. Poskrbite, da boste vložili veliko časa v to, da omogočite z geslom zaščiten dostop do vaših datotek in map. Poleg tega redno spreminjajte gesla. To zagotavlja, da bivši zaposleni nimajo sledu informacij o vašem podjetju.

3. Poenostavite navigacijo

Najpogosteje postane zaposleni zamudno, da se pomikajo po stotinah datotek in map, da bi našli eno sliko. Zato, da se izognete zmedi, poskrbite, da boste vsebino upravljali in razvrščali najenostavneje.

Brez konkretnega sistema za upravljanje digitalnih sredstev so lahko ogroženi občutljivi podatki vašega podjetja. Zato je pomembno, da spremljate zaposlene, ki imajo dostop do datotek. Če želite upravljati sredstva svoje blagovne znamke , potem je najboljši način za to vlaganje v programsko opremo, ki olajša krmarjenje po postopku. Ugotovili boste, da na spletu obstajajo verodostojne možnosti, ki jih morate preučiti.

To vključuje dodajanje datumov, oznak, ključnih besed in optimalno hierarhijo map, ki olajša prilagajanje vsebine. To lahko kasneje uporabijo tudi drugi člani ekipe.

4. Uporabite predloge, ki jih odobri podjetje

Ne glede na to, ali gre za PowerPointovo predstavitev ali Wordov dokument, ima vsako podjetje ali podjetje strogo strukturo, ki ji je treba slediti. Najboljša stvar pri teh strukturah je, da so vnaprej zgrajene, zato jih vašim zaposlenim ne bo treba vedno znova predelati. Prav tako jih preprečuje, da bi naredili večje napake.

Kljub temu, da imate predlogo, ki jo je odobrilo podjetje, vedno obstaja prostor za dodajanje malenkosti in prilagoditev predstavitev ali dokumentov.

5. Znebite se stare vsebine

Bistveno je posodobiti kratkoročna sredstva in jih ohraniti na voljo. Vendar mnoga podjetja ne menijo, da bi se morali znebiti zastarelih informacij. Preobremenijo sisteme, kar na koncu prizadene produktivnost njihovih zaposlenih.

Glavni cilj sistema za upravljanje digitalnih sredstev je pomagati vaši ekipi hitro najti podatke . Ko pa je sistem preobremenjen z neželenimi podatki, se lahko izkaže za veliko oviro, ko gre za izpolnjevanje rokov in dokončanje nalog. Poleg tega zavzame tudi veliko prostora, kar dodatno upočasni učinkovitost iskanja.

6. Posvetujte se s svojo ekipo

Preden zaženete sistem DAM za vašo organizacijo, je bolje, da se o tem pogovorite s svojimi zaposlenimi. To bo razjasnilo njihove dvome in imeli bodo boljši vpogled v to, kako deluje. Poleg tega jih sprehodite po vseh smernicah, ki jih bodo spodbudile k pametnemu delu pri uporabi map v skupni rabi. Na kratko jim povejte, kdo vse lahko dostopa do različnih datotek in map, da se izognete zmedi.

7. Vzdrževanje je ključ

Ko je vaš sistem za upravljanje digitalnih sredstev pripravljen za delovanje, ga morate vzdrževati. Pomaga pri odkrivanju manjših težav in preprečuje, da bi se spremenile v veliko zmešnjavo. Ker digitalna sredstva ne bodo nikoli nehala rasti, priporočamo tudi, da ostanete posodobljeni s tehnologijo in morebitnimi grožnjami.

Sistem za upravljanje digitalnih sredstev pomaga organizacijam prevzeti nadzor nad pomembnimi podatki v realnem času. Omogoča zagotavljanje prave vsebine pravim ljudem. Poleg tega lahko zaposleni enostavno spremljajo in preverjajo, ali sistem deluje učinkovito. Če razmišljate, da bi ga vključili v svojo organizacijo, si pomagajte z zgoraj omenjenimi koraki.