Kako narediti spustni seznam v Excelu: 2 najboljši metodi v letu 2023

Da bodo opravila vnosa podatkov brezhibna in hitra, se morate naučiti narediti spustni seznam v Excelu.

Excel je zmogljiva programska oprema za vnos podatkov. Uporabite ga lahko za osebne in poklicne potrebe po vnosu podatkov, kot je ustvarjanje seznamov pisarniških potrebščin, izdelava seznamov gospodinjskih potrebščin, ustvarjanje inventarja za majhno podjetje ali dom in še veliko več.

Pri katerem koli opravilu vnosa podatkov morate vnesti majhne podatke, kot so imena, naslovi, količine, lokacije, cene itd. Ko nekdo revidira to bazo podatkov, bo morda želel vnesti komentarje, kot so revidirano, revizija v teku, najdena napaka itd.

Če vi ali vaš zaposleni začnete to početi ročno, bo doseganje cilja trajalo nekaj dni. Zato morate avtomatizirati Excelov list, kjer zajemate podatke. Ukaz spustnega seznama Excel je osnovna avtomatizacija, ki jo lahko uporabljate, ne da bi se naučili kodiranja Visual Basic za Excel. Preberite o tem, kako narediti seznam v Excelu s spustnim menijem.

Kaj je spustni seznam v programu Microsoft Excel?

Kako narediti spustni seznam v Excelu

Spustni seznam Excel je orodje za preverjanje podatkov v aplikaciji Excel. Za spustni seznam morate izbrati obseg ali seznam podatkov. Nato preprosto uporabite ukaz za preverjanje podatkov za spustni seznam v ciljni celici ali obsegih celic, da dobite predloge za vnos podatkov.

Spustni seznami odpravijo ugibanje pri vnosu podatkov. Prav tako ne boste naredili nič tipkarskih in drugih napak, ko boste uporabljali funkcijo spustnega seznama Excel. Je tudi najpogosteje uporabljeno orodje za avtomatizacijo vnosa podatkov v Microsft Excel.

Kdaj lahko uporabite spustne sezname?

Tukaj je nekaj scenarijev, v katerih lahko uporabite ta ukaz za preverjanje podatkov:

• Ustvarjate bazo podatkov v Excelu in potrebujete operaterje za vnos podatkov, da vnesete podatke, ki jih potrebujete, brez smeti.
• Želite, da operaterji vnosa podatkov uporabljajo le kategorizirane podatke pri vnosu informacij v Excelov delovni list.
• V Excelu ustvarjate brezplačne spletne ali nespletne obrazce in želite, da uporabnik vnese podatke, ki so na voljo samo v obrazcu, in nič drugega.
• Vaša zbirka podatkov vključuje ponavljajoča se imena, telefonske številke, naslove itd. Glede na te podatke tudi plačujete račune ali račune. Zato je natančnost zelo pomembna za projekt. V tem primeru morate v Excelu uporabiti spustne sezname.
• Ustvarjate Excelov list za gospodinjske potrebščine in želite, da družinski člani vnašajo samo z dovoljenega seznama predmetov.
• Vaša ekipa za vnos podatkov zelo rada uporablja bližnjice na tipkovnici in spustni seznami Excel za to ponujajo neprimerljivo priročnost.
• Izdelujete zbirko podatkov o pisarniškem materialu ali zahtevah za nakupe in želite, da zaposleni ustvarijo samo zahteve za nakupe za vnaprej odobrene pisalne potrebščine, strojno opremo IT ali dodatke.

Kako narediti spustni seznam v Excelu: z uporabo obsega podatkov

Obstajata dva načina za izdelavo seznama v Excelu s spustnimi puščicami. Eden uporablja vnaprej konfiguriran obseg podatkov, drugi pa ročno vnese možnosti. Spodaj najdete korake za najbolj avtomatiziran spustni meni v Excelu:

• Ustvarite nov delovni list v Excelu in ga poimenujte Database .
• Zdaj ustvarite glavo stolpca v celici A1 glede na vrsto ali katero koli drugo ime, ki vam je všeč. V tej vadnici na primer seznamu spustnega menija dodam naslov stolpca Strojna oprema IT .
• Zdaj kopirajte in prilepite podatke od nekje drugje ali vnesite ročno, da zapolnite celice pod glavo stolpca z elementi, ki jih želite v spustnem meniju.
• Vnašam možnosti zahtevka za nakup naprave IT, kot so Monitor, Zvočnik, RAM, CPE, ohišje računalnika, GPE, PSU itd.

Doslej ste uspešno ustvarili zbirko podatkov, iz katere bo ukaz za preverjanje podatkov v Excelu prikazal možnosti ali izbire spustnega seznama. Zdaj pa ustvarimo dejanski spustni seznam tako, da sledimo tukaj omenjenim korakom:

• Izberite celico, v kateri želite narediti spustni seznam v Excelu.
• Zdaj kliknite zavihek Podatki v meniju traku programa Excel .
• V ukaznem razdelku Podatkovna orodja kliknite spustno puščico Preverjanje podatkov .
• Odpre se kontekstni meni z nekaj možnostmi. Izberite Preverjanje podatkov .
• Zdaj bi morali videti ukazno orodje za preverjanje podatkov na delovnem listu, kamor želite dodati spustni seznam za Excel.
• Vsebuje tri zavihke. To so Vhodno sporočilo, Nastavitve in Opozorilo o napaki.
• Kliknite Nastavitve .
• Pod možnostjo Merila veljavnosti kliknite spustni seznam pod menijem Dovoli .
• V spustnem meniju izberite Seznam .
• Privzeto morata biti označena spustni meni V celici in Prezri prazno kljukico. Če ne, jih preverite.
• Kliknite puščico navzgor v polju Vir . Pogovorno okno Preverjanje podatkov se bo zdaj pomanjšalo na tanko črto s praznim poljem.
• Pojdite na delovni list zbirke podatkov in na spustnem seznamu Excel izberite obseg celic.
• Izberite nekaj praznih celic pod zadnjim elementom. To vam bo pomagalo razširiti seznam brez ponovnega urejanja vira.
• Excel bo samodejno izpolnil izvorne podatke za spustni seznam. Preprosto morate klikniti puščico navzdol na tanki vrstici za preverjanje podatkov .
• Zdaj bi morali znova videti razširjeno pogovorno okno za preverjanje podatkov. Toda tokrat boste v polju Vir videli obseg izvornih podatkov .
• Kliknite V redu in pripravljeni ste.

čestitke! V Excelu ste ustvarili svoj prvi spustni seznam. Zdaj preprosto kopirajte to kamor koli drugam, kjer morate prikazati iste elemente, ko zaposleni ali kateri koli drug uporabnik izpolni podatke na listu za vnos podatkov.

Morda boste želeli zakleniti delovni list zbirke podatkov, tako da nihče ne bo mogel spreminjati seznama možnosti na spustnih seznamih na delovnem listu za vnos podatkov. Sledite tem hitrim korakom, da zavarujete elemente seznama:

• Izberite obsege celic, ki jih želite zakleniti.
• Kliknite z desno miškino tipko in nato izberite Oblikuj celice .
• Pojdite na zavihek Zaščita in označite možnost Zaklenjeno .
• Kliknite V redu , da uveljavite spremembe Oblikuj celice .
• Zdaj pojdite na zavihek Pregled na Excelovem traku.
• Izberite ikono Protect Sheet .
• V pogovornem oknu Zaščiti list vnesite geslo v prazno polje.
• Ponovno vnesite geslo in Excel bo za vedno zaklenil delovni list.

Od zdaj naprej nihče ne more spremeniti elementov seznama spustnega menija.

Kako narediti spustni seznam v Excelu: uporaba elementov seznama

Če želite kratek spustni meni, na primer Da/Ne, Revidirano/Nerevidirano, Dodeljeno/Odprto, Popolno/Nepopolno itd., lahko uporabite ročni seznam namesto metode obsega podatkov. Prihrani čas. Tukaj je opisano, kako lahko ustvarite spustni seznam v Excelu z uporabo elementov seznama:

• Kliknite celico, da zapolnite spustni meni.
• Na zavihku Podatki v meniju na traku izberite Preverjanje podatkov .
• V meniju Dovoli kliknite Seznam .
• Zdaj preprosto vnesite seznam elementov v polje Vir .
• Vsak element ločite z vejico.
• Kliknite V redu , da uporabite spustni seznam.

To je najlažji in najhitrejši način za ustvarjanje preprostega spustnega seznama v Excelu. Vendar pa je prva metoda bolj zanesljiva, če boste obilno uporabljali spustne sezname.

Kako narediti spustni seznam v Excelu: Prikaz vhodnega sporočila

Prazen spustni seznam operaterjem za vnos podatkov morda ne pove veliko. Dodati morate posebna navodila, da ne bodo naredili napak. Takole lahko dodate sporočilo z navodili na spustne sezname v Excelu:

• Kliknite katero koli celico, ki vsebuje aktivni ukaz za preverjanje veljavnosti podatkov .
• Zdaj pojdite na zavihek Podatki > Preverjanje podatkov > kliknite Preverjanje podatkov .
• V pogovornem oknu Preverjanje podatkov kliknite zavihek Vhodno sporočilo .
• Vnesite majhno besedilo za naslov in nato podrobno sporočilo v polje za vnos sporočila .
• Kliknite V redu , da uveljavite spremembe.

Zdaj, ko uporabnik izbere celico z aktivnim ukazom za preverjanje veljavnosti podatkov s spustnega seznama, bo videl sporočilo o tem, kako zapolniti celico z elementi s spustnega seznama.

Kako narediti spustni seznam v Excelu: Prikažite opozorilo o napaki

Če nekdo naredi napako pri uporabi spustnih seznamov na vašem Excelovem listu za vnos podatkov, lahko prikažete tudi sporočilo o napaki. To bo zagotovilo, da bo uporabnik ukrepal za odpravo napake in ne bo preskočil celice. Tukaj so koraki za aktiviranje Prikaži opozorilo o napaki:

• Sledite prej omenjenim korakom, dokler se ne prikaže pogovorno okno Preverjanje podatkov .
• Zdaj izberite zavihek Opozorilo o napaki.
• Izberite slog napake med tremi možnostmi: Ustavi, Opozorilo in Informacije.
• Nato vnesite kratko besedilo za naslov opozorila o napaki .
• Zdaj vnesite podrobno sporočilo v polje Sporočilo o napaki .

Odlično delo! Z aktiviranim prikazom opozorila o napaki bo delovni list prikazal pogovorno okno z napako, če nekdo vnese kar koli drugega kot elemente, omenjene na spustnem seznamu v Excelu.

Spustni seznam v Excelu: zadnje besede

Zdaj veste, kako narediti seznam v Excelu s spustnim menijem na dva različna načina. Preizkusite lahko načine, kako narediti Excelove spustne sezname in ustvariti obrazce za vnos podatkov, da pomagate svojim zaposlenim.

S spustnimi seznami v Excelu lahko ustvarite tudi intuitiven seznam gospodinjskih potrebščin za živila, strojno opremo, oblačila, pripomočke in drugo.

Ne pozabite komentirati spodaj, če poznate še en kul način za izdelavo spustnega seznama v Excelu.

Nato se naučite  razkriti vrstice ali stolpce v Excelu  in nekaterih  Excelovih koledarskih predlogah za katero koli leto .