Virtualna srečanja so postala pogostejša, zlasti v času pandemije, ko je večina ljudi začela delati na daljavo. Nekatera podjetja imajo pisarne po vsem svetu, zato pogosto vodijo spletne sestanke za učinkovito komunikacijo.
Brez aplikacij za virtualna srečanja bi se bilo zelo težko povezati s svojimi sodelavci, strankami ali zaposlenimi. Za pravilno izvedbo virtualnega srečanja je treba upoštevati nekaj stvari, o katerih bomo razpravljali v tem članku.
Vsebina
Priprava kontrolnega seznama sestanka
Pomembno je, da na virtualna srečanja vstopite z načrtom, da boste izkoristili svoj čas tako kot pri osebnem srečanju. Najprej morate določiti cilje in cilje, ki jih želite doseči na tem srečanju. V dnevni red sestanka zapišite vse točke, ki jih želite obravnavati, da bodo stvari organizirane in potekalo nemoteno srečanje.
Zapišite si, kdo bo gostil srečanje in kdo bo predstavil določeno temo. Zapišite ta imena poleg vsake govorne točke na dnevnem redu sestanka. Ko končate, pošljite ta dnevni red po e-pošti vsem možnim udeležencem pred časom, da jim omogočite, da ga pregledajo in jih spodbudite, da pripravijo vprašanja o teh temah.
Izbira prave platforme
Na spletu obstajajo številni programi srečanj, ki jih ljudje po vsem svetu uporabljajo za izvajanje svojih virtualnih srečanj. Če želite izbrati pravega, je treba upoštevati nekaj dejavnikov. Če želi vaše podjetje izvajati virtualna srečanja za velike dogodke, poskusite poiskati platformo, ki je specifična za ta namen.
Za redna vsakodnevna srečanja poiščite program, ki vam omogoča snemanje sestankov za prihodnjo uporabo, ali če je nekdo zamudil sestanek, ga lahko pregleda pozneje. Nekateri programi vsebujejo stranski klepet, s katerim govorniku postavljate vprašanja, ne da bi motili njihov govor. Včasih želijo ljudje zastaviti več vprašanj hkrati, in če govorijo naenkrat, bi to lahko motilo sestanek in izgubljalo čas.
Druga uporabna funkcija je, da preverite, ali vam program omogoča sinhronizacijo urnikov sestankov s spletnim koledarjem. Olajša povabiti ljudi na sestanek in vsaki osebi pošlje samodejne opomnike.
Nekateri programi vam omogočajo, da v virtualne sejne sobe dodate logotip vašega podjetja in barvne teme, tako da pri srečanju s strankami odražate svojo poklicno identiteto. Druge funkcije, kot je pošiljanje kvizov in iger vašim zaposlenim med sestankom, lahko pomagajo pri njegovem aktiviranju in spodbujanju ljudi k sodelovanju. Potrebovali boste vsa mogoča orodja, da zagotovite, da ljudje aktivno sodelujejo na virtualnem srečanju.
Komunikacija in sodelovanje
Če želite zagotoviti, da sestanek nemoteno poteka, morate določiti nekaj osnovnih točk bontona sestanka, ki bi jih morali upoštevati vsi udeleženci. Najprej se odločite, kako lahko udeleženci postavljajo vprašanja , ko nekdo govori.
Ali naj pritisnejo gumb »dvigni roko« ali postavijo svoja vprašanja v klepetu? V vsakem primeru prosite udeležence, naj pritisnejo gumb za utišanje, ko nekdo govori, da blokirajo zvoke iz ozadja in da govorijo le, ko jih gostitelj pozove, naj sodelujejo v pogovoru, da se izognejo motnjam.
Upoštevajte, da lahko pride do razlik v hitrostih internetne povezave, kar povzroča zamude pri govoru in motnje, ki lahko vzamejo veliko časa. Pred začetkom sestanka si vzemite nekaj minut in vprašajte, kako so ljudje. Pet minut se lahko vključite v prijazen pogovor, da se povežete s svojimi zaposlenimi in jim omogočite komunikacijo med seboj.
Pritegniti udeležence k sodelovanju na virtualnem srečanju je lahko težavno. Če zaposleni ponavadi zadremajo med osebnimi sestanki, kako mislite, da bodo ravnali na virtualnih sestankih? Vsako osebo pokličite po imenu, da pritegnete njeno pozornost in tu in tam postavite vprašanje.
Če menite, da se oseba ne odziva ali ne sodeluje v stranskem klepetu, ji dovolite, da občasno spregovori in jo prosite, naj sodeluje v pogovoru. Tako bodo tudi drugi pozorni, če jim boste postavili vprašanje. Prav tako jim daje občutek, da želite slišati njihov prispevek na sestanku.
Pomembno pri vsakem virtualnem srečanju je zagotoviti, da se vsaka oseba udeleži nekajkrat ali toliko, kolikor srečanje dopušča. Dovolite vsaki osebi, da vsaj enkrat spregovori na sestanku, in jo spodbudite, da vnese vprašanja v stranski klepet.
Koristno je tudi, da vsaj enkrat na mesec izvedete zabavno srečanje, da se ljudje med seboj seznanijo in tako srečanja potekajo bolj naravno.
Neprijeten vonj ali usedline v pralnem stroju? Preverite, kdaj se lahko uporabi kis, kdaj ga proizvajalci odsvetujejo, in si oglejte varno zaporedje čiščenja od predala do bobna.
Kako varno odstraniti vodni kamen iz električnega kotlička z uporabo metode proizvajalca, pravilnim izpiranjem ter nasveti o kisu, filtru za vodni kamen in intervalih glede na trdoto vode.
Naučite se varno izprazniti in očistiti peresa, kroglična, gel in rollerball pisala s postopki, ki jih priporočajo proizvajalci, ter jasnimi omejitvami.
Spoznajte najvarnejši način čiščenja glave tiskalnika HP, kdaj ponoviti čiščenje, kdaj je primerno ročno čiščenje kontaktov in kdaj nehati.
Naučite se, kako očistiti puhovno ali sintetično puhovno jakno, preprečiti zbitje polnila, varno sušenje, odpravljanje pogostih težav in preverjanje, ali je volumen polnila popolnoma obnovljen.
Naučite se varno odstraniti odtok iz kuhinjskega umivalnika, odklopiti sifon, odvijati matico košarice, dvigniti prstan, ravnati z odtoki za smeti in očistiti odprtino.
Naučite se varno odstraniti strjen vosek z oblačil: strdite ga in postrgajte, prenesite ostanke z nizko temperaturo, če je dovoljeno, predobdelajte mastne madeže, operite in preverite pred sušenjem.
Naučite začiniti gole litoželezne rešetke žara s tankim slojem olja in nadzorovano toploto ter kdaj porcelanasto emajliranih rešetk ne smete začiniti.
Naučite se varno čistiti pokrov s slamico Hydro Flask, slamico in odstranljivo tesnilo, vključno s pranjem na roko, sušenjem, ponovnim sestavljanjem in napakami, ki se jim je treba izogniti.
Varno očistite vrč Brita, pravilno ravnajte s filtrom, odpravite težave z okusom ali usedlinami in vedite, kdaj je zamenjava boljša možnost.
