Kako uporabljati Shifts v Microsoft Teams za upravljanje delovnih ur, urnikov in drugega

Tukaj si oglejte, kako lahko začnete uporabljati Microsoft Teams za upravljanje delovnih ur in urnikov vas in vaših zaposlenih.

Odprite aplikacijo Shifts tako, da jo poiščete v ... Več aplikacij v stranski vrstici Teams.

Preverite, ali vam je vodja dodelil urnik ali izmeno. Če ne, jih prosite, naj ga nastavijo.

Upravitelji lahko nastavijo Shifts tako, da ustvarijo urnik ekipe, ko se prvotno zaženejo Shifts

Vodje lahko kliknejo gumb »dodaj osebe v skupino«, da dodajo izmene in urnike za zaposlene

Upravitelji lahko nato dodajo določen čas. opombe in druge informacije za izmene.

Premike lahko nato delite z ekipo, tako da kliknete gumb Skupna raba z ekipo

Zaposleni lahko nato zahtevajo prosti čas, vstopajo in odhajajo in še več z izmenami

Če ga je vaš skrbnik za IT omogočil , boste morda opazili izkušnjo »Premiki« v Microsoft Teams. To je orodje za upravljanje urnika, ki je namenjeno vodjem in prvim delavcem (ki so tisti ljudje, ki pridejo v stik neposredno s strankami ali širšo javnostjo.) Vključeno je v načrte za Teams brez dodatnih stroškov in nadomešča tudi Microsoftovo staro izkušnjo s središčem za osebje. .

Vendar ne velja samo za delavce prve linije. Z Shifts lahko vodje sestavljajo urnike, zamenjajo izmene, ustvarjajo skupine, postavljajo zahteve za dopust in celo vodijo uro. Funkcija je lahko zelo uporabna za mala podjetja, saj je močno optimizirana za izkušnjo Microsoft Teams. Tukaj je izčrpen pogled na to, kako lahko začnete z njim, da upravljate svoj delovni čas in urnike za vas in vašega zaposlenega.

Odpiranje aplikacije Shifts in začetek upravljanja novih izmen

Če želite začeti, boste morali odpreti aplikacijo Shifts. Vgrajen je v levo stran Teams. Če ga tam ne vidite, boste morali klikniti ... Več aplikacij in ga poiščite na seznamu. Ko ste tam, boste videli seznam izmen, ki so vam dodeljene za trenutni teden. Če ni ničesar, potem morate imeti upravitelja ali skrbnika, da vam dodeli premik ali pa ga prosite, da ga doda prek aplikacije.

Razpravljali bomo o tem, kako lahko to storijo upravitelji ali skrbniki, vendar ne pozabite, da so ti naslednji koraki običajno namenjeni samo upraviteljem ali tistim s pravimi skrbniškimi dovoljenji. Upravitelji lahko ustvarijo urnik v Shifts samo, če so nastavili za lastnika ekipe Office 365 . Vsi ostali bodo še vedno imeli dostop do izmen, vendar bodo imeli le možnosti za ogled lastne izmene za teden ali upravljanje dopusta in drugih zahtev.

Če ste upravitelj in imate ustrezna dovoljenja , boste za nadaljevanje ustvarjanja izmene želeli na seznamu ekip na strani izbrati Ustvari. Ko izberete Ustvari, boste morali izbrati časovni pas za premik. Če slučajno delate globalno, saj smo tukaj v Blog.WebTech360, boste morda želeli izbrati časovni pas, ki ga lahko razumejo vsi. Ko pišemo o Microsoftu, uporabljamo pacifiški časovni pas, v katerem ima sedež podjetje Redmond, Seattle.

Nato boste želeli ekipam dati nekaj časa, da ustvarijo urnik. Ko končate, boste pozvani, da se odpravite na ogled. To vam pokaže, kako lahko dodate člane ekipe, ustvarite premike in še več. Te bomo obravnavali v naslednjih razdelkih.

Kako lahko vodje ustvarijo izmene in urnike

Upravitelji in tisti s pravimi dovoljenji za Office 365 lahko ustvarijo izmene in urnike za zaposlene z Shifti v Microsoft Teams. To lahko storite s klikom na gumb "dodaj osebe v skupino". Ta ikona je prikazana kot slika osebe na skrajni desni strani zaslona. Kogar koli boste lahko dodali v izmeno in urnik, če bo imel veljaven profil v okviru vašega načrta za Office 365.

Ko je nekdo "dodan" v skupino, lahko zanj ustvarite premik. Če želite to narediti, samo dvakrat kliknite na prazno mesto v njihovem urniku za teden. Privzeto bo ta urnik razdeljen na dneve v tednu. Od tam lahko dvokliknete določen dan in izpolnite nekaj podrobnosti o določeni izmeni. To vključuje čas začetka in konca, barvo za določeno temo (ali dejavnost), nekaj opomb o tem, čemu je namenjena premika. Dodate lahko tudi nekaj bolj specifičnih dejavnosti, ki niso zajete, s klikom na gumb Dodaj dejavnost.

Ko končate, lahko premik dodate urniku s klikom na gumb Shrani. Vedno se lahko vrnete in uredite podrobnosti tako, da z desno tipko miške kliknete urnik in izberete Uredi premik. Če ga želite kopirati tudi na drug dan (kar počnemo, ker imamo tukaj v Blog.WebTech360 veliko podobnih zamikov pisanja), lahko z desno tipko miške kliknete, izberete Kopiraj in nato z desno tipko miške kliknete na mesto, kamor želite postaviti shift in izberite Prilepi. 

Če želite malo prilagoditi urnik, lahko vnesete ime ali dodatne podrobnosti v polje nad mesti izmene. V razdelek Dnevnih zapiskov lahko dodate tudi nekaj zapiskov, da si zagotovite nekaj dodatnih informacij.

Ustvarite lahko tudi nekaj odprtih premikov s klikom na območje Odprti premiki. Tako boste lahko ustvarili "brezplačne" izmene, preden jih dodelite drugim članom. Ko ustvarite odprto izmeno, jo boste lahko dodelili članom ekipe. Preprosto kliknite ... pod njim in izberite Dodeli odprt premik. 

Obstajajo tudi dodatni kontrolniki za filtriranje pogleda po članih, za tiskanje trenutnega pogleda ali spreminjanje pogleda glede na premike, razpoložljivost ali skupine. Po potrebi lahko celo spremenite pogled na dan, teden ali mesec.

Delite izmene s svojo ekipo

Ko je izmena ustvarjena, ne postane uradna ali se prikaže v različici Teams vašega zaposlenega, dokler ni v skupni rabi. To lahko storite tako, da kliknete vijolični gumb Deli z ekipo v zgornjem desnem kotu zaslona. To vam bo nato omogočilo dodatne kontrole, kako ga deliti s člani ekipe. Videli boste nekaj možnosti za izbiro dni, ki jih želite deliti s člani ekipe. Izberite obseg, ki ga želite vključiti. Prav tako bodo potrditvena polja za obveščanje celotne ekipe (ki so vsi navedeni na urniku) ali samo ljudi, ki so bili prizadeti (osebe, ki ste jim pravkar dodelili izmene).

Upravljanje ali ustvarjanje prostega časa in druge zahteve

Premik in ustvarjeni urniki bodo uporabniki in zaposleni v storitvi Teams imeli nove možnosti za ogled svojega urnika, ko bodo kliknili razdelek Premiki v Teams. Poleg tega, da si ogledajo svoj urnik, lahko zahtevajo tudi prosti čas in vnesejo druge zahteve. To naredite s klikom na ikono v zgornjem desnem kotu zaslona, ​​ki je v obliki ure z vprašajem.

Uporabniki lahko vložijo zahtevo za prosti čas in nato preverijo njegovo stanje. Po potrebi ga lahko tudi prekličejo. Prav tako lahko zahtevajo zamenjavo svoje izmene ali dajo ponudbo za drugo. Obstaja lep uporabniški vmesnik, ki jim omogoča, da izberejo razlog, za to pustijo opombo, kot je prikazano zgoraj.

Kot upravitelj ali skrbnik boste morali te zahteve odobriti. To lahko storite tako, da kliknete zavihek Zahteve pod Shifts. Videli ga boste pod V teku. Nato ga lahko preverite na desni strani zaslona. Obstajajo možnosti, da ga odobrite ali zavrnete, kot smo zapustili zgoraj. Ko potrdite kot upravitelj, bo uporabnik o tem obveščen.

Nastavitev ure v izmenah

Zadnji vidik Shifts in Teams, ki ga bomo obravnavali, je časovna ura. Ta možnost časovne ure bo vašim zaposlenim omogočila vstop in izhod z uporabo svojih mobilnih naprav. Kot upravitelj lahko nastavite tudi izbirno zaznavanje lokacije. To bo zaznalo, kje so zaposleni, ko pridejo in odidejo. Te nastavitve lahko kadar koli spremenite ali odstranite tako, da kliknete zavihek Nastavitve v Shifts v Teams. Tam boste videli gumb Začni nastavitev, da ga nastavite.

Vaši zaposleni lahko uporabljajo časovno uro v Microsoft Teams na svojih mobilnih napravah iOS ali Android. Ko ga kliknejo, bodo lahko prišli na uro in nato odšli od ure za odmore, tako da bodo znova obiskali aplikacijo Teams. Tudi oni bodo imeli možnost potrditi. Nato ga boste lahko izvozili kot Excelovo preglednico in si ga ogledali ter prenesli poročilo o vhodih in izhodih ure prek istega razdelka časovne ure, ki smo ga omenili zgoraj.

Kako boste uporabljali Shifts?

Kot lahko vidite, je Shifts in Teams precej celovita rešitev. Če nimate dostopa do storitev za obračun plač, kot je ADP, jo lahko uporabite za spremljanje delovnih ur in še veliko več. Prav tako je preprosta za nastavitev in ne traja predolgo, da se navadite. Ali ste ugotovili, da vam je vodnik koristen? Sporočite nam v spodnjih komentarjih in ne pozabite spremljati Blog.WebTech360 ta teden, ko se poglobimo v izkušnjo Shifts.