Kako uporabljati MyAnalytics v storitvi Office 365 za boljše upravljanje svojega časa pri delu na daljavo

Za uporabo Microsoft Analytics:

Zaženite MyAnalytics iz Office.com.

Oglejte si svojo statistiko za Focus, Wellbeing, Network in Collaboration.

Delo od doma je lahko zahtevno, še posebej, če je v bližini celotno gospodinjstvo. Učinkovito upravljanje časa je ključnega pomena, če želite preživeti svoj dan in hkrati ohraniti razumno ravnovesje med poklicnim in zasebnim življenjem.

Microsoftov MyAnalytics je manj znan član družine Office 365. MyAnalytics lahko zagotovi vpoglede, ki vam pomagajo razumeti, kako preživljate svoj čas. Sledi vaši dejavnosti in dejavnosti v drugih aplikacijah Office 365 in nato analizira, kako lahko izboljšate svojo osredotočenost, dobro počutje, mreženje in sodelovanje.

MyAnalytics ni na voljo v vseh načrtih Office 365 in jo lahko onemogoči skrbnik. Če je na voljo, se bo prikazal v zaganjalniku aplikacij na Office.com (morda boste morali najprej klikniti »Vse aplikacije«).

Domača stran MyAnalytics razčleni vašo trenutno statistiko v štirih glavnih razdelkih aplikacije: Fokus, Dobro počutje, Omrežje in Sodelovanje. Če povečate svojo učinkovitost na vseh štirih področjih, lahko povečate svoje možnosti za produktivno delo, hkrati pa se ob koncu dneva še vedno lahko sprostite in sprostite.

Fokus

Razdelek Fokus ocenjuje, koliko časa se osredotočite na dan. Čas osredotočenosti se nanaša na čas brez motenj, v katerem delate poglobljeno in z največjo produktivnostjo.

MyAnalytics prepozna vaša časovna obdobja osredotočenosti tako, da pogleda, koliko časa ste imeli v koledarju, zmanjšana za obdobja »sodelovanja«. Sodelovanje se šteje kot vsak klic, ki ga opravite, e-pošta, ki jo pošljete, ali sestanek, v katerem sodelujete. Dogodki v vašem koledarju brez udeležencev se ne štejejo za sodelovanje.

MyAnalytics prikaže palični graf, ki prikazuje, koliko časa ste bili osredotočeni v zadnjem mesecu. Če zelene palice niso dovolj visoke, morda porabite odvečen čas za ukvarjanje z motnjami. MyAnalytics vam lahko pomaga s samodejnim razporejanjem 1-2-urnega časa osredotočanja na vaš koledar in tako zagotovi, da imate prostor, ki ga potrebujete za opravljanje dela.

Dobro počutje

Dobro počutje upošteva vaše življenje zunaj službe. Obvestila v realnem času so ena od značilnosti digitalne dobe, a so lahko tudi ena največjih groženj prostemu času.

MyAnalytics prikazuje, kako pogosto se odločite za nadure ali odgovorite na službeno e-pošto izven delovnega časa. Če dokončate katero koli "pomembno dejavnost" po službi ali čez vikend, boste izgubili enega od "mirnih dni".

Redno nadurno delo ali preverjanje delovnih opozoril lahko močno prispevata k stresu in izgorelosti. MyAnalytics vam lahko pomaga vizualizirati količino dodatnega časa, ki ga porabite, kar vam lahko da jasnejšo sliko o tem, kako se vzdržuje vaše ravnotežje med poklicnim in zasebnim življenjem.

omrežje

Zaslon Omrežje prikazuje, kako komunicirate z drugimi ljudmi, bodisi znotraj vaše organizacije ali zunaj nje. Vidite lahko svoj odnos do stikov, koliko časa porabite za sodelovanje z njimi in koliko ljudi je aktivnih v vašem omrežju.

To je še posebej uporabno za prodajalce, kjer lahko velikost omrežja neposredno ustreza uspehu prodaje. Širše gledano, vam pomaga prepoznati, s kom govorite, kar je še posebej pomembno, če ste vodja ekipe. Če član ekipe v zadnjem času ni bil aktiven v vašem omrežju, je morda čas, da pošljete prijazno sporočilo in preverite, kako napreduje.

Sodelovanje

Sodelovanje je zadnji del. Omogoča vam, da vidite, koliko časa preživite na sestankih, po telefonu ali odgovarjanju na e-pošto.

MyAnalytics pregleda število klicev, e-pošte in sporočil, pri katerih ste sodelovali v zadnjem mesecu. S temi vpogledi lahko nato ocenite, koliko svojega dneva porabite za sodelovanje z drugimi.

Posledice teh statističnih podatkov bodo verjetno odvisne od vaše vloge v vaši organizaciji. Prodajalec ali izvršni direktor lahko porabi večino svojega časa za sodelovanje z drugimi posamezniki, medtem ko se od pisca, oblikovalca ali razvijalca pričakuje, da porabi več časa za osredotočenost. Vedno se spomnite, da bi lahko »idealne« vrednote za enega posameznika za drugega izgledale radikalno drugačne.

Analizirajte svoje delovne vzorce

Če imate težave z delom na daljavo, začnite z razmišljanjem o tem, kako boste preživeli dan. Nato se prijavite v MyAnalytics in si oglejte njena poročila. Morda boste ugotovili, da nekaj majhnih sprememb, kot je omejevanje časa, ki ga porabite za e-pošto, vpliva na povečanje količine dela, ki ga opravite.

Razdelki MyAnalytics so sami po sebi povezani in pomembno je najti ravnovesje med njimi. Če želite povečati statistiko Focusa, boste verjetno potrebovali zmanjšanje sodelovanja; vendar je nerealno, da bi v celoti izključili sodelovanje.

Namesto tega poskusite – s pomočjo MyAnalytics – razmisliti, koliko časa potrebujete za sodelovanje. Enostavna rešitev je lahko dodelitev nekaj »robnih ur« (na primer pred ali po kosilu) za odgovarjanje na e-poštna sporočila, kar vam daje več časa, da zjutraj ali popoldne preprečite produktivnost.