Kako uporabljati To Do v Outlooku z Microsoft 365 za vašo produktivnost

Microsoft Outlook ima integracijo z To Do, orodjem za upravljanje opravil, ki vam lahko pomaga biti nekoliko bolj produktiven. Tukaj je, kako ga lahko uporabite.

• Pogled »Moj dan« vam omogoča dodajanje nalog, ki jih želite opraviti vsak dan
• Pogled »Pomembno« vam omogoča dodajanje pomembnih in nujnih opravil
• Pogled "Načrtovano" vam omogoča dodajanje nalog za prihodnost
• Ogledate si lahko tudi opravila iz e-pošte in Microsoft Planner z razdelkoma »Dodeljeno vam« in »Označeno e-pošto«

Če ste naročnik na Microsoft 365 Personal, Family ali Business, ste morda opazili majhno kljukico v spodnjem desnem kotu svojega nabiralnika, ko ste pogledali stransko vrstico v Outlooku v spletu. Če kliknete tudi stikalo Preizkusite novi Outlook, je to povezava, ki vas bo vodila, da preizkusite integracijo predogleda z Opravilom, novim Microsoftovim orodjem za upravljanje opravil.

To orodje je nekaj, kar bi lahko koristilo lastnikom malih podjetij, študentom, staršem ali učiteljem. Lahko povleče vaša pomembna označena e-poštna sporočila, vam pokaže stvari, ki so načrtovane, in celo potegne vaše naloge v Microsoft Plannerju. Tukaj si oglejte vse to in kako ga lahko uporabite za svojo produktivnost.

Moj dan in opravila

Prva stvar, ki je opazna v To Do, je tisto, kar je znano kot "Moj dan." Moj dan je sveža čista lista za dodajanje določenih nalog, ki jih želite opraviti vsak dan. Pogosta opravila lahko ročno dodate z gumbom Dodaj opravilo ali pa si ogledate predlagane načrte poti in druge elemente za svoj dan z ikono žarnice na vrhu zaslona. Predlogi bodo razvrščeni po včeraj, pozneje in prej, glede na to, kdaj opravilo meni, da bi jih morali dodati. Kliknete lahko ikono + poleg opravila, da ga dodate, ali krog, da ga dokončate. Druge možnosti, ki so na voljo na strani Moj dan, vključujejo možnosti razvrščanja. Videli boste možnosti za razvrščanje po pomembnosti, roku, po abecedi ali datumu ustvarjanja.

Omeniti velja tudi razdelek »Naloge« v Opravilih. To se prikaže na dnu stranske vrstice in je vaš seznam vseh stvari, ki ste jih dodali, da opravite iz vseh kategorij, o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju.

Pomembno pri opravilih

Naslednje v opravilu je tisto, kar je znano kot »pomembno«. Pomembna v Opravilih je zbirka opravil, ki ste jih označili kot nujne, recimo, da se udeležite pomembnega sestanka, ocenite papirje ali celo nahranite mucke. Ti bodo dobili dodatno vizualno pozornost zahvaljujoč ikoni zvezdice, ki jo boste videli ob njih. Pomembne naloge pa delujejo tako kot druge naloge. Ko ga ustvarite z gumbom Dodaj opravilo, boste videli, da bo zapolnil seznam in ga lahko označite kot pomembnega z zvezdico. Dokončali ga boste lahko s klikom na potrditveno polje kroga. Vsa opravila v Opravilu bodo imela poleg opravila tudi ikono, ki vam pove, od kod prihaja --- naj bo to Moj dan ali e-poštno sporočilo.

Načrtovano v To Do

Tretje področje v To Do je tisto, kar je znano kot načrtovano. Kot že ime pove, so načrtovane naloge naloge za prihodnost. Ta opravila lahko ustvarite z ikono + in nato kliknite dodaj. Ko je dodan, lahko spremenite datum zapadlosti tako, da kliknete z desno tipko miške in izberete drug datum. Tradicionalni levi klik na opravilo vam medtem ponudi možnosti opomnikov, korake in več možnosti za nastavitev drugega datuma. Po potrebi lahko celo priložite datoteke ali pustite zapiske.

Dodeljeno vam in označeno e-poštno sporočilo v opravilu

Če je vaše majhno podjetje ali šola naročena na Microsoft 365 in uporablja Microsoftov načrtovalec, je ta razdelek opravil za vas. V razdelku »Dodeljeno vam« bodo prikazana opravila, ki vam jih je dodelilo vodstvo prek opravil ali Microsoft Plannerja.

Morda ga boste morali videti tako, da kliknete gumb Ustvari v pojavnem oknu v stranski vrstici, da povežete svoj račun načrtovalca z opravilom. Ko so nastavljena, bodo vsa opravila načrtovalca prikazana v Opravilih. S klikom na ikono si lahko ogledate celo stare. . . in nato izberite Pokaži dokončana opravila. To je izvrstna majhna funkcija, ki vam omogoča dobro povečanje produktivnosti in pogled na vsa opravila, ki jih morate opraviti za ta dan.

Govorili bomo tudi o razdelku označena e-poštna sporočila. Če ste v Ourlooku označili katero koli e-poštno sporočilo, bodo prikazana v tem razdelku Opravila. Od tu lahko z desno tipko miške kliknete opravilo, da ga dodate na seznam »Moj dan«, odstranite pomembnost ali spremenite rok. Če ga medtem kliknete Doube, vam bodo prikazani podatki iz sporočila in vam bo omogočil, da ga odprete v Outlooku. Še enkrat, to je lepa majhna bližnjica, da se izognete klikanju po več stvareh, da bi našli tisto, kar je pomembno.

Drugi vidiki opravila

Dotaknili smo se bistvenih vidikov opravila, vendar lahko uporabite tudi funkcijo seznamov storitve. Ko dodate opravilo v Opravila, lahko zanj ustvarite seznam. Recimo, če je naloga nakupovanje, lahko z desno tipko miške kliknete opravilo in nato ustvarite seznam zanj. Seznam se bo prikazal v stranski vrstici in stvari boste lahko označili, ko jih dokončate. To je res izvrsten način za obvladovanje zapletenih situacij, kot so papirji za ocenjevanje ali celo popis stvari.

Če se vam zdi To Do koristno, nam to sporočite v spodnjih komentarjih. In vas prosimo, da si ogledate naše središče novic , kjer govorimo o drugih aplikacijah in storitvah Microsoft 365.