Kako ustvariti bazo podatkov v Notionu

Zbirke podatkov v Notionu so v bistvu zbirke strani, ki jih lahko prilagodite sebi ali potrebam vaše organizacije. Vnesete lahko informacije za oblikovanje svojih načrtov, upravljanje podatkov ali sodelovanje z drugimi ljudmi.

Vendar pa je lahko Notion za začetnika izjemen. Ta članek vam bo poskušal pomagati premagati težave novinca v Notionu in ustvariti vašo prvo bazo podatkov.

Ustvarite zbirko pojmov

Baze podatkov Notion lahko opišemo kot inteligentne datotečne omare, ki lahko vsebujejo na tisoče strani. Podobno kot Excel in OneNote se Notion razlikuje v naslednjih vidikih:

• Vsak element v bazi podatkov je mogoče odpreti kot novo stran in ustrezno urediti.
• Vsak element zbirke podatkov lahko prilagodite tako, da mu dodate več konteksta, kot so datumi, roki, povezave, udeleženci itd.
• Podatkovne baze lahko gledamo na različne načine, ne le kot tabelo.

Če želite ustvariti svojo prvo bazo podatkov, boste morali nastaviti račun. Prijavite se lahko z e-pošto, računom Google ali računom Apple. Nato samo izberite, za kaj boste uporabljali Notion (za osebno uporabo, svojo ekipo ali šolo) in pripravljeni ste.

Takoj na začetku boste prejeli vnaprej pripravljene predloge za lažji začetek. Seznanili se boste tudi z osnovami, ki vam bodo pomagale oblikovati svojo prvo bazo podatkov. 

Bazo podatkov v Notionu lahko ustvarite na dva načina:

• Kliknite na "Dodaj stran"
• Začnite pisati »/baza podatkov« in v spustnem meniju izberite zbirko podatkov

Kako prilagoditi svojo zbirko podatkov

Zdaj lahko začnete prilagajati svojo zbirko podatkov, kakor želite.

1. Izberite eno od šestih možnosti postavitve zbirke podatkov: tabela, tabla, seznam, galerija, koledar ali časovnica.
   
2. Na desni plošči lahko izberete vir podatkov, da povežete vsebino iz obstoječe zbirke podatkov v svojem delovnem prostoru, ali pa kliknete »+ Nova zbirka podatkov«, da začnete znova.
   
3. Na vrhu strani lahko poimenujete novo bazo podatkov.
   
4. Vsaka postavitev zbirke podatkov že ima določene smernice in strukturo, ki jo lahko izpolnite. Upoštevajte, da ima tabela privzeto ime, oznake in datum, vendar jih lahko spremenite in dodate toliko vrstic in stolpcev (imenovanih »lastnosti« v Notionu), kolikor jih potrebujete za svoj projekt.
   
5. Ko dodate nov element (na primer ime udeleženca projekta), lahko element odprete kot novo stran, tako da se s kazalcem pomaknete nad njim in kliknete »Odpri«.
   
6. Tam lahko v glavni razdelek baze podatkov napišete katero koli drugo podrobnost, za katero menite, da ni potrebna.
   
7. Dodajte oznake, komentarje ali lastnosti.
   
8. Ko končate z ustvarjanjem zbirke podatkov, jo lahko premikate po svojem delovnem prostoru ali dodate na obstoječe strani.

Kako dodati lastnosti v bazo podatkov Notion

Lastnosti se nanašajo na dele informacij, ki se bodo pojavili za vsako stran, ki jo shranite v eno samo zbirko podatkov. Uporabljajo se predvsem za razvrščanje in filtriranje podatkov. Počistite lahko, katere želite prikazati in katere ne. To vam omogoča boljši pregled nad bazo podatkov.

Kot že omenjeno, lahko dodate poljubno število lastnosti. Na voljo so v različnih oblikah, kot so datumi, potrditvena polja, formule, URL-ji itd. Lastnosti lahko spremenite in dodate kot stolpce ali dodate lastnost za vsak vnos vrstice.

Tukaj je opisano, kako dodate lastnost v tabelo v programu Notion:

1. Kliknite na ikono “+” v zadnjem stolpcu tabele.
   
2. Izberite vrsto nepremičnine.
   
3. Lastnost prilagodite tako, da uredite njeno ime, izberete ali odstranite njeno ikono itd.
   

Če izberete lastnost, kot je »Stanje«, boste lahko dodali poljubno število možnosti stanja, kot so »Ni začeto«, »V teku« in »Končano«, spremenili barvo vsake možnosti stanja, ali jih prikažite kot potrditvena polja.

Vsako lastnost lahko skrijete tako, da jo kliknete in izberete »Skrij v pogledu«. V istem kontekstnem meniju jih lahko podvojite, izbrišete ali prikažete v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu. 

Ko prilagodite lastnost, vam ne bo treba pritisniti »Shrani« ali podobnega gumba. Shranjena bo v tabeli, ko jo naredite.

Kako dodati več pogledov zbirke podatkov

Pogledi v bazah podatkov Notion vam omogočajo, da vidite iste informacije v različnih ureditvah. Opazili boste, da je to uporabna funkcija, ko ustvarjate lastne baze podatkov in sčasoma vnašate vse več informacij. 

Nekatere postavitve čez nekaj časa preprosto ne ustrezajo vašim informacijam. Na primer, če ste začeli s postavitvijo tabele in dodali več datumsko usmerjenih informacij, boste verjetno želeli preklopiti na postavitev koledarja. 

Na srečo vam ni treba ustvariti popolnoma nove zbirke podatkov in vedno znova dodajati istih informacij. Dodate lahko samo še en pogled z drugačno postavitvijo, medtem ko začetni pogled ostane nedotaknjen. 

Tukaj je opisano, kako dodate pogled v obstoječo zbirko podatkov:

1. Kliknite ikono »+« poleg imena vašega obstoječega pogleda.
   
2. Vnesite ime pogleda in izberite postavitev pogleda.
   
3. Prilagodite nov pogled. 
   

Vsak pogled ima svoj meni, ki vam omogoča filtriranje vseh informacij, ki ne ustrezajo njegovi postavitvi. Nekatere lastnosti lahko skrijete, razvrstite ali filtrirate za popolno organizacijo podatkov. Kar spremenite v enem pogledu, bo spremenjeno tudi v drugih pogledih iste zbirke podatkov. Toda način prilagajanja pogleda ne bo vplival na druge poglede.

pogosta vprašanja

Kaj naredi zaklepanje baze podatkov v Notionu?

Če zaklenete pogled v bazi podatkov Notion, boste drugim preprečili spreminjanje pogledov in lastnosti v vaši bazi podatkov. Kljub temu lahko vsebino v bazi še vedno spreminjajo po želji. Poleg tega lahko vsakdo, ki ima dostop do vašega računa, odklene pogled.

Kdo lahko ureja mojo bazo podatkov Notion?

Možnosti sodelovanja Notion boste našli s klikom na gumb »Deli« na vrhu strani. Tam lahko uredite, kdo si lahko ogleduje, komentira, ureja ali podvaja vašo bazo podatkov. Nato morate samo kopirati povezavo do baze podatkov in jo posredovati komurkoli želite.

Organizirajte svoj delovni prostor z idejo

Podatkovne baze Notion so odlična rešitev za organizacijo vašega delovnega prostora in opravljanje vsakodnevnih nalog. Uporabite ga lahko celo za osebno življenje, da načrtujete potovanja, organizirate dogodke ali spremljate svoje finance. Notion ponuja veliko funkcij, s katerimi lahko upravljate vse vidike svojega življenja na enem mestu.

Ste že poskusili ustvariti bazo podatkov v Notionu? Če da, čemu je bila baza podatkov? Povejte nam v spodnjem oddelku za komentarje.