Vsi prejmemo na desetine e-poštnih sporočil. Od menedžerjev do njihovih zaposlenih, sodelavcev, glasil različnih storitev, na katere ste naročeni, in še kaj!
Prebiranje tako obsežnih e-poštnih podatkov je izguba časa in energije. Zakaj ne bi ponovno ocenili, kako učinkovito upravljati e-pošto.
Ali ste vedeli, da lahko razporedite e-pošto z nekaj preprostimi triki?
Recimo, da prejmete v povprečju sto e-poštnih sporočil na dan, od tega je le polovica e-poštnih sporočil pomembnih, preostala pa 'junk'. Če se soočate s ponavljajočimi se primeri neželene pošte/neželene pošte, uporabite neželene datoteke, da zajamete večino neželene pošte in jo skenirajte dvakrat na dan, da se znebite neželene e-pošte. Zmanjšalo bo trideset odstotkov smeti iz vašega nabiralnika.
Glejte tudi: Kako uporabljati »Pomočnika zunaj pisarne« v Outlooku 2016, 2013, 2010 in 365
Ko odprete svoj nabiralnik, boste opazili, da je ena četrtina e-poštnih sporočil posebne ponudbe, ponudbe popustov, posredovane šale ali reklamna obvestila. V bistvu stvari e-poštnega marketinga. To je prodajni trik za privabljanje več strank. Zato razvrstite e-poštna sporočila v podkategorije, da bo mapa »Prejeto« organizirana. E-poštna sporočila bo enostavno najti v nujnih primerih ali izbrisati več e-poštnih sporočil skupaj.
- Izklopite vsa e-poštna obvestila
E-pošta ni takojšnji medij komunikacije. Za to uporabljamo mobilne telefone in takojšnje sporočanje. E-pošta je dobra za podjetja, kjer ne potrebujete takojšnjega odgovora. Zato ne dovolite, da vam drugi ovirajo delo. E-poštna opozorila in piski prekinejo vašo koncentracijo, lahko vas preusmerijo na sestanke in pogovore. Izklopite vibriranje ali zvočno zvonjenje telefona za vsako novo e-pošto.
- Odjavite se od neželenih promocijskih e-poštnih sporočil

Nikoli ne bi želeli prebrati vseh oglaševalskih in promocijskih e-poštnih sporočil. Odjavite se od nepotrebnih. To je enostaven in hiter postopek. Če se želite odjaviti na novice, ki jih ne želite, se prijavite v svoj e-poštni račun in poiščite 'odjava' v poštnih sporočilih, ki ste jih naveličani. Preglejte rezultate iskanja in se odločite, s katerim e-poštnim naslovom želite nadaljevati. Obiščete lahko tudi www.unroll.me in se odjavite od novic, ki jih želite zavreči . Prejeto bo organiziral z različnimi kategorijami in mapami.
- Načrtujte svoj čas za branje in odgovarjanje na e-pošto
Če prejmete opozorilo ali obvestilo, se ne osredotočite na svoje odgovornosti. Čeprav vam bo upoštevanje vaših e-poštnih sporočil ob načrtovanem času pomagalo pri nujni pomoči, pa tudi pri vzdrževanju in posodabljanju vašega koledarja o sestankih.
Svoj e-poštni naslov lahko pripravite tudi za vse nujne primere, tako da posodobite svojo kontaktno številko in zagotovite primeren čas, da vas kontaktiramo. Zaradi velike obremenitve lahko svojo e-pošto preverjate tudi vsako uro za deset do petnajst minut ali preverite e-pošto 3-4 krat na dan, na primer zjutraj popoldne in zvečer.
Preberite tudi: Kako nastaviti e-pošto v aplikaciji Outlook za Android
- Razvrščanje e-pošte po kategorijah
Ko skupaj prejmete veliko e-pošte, morda pozabite biti pozorni na pomembna e-poštna sporočila ali pa jih včasih po pomoti izbrišete, ne da bi jih prebrali. To se zgodi, ko prejmete vso e-pošto v svojo mapo »Prejeto« in ni na voljo nobene mape in kategorije, ki bi e-pošto shranili v ustrezne mape. Včasih, ko izbrišete neželeno sporočilo iz mape »Prejeto«, na koncu izbrišete službeno e-pošto. Vendar jih lahko obnovite iz smeti, vendar se včasih ne zavedate, ali ste to storili!
Morda vam bo všeč tudi: Kako uporabljati Outlook z Gmailom
Vsak ima svoj način ravnanja s svojimi stvarmi. To je samo predlog, kako učinkovito upravljati e-pošto in kako to narediti, je preprosto. Vendar pa lahko najdete sistem, ki vam ustreza.