Inbox Zero: vse, kar morate vedeti

E-poštni predal – kaj vam najprej pride na misel, ko slišite ta izraz? No, nekateri izmed vas so si zagotovo začeli predstavljati preplavljeno mapo »Prejeto« z več tisoč promocijskimi e-poštnimi sporočili, ki lebdijo nad zaslonom, kajne? Torej, kdaj ste se nazadnje potrudili očistiti nabiralnik? Tone e-poštnih sporočil še leta in leta ležijo v našem nabiralniku in na žalost ne storimo ničesar glede tega.

Ko govorimo o upravljanju e-pošte, je Inbox Zero nov pristop, katerega cilj je, da vaš nabiralnik ostane prazen. In s prazno ne pomeni, da ima popolnoma nič e-poštnih sporočil. Pravzaprav je Inbox Zero bolj stroga strategija, ki učinkovito upravlja vaš e-poštni predal za izboljšanje in povečanje vaše produktivnosti. Sliši se zanimivo, kajne? Se sprašujete, kaj je Inbox Zero in kako ga lahko dosežete? Ne skrbi! Prišli ste na pravo mesto. V tej objavi bomo govorili o Inbox Zero in vsem ostalem, kar se vrti okoli tega izraza.

Vir slike: Help Scout

Začnimo.

Kaj je Inbox Zero?

Koncept Inbox Zero je leta 2006 predstavil priznani strokovnjak za produktivnost, znan kot Merlin Mann. Ko gre za razumevanje pristopa do Inbox Zero, je treba najprej razumeti, da se z Zero v izrazu »Inbox Zero« ne nanaša na prazen nabiralnik.

Ker je e-pošta sčasoma postala eden najmočnejših načinov komunikacije, je to edini zaupanja vreden in zanesljiv vir, kako kdo poskuša vzpostaviti stik z vami. Naj gre za vaše službene stranke ali promocijske tržnike, skoraj vsi okoli vas s svojimi sporočili ciljajo na vaš e-poštni nabiralnik. Predstavljajte si, kako grozno je, ko po počitnicah odpremo naš e-poštni predal? Tone neprebranih neprestanih e-poštnih sporočil se polnijo v naši mapi »Prejeto«, ki strmijo skozi nas in čakajo, da odgovorimo. In sčasoma se število e-poštnih sporočil, ki jih prejmemo, samo povečuje, zaradi česar je naš e-poštni predal še bolj nered.

Vir slike: Kinkread Tech

Torej, kaj pravzaprav je Inbox Zero? Če poskušamo razumeti preprosto, je Inbox Zero strategija upravljanja e-pošte, katere cilj je organizirati naš nabiralnik. Končni cilj Inbox Zero je, da imate v svoji mapi »Prejeto« nič neprebranih e-poštnih sporočil in so na vsa e-poštna sporočila ustrezno odgovorna, prebrana, označena ali pa je treba učinkovito ukrepati, kar je potrebno.

Poglej tudi:-

Kako upravljati datoteko PST v Microsoft Outlooku Microsoft Outlook je zelo dober medij za sinhronizacijo vseh vaših e-poštnih računov na enem mestu. Shranjuje vse podatke...

Kako lahko Inbox Zero izboljša našo produktivnost?

Predstavljajte si, da imate na delovnem mestu naporen dan, ko morate čez dan opraviti na tone čakajočih nalog. In potem takoj, ko se prijavite v svoj e-poštni račun, vidite kup e-poštnih sporočil, ki čakajo na vaš odgovor. Zagotovo ne želite češnje na vrhu, kajne? Tudi ko boste poskušali opraviti druge delovne naloge, vas bodo ta neprebrana e-poštna sporočila še naprej motila v zatilju.

Upoštevanje pristopa Inbox Zero je prava stvar, ko gre za povečanje vaše produktivnosti. Če ne želite, da vaša produktivnost trpi, bi morali sprejeti strategijo Inbox Zero. Vzemite si malo časa iz svojega natrpanega urnika in izvedite potrebno dejanje, da se znebite vseh teh neprebranih e-poštnih sporočil iz mape »Prejeto«. Tukaj je nekaj glavnih e-poštnih dejanj, ki jih lahko izvedete za doseganje strategije Inbox Zero.

Strategije nič v mapi »Prejeto«.

Vir slike: Tech Soup Canada

• Izbriši: Ali je e-pošta pomembna za vas? Niti Zilch! Kaj potem čakaš? Tapnite gumb za brisanje in to e-pošto takoj pošljite v koš.
• Delegat: Ali ima ta e-poštni naslov kaj opraviti z vami? Če da, potem odgovori. In če zahteva pozornost nekoga drugega, e-pošto takoj prenesite tako, da jo naslovite na zadevno osebo.
• Arhiv: Obstaja nekaj e-poštnih sporočil, ki ne zahtevajo vaše takojšnje pozornosti, vendar vsebujejo pomembno sporočilo. Za obravnavo takšnih e-poštnih sporočil je najboljše dejanje »Arhiviranje«, da boste lahko v prihodnosti dostopali do njih, kadar koli želite.
• Odgovor: Tudi če vam primanjkuje časa in če e-poštno sporočilo zahteva vašo nujno pozornost, ne odlašajte z odgovorom nanj. Za pripravo odgovora skoraj ne potrebujete dve minuti časa, kajne? Zakaj bi torej čakali cel dan in trpeli zaradi svoje produktivnosti? Naredite to takoj!

Zaključek

Ne glede na to, katero zgoraj omenjeno strategijo Inbox-Zero boste uporabili, vam bo zagotovo omogočila mir. Obravnavanje neprebranih e-poštnih sporočil bo prav tako povečalo vašo produktivnost, saj boste čez dan imeli eno skrb manj. Upamo, da je ta objava razčistila vse vaše dvome o tem, kaj je Inbox Zero in kako ga lahko dosežete za upravljanje vašega e-poštnega predala. Torej, kaj menite o tej strategiji upravljanja e-pošte? Svoje vpoglede in povratne informacije lahko delite v spodnjem polju za komentarje.