Kako videti, kdo si je ogledal vaš Google dokument

Google Dokumenti so odlično orodje za sodelovanje, saj več osebam omogoča sočasno urejanje in delo na enem dokumentu, ne da bi izgubili sled spremembam, ki so jih naredili različni člani ekipe. Navsezadnje je lahko koristno vedeti, kdo si je ogledal kateri dokument in kdaj, če vi ali vaša organizacija uporabljate Google Dokumente. Od zagotovitve, da vsi preberejo osnutek, si ogledajo določila in pogoje, vašo zadnjo oddajo, politike in postopke ali kak drug pomemben dokument, je bistvenega pomena možnost videti, kdo je naredil kaj in kdaj.

Opomba: Google Activity Dashboard je na voljo samo računom Google Workspace ali osebam z dostopom do datoteke v računu. To ni možnost za osebne račune.

Do nedavnega niste mogli videti, kdo si je ogledal vaše Google Dokumente. Lahko bi videli, kdo ga je uredil, ne pa tudi, kdo ga je samo prebral. Če niso shranili, uredili ali pustili komentarja, niste vedeli, ali je določena oseba prebrala zadnjo različico dokumenta. Ker lahko Google Dokumente delite z dovoljenji samo za branje, lahko dokument delite z nekaterimi osebami z namenom, da ga bodo pregledali, vendar ne bodo spreminjali.

Trenutne različice Google Dokumentov vam omogočajo, da konfigurirate nastavitve, da vidite, kdo si je ogledal vaše Google Dokumente. Poglejmo, kako lahko to storite sami.

Nadzornik dejavnosti G Suite

G Suite običajno uporabljajo organizacije, v katerih je sodelovanje bistveno. Če uporabljate G Suite za redno sodelovanje z drugimi, si lahko z nadzornikom dejavnosti ogledate zgodovino ogledov katere koli datoteke Google Dokumentov.

Za to sledite tem korakom:

1. Odprite datoteko Google Sheet
   
2. Kliknite ikono puščice navzgor v zgornjem desnem delu ali pojdite v spustni meni Orodja .
   
3. Odprite nadzorno ploščo dejavnosti .
   
4. Kliknite zavihek Vsi gledalci za vašo organizacijo.
   

Ta postopek vam bo omogočil sledenje vsem ogledom v dokumentu, vključno z datumom in časom zadnjega vsakega člana ekipe.

Če v svojem Google Dokumentu ne vidite možnosti Nadzornik dejavnosti, ste verjetno prijavljeni v osebne Google Dokumente in ne v različico G Suite.

Trendi gledalcev in komentarjev

Poleg tega, da vidite, kdo si je ogledal vaše Google Dokumente, vam Activity Monitor omogoča tudi ogled trendov, kdaj so si ljudje ogledali ali komentirali vaš dokument.

Trend gledanosti: prikazuje palični grafikon števila edinstvenih gledalcev v določenem času, od sedmih dni do vseh časov.

Trend komentarjev: prikazuje palične grafikone trenda komentarjev od sedmih dni do vseh časov.

Izklopite zgodovino ogledov v Google Dokumentih

Če želite iz kakršnega koli razloga izklopiti zgodovino ogledov dokumenta, lahko tudi to storite tako, da sledite tem hitrim korakom:

1. Odprite Google Preglednico.
   
2. V zgornjem desnem kotu dokumenta kliknite puščico s trendom navzgor ali pojdite na Orodja v spustnem meniju.
   
3. Odprite  nadzorno ploščo dejavnosti .
   
4. Izberite Nastavitve zasebnosti .
   
5. V razdelku Nastavitev dokumenta izklopite možnost Prikaži mojo zgodovino ogledov za ta dokument .
   

Ta možnost je na voljo tudi v osebni ali brezplačni različici Google Dokumentov. Zgodovino ogledov lahko izklopite, če delate na dokumentu, vendar ne želite, da bi vaši sodelavci vedeli, dokler niste pripravljeni deliti svojih končnih popravkov.

1. Začnite tako, da odprete Google Preglednice in kliknete Nastavitve .
2. V meniju Nastavitve lahko izklopite zgodovino ogledov z nastavitvami nadzorne plošče dejavnosti. Kliknite V redu, da shranite spremembe, ko to preklopite v položaj Izklopljeno.

Kako videti, kdo je spremenil vaš Google Dokument

Nadzor različic je bistven, predvsem če delate v regulirani industriji. Nadzor različic je nekaj, kar Google Dokumenti že nekaj časa dobro obnesejo. Dokumenti bodo pokazali, kdo je uredil dokument, ga shranil ali dal v skupno rabo. To ne deluje samo z G Suite, ampak tudi z osebnimi Google Dokumenti.

Če vas zanima nadzor različic ali se želite prepričati, da nihče ni naredil sprememb, ki jih ne bi smel, ne da bi zaklenil datoteko, lahko to ugotovite tako, da sledite tem korakom:

1. Odprite Google Preglednico, ki ji želite slediti.
   
2. Izberite Zgodovina datotek in različic .
   
3. Izberite Ogled zgodovine različic .
   
4. Na desni strani zaslona bi se moralo prikazati okno, ki prikazuje vsako shranjevanje in urejanje zadevnega dokumenta.
   

V tem oknu bi morali imeti tudi možnost ogleda prejšnje različice dokumenta, preden so bila izvedena urejanja.

To je bistveno za nadzor različic, saj imate revizijsko sled o tem, katere spremembe so bile narejene, kdaj in kdo jih je naredil. Koristno je tudi, če ste naredili spremembe, zaspali, si premislili ali jih želite vrniti nazaj.

Kako videti, kdo je dal v skupno rabo vaš Google Dokument

Ogledate si lahko tudi, kdo je dal v skupno rabo vaš Google Dokument in kdaj. Poleg tega vam nastavitve skupne rabe omogočajo boljši nadzor nad dostopom do dokumentov.

1. Pojdite na drive.google.com .
   
2. Na levi kliknite Moj disk .
   
3. Kliknite majhen gumb i v zgornjem desnem kotu.
   
4. Zdaj kliknite Dejavnost .
   
5. Kliknite vsako datoteko ali mapo posebej ali preglejte vse z uporabo drsnega traku. To vam bo pokazalo, kdo je dal vaš dokument v skupno rabo.
   

Preverite lahko tudi znotraj dokumenta, tako da izberete Skupna raba. Imena nekaterih posameznikov se bodo pojavila v pojavnem oknu. Če ste datoteko delili z več uporabniki, kot je na seznamu, kliknite na ime in prikazal se bo seznam vseh oseb.

Končne misli

Vaša zmožnost ugotavljanja, kdo si je ogledal, dal v skupno rabo in urejal vaše dokumente, je omejena, če ne morete dostopati do računa G Suite; vendar še vedno obstajajo načini, kako pridobiti nekaj osnovnih informacij.

Če sledite korakom v tem priročniku, lahko hitro in preprosto vidite, kdo si je ogledal, urejal ali kakor koli spremenil vaš dokument Google Dokumentov. Ali imate kakršna koli vprašanja, izkušnje ali nasvete o ogledu dejavnosti v vaših Google Dokumentih? Pustite komentar v spodnjem razdelku.