Kako upravljati sestanke v Outlooku

Tukaj je naš izbor, kako lahko upravljate sestanke v Outlooku

Uporabite pomočnika za načrtovanje. To vgrajeno funkcijo Outlooka lahko najdete tako, da kliknete zavihek Domov, nato pa kliknete puščico navzdol poleg Nova e-pošta in nato izberete Sestanek.

Preden se strinjate, da se pridružite sestanku po e-pošti, si lahko hitro ogledate svoj koledar in si ogledate, kako se oblikuje vaš dan ali teden. Za ogled mesečnega koledarja preprosto premaknite miško nad ikono koledarja.

Odprite e-pošto z zahtevo za sestanek. Videti bi morali Sprejmi, Poskusno ali Zavrni. Kliknite enega od teh, da udeleženci sestanka obvestijo o vašem stanju in ga dodate v koledar.

Če delate od doma ali se zdaj vračate v pisarno, se je sčasoma nekaj vedno ponavljalo, to so sestanki. Od razprav o pomembnih temah, intervjujev, enega proti enemu in še veliko več, del katerega koli posla ali službe vključuje sestanke, tako da se lahko vsi seznanijo s hitrostjo in ostanejo na isti strani.

Več sestankov kot imate, bolj neurejen lahko postane vaš koledar. No, aplikacija Outlook v sistemu Windows 10, kot je vključena v Microsoft 365, olajša upravljanje sestankov. Tukaj je naš izbor, kako lahko upravljate sestanke v Outlooku.

Uporabite pomočnika za načrtovanje

Naša številka ena izbira za upravljanje sestankov v Outlooku je uporaba pomočnika za razporejanje. To vgrajeno funkcijo Outlooka lahko najdete tako, da kliknete zavihek Domov, nato pa kliknete puščico navzdol poleg Nova e-pošta in nato izberete Sestanek. Nato bi se na vrhu prikazal zavihek za pomočnika pri načrtovanju. Kliknite to.

Če pogledate pomočnika za razporejanje, bo zasenčeno območje z navpičnimi črtami prikazalo želene ure sestankov. Vrstice lahko povlečete, da prilagodite čas. Ko so udeleženci na voljo, bo prikazana tudi mreža. Videli boste, da bo Outlook predlagal tudi čas in število sporov za to srečanje, če obstajajo.

Pomočnik za načrtovanje pomaga zagotoviti, da bodo vsi na sestanku na isti strani in da ni sporov. Preprečil bo čas, ko vaši sodelavci niso na voljo, in vam bo celo omogočil, da vidite, kdaj so sejne sobe na voljo in kdaj niso na voljo, ko sestanete.

Hitro si oglejte svoj koledar

Naslednji korak za upravljanje sestankov v Outlooku je uporaba Outlookovega koledarja v svojo korist. Preden se strinjate, da se pridružite sestanku po e-pošti, si lahko hitro ogledate svoj koledar in si ogledate, kako se oblikuje vaš dan ali teden. Za ogled mesečnega koledarja preprosto premaknite miško nad ikono koledarja. S hitrim pogledom koledarja si boste lahko ogledali svoj urnik, ne da bi zapustili e-pošto.

Ko premaknete miškin kazalec nad ikono, boste lahko videli prihajajoče sestanke in sestanke za ta teden. Prav tako lahko vidite, v katerih sobah se pojavljajo in ob katerem času. Če želite, lahko v zgornjem desnem kotu koledarja (v bližini drsnega traku) izberete ikono Zasidi vpogled, da zasidrate vpogled in vam sledi med branjem e-pošte.

Uporabite funkcijo zahtev za sestanek v svojo korist

Naša zadnja izbira se nanaša na funkcijo zahtev za srečanje v Outlooku. S tem imate popoln nadzor nad odgovarjanjem na zahteve za sestanek, ko jih prejmete, in tako zagotovite, da imate v koledarju najnovejše informacije. Prav tako pomaga očistiti vaš nabiralnik pred povabili.

Če želite uporabljati to funkcijo, boste morali odpreti e-pošto z zahtevo za sestanek. Videti bi morali Sprejmi, Poskusno ali Zavrni. Kliknite enega od teh, da udeleženci sestanka obvestijo o vašem stanju in ga dodate v koledar. Če sprejmete, lahko uredite odgovor pred pošiljanjem, pošljite odgovor zdaj ali ne pošljite odgovora. Te izbire bodo organizatorju sestanka pomagale bolje razumeti, kdo se namerava udeležiti. Če se ne odzovete, oseba, ki ga je organizirala, ne bo vedela, ali se nameravate udeležiti ali ne.

Seveda lahko kliknete tudi možnost Predlagaj nov čas, da predlagate nadomestni čas za sestanek. Ali pa, ko sprejmete, lahko uredite sestanek v koledarju, recimo, da spremenite uro, tako da ga kliknete z desno tipko miške.

Preverite tudi nekatere druge funkcije

Čeprav smo razpravljali o aplikaciji Outlook v sistemu Windows, obstaja tudi nekaj dodatnih načinov za upravljanje sestankov. Ti zajemajo Outlook za splet in Outlook Mobile. Kot je bilo objavljeno julija , Outlook v spletu zdaj uporabnikom omogoča več nadzora nad povabili na sestanke s prikazom sporočil, podrobnosti sestanka, odzivov udeležencev in še več. Outlook v Androidu medtem prikaže informacije, ki se vam zdijo pomembne, kot so e-pošta in datoteke, v podrobnostih dogodka v vašem koledarju, da vam pomaga bolje načrtovati sestanke. Vsekakor obstaja več načinov za upravljanje sestankov v Outlooku, zato nam sporočite, kako upravljate svoje sestanke, tako da nam spodaj opišete komentar.