Kako samodejno izbrisati stara e-poštna sporočila v Gmailu

E-pošto je lahko težko upravljati. V delovnem okolju je nujno, da imate urejeno mapo »Prejeto«, da ohranite učinkovitost. Natrpana mapa »Prejeto« se lahko izkaže za veliko težavo, še posebej, če se morate pomikati po gorah starejših e-poštnih sporočil, ki jih morda ne potrebujete več. Včasih so ta starejša e-poštna sporočila morda služila namenu, vendar so se od takrat spremenila v dodatne ovire pri iskanju določenega e-poštnega sporočila. Predal »Prejeto«, napolnjen z neželeno pošto, vam lahko resnično zmanjša sposobnost upravljanja e-poštne knjižnice, in čeprav obstaja veliko načinov, da preprečite, da bi vaša e-pošta prišla na dodatne sezname neželene e-pošte – priporočamo, da e -pošto pošljete anonimno – morate še vedno počistiti stara vsiljena pošta, ki se je sploh znašla v vaši mapi »Prejeto«.

Da bi se izognili porabi časa, vam ne priporočam ročnega brisanja vseh vaših starejših e-poštnih sporočil. Namesto tega se boste lahko s pomočjo filtrov teh e-poštnih sporočil veliko hitreje znebili. Z ustvarjanjem filtra lahko izbrišete stara sporočila glede na določen časovni okvir. Edina težava, ki jo vidim pri uporabi filtrov, je ta, da veljajo samo za na novo prejeta sporočila. V prihodnosti lahko uporabite filtre, da zagotovite, da do kopičenja ne bo prišlo drugič, kaj pa tista e-poštna sporočila, ki zdaj polnijo vaš nabiralnik?

Samodejno brisanje starih e-poštnih sporočil v Gmailu

Obstaja nekaj stvari, v katere se morate poglobiti, ko se želite znebiti tistih starejših, nepotrebnih več e-poštnih sporočil, ki pestijo vaš nabiralnik v Gmailu. Preučil bom, kako nastaviti vaše filtre, jih uporabiti za prihodnjo uporabo in se znebiti vseh trenutnih starih e-poštnih sporočil z dodatkom za Gmail, Email Studio .

Nastavitev filtrov

Najprej nastavimo vaše filtre .

Začeti:

1. Prijavite se v svoj račun Gmail z zahtevanimi poverilnicami.
2. Poiščite ikono zobnika . To je meni z nastavitvami Gmaila in ga najdete v zgornjem desnem kotu okna. Kliknite to ikono in nato v spustnem meniju izberite Nastavitve .
3. Kliknite zavihek Filtri in nato kliknite Ustvari nov filter .
4. V vnosno polje Vsebuje besede vnesite naslednje – older_than:x, kjer je »x« časovni okvir sporočil, ki jih želite izbrisati. To bo številka, ki ji bo sledila črka. Črke, ki sledijo, se nanašajo na časovni okvir. Za dneve boste morali uporabiti »d«, za tedne »w« in za mesece »m«. Primer bi bil older_than:3d, če bi želeli izbrisati e-pošto, ki je starejša od treh dni.
5. Nato kliknite gumb Ustvari filter s tem iskanjem .
6. Izpolnite polja z oznako Izbriši in Uporabi filter tudi za s kljukico, tako da ju kliknete.
7. Nazadnje kliknite Ustvari filter , da se vsa vaša starejša e-poštna sporočila glede na datum, ki ste ga pravkar nastavili, premaknejo iz mape »Prejeto« v mapo smetnjakov.

Ko so sporočila v Gmailu izbrisana, ne izginejo takoj. Namesto tega jih lahko najdete v mapi Smetnjak. To pomeni, da bodo ta e-poštna sporočila še vedno vštevala v vašo skupno podatkovno zmogljivost. Če se jih želite v celoti znebiti, lahko počakate, da jih Gmail samodejno izbriše po 30 dneh, ali pa jih vse izbrišete sami. Za izvedbo slednjega kliknite mapo Koš in nato kliknite povezavo Izprazni koš zdaj .

Filter za prihodnji izbris (ponovna uporaba)

Naslov tega članka se ukvarja s samodejnim brisanjem. Na žalost filtrov ni mogoče samodejno sprožiti. Morali se boste vrniti nazaj in znova uporabiti filter za trenutno mapo »Prejeto«.

Za ponovno uporabo filtra:

1. Vrnite se v nastavitve tako, da kliknete ikono zobnika v zgornjem desnem kotu Gmailovega okna in v spustnem meniju izberete Nastavitve .
2. Kliknite zavihek Filtri .
3. Ker ste filter že ustvarili, lahko zdaj kliknete Uredi , ki se nahaja poleg tega filtra. Če ste predhodno ustvarili več filtrov, lahko enostavno najdete tistega, ki ga želite, saj bodo prikazana merila za vsak filter.
4. Kliknite Nadaljuj v razdelku, ki se prikaže z vašimi iskalnimi kriteriji. To bo zaslon, podoben tistemu, ki se je prikazal, ko ste nastavili prvotni filter.
5. Še enkrat potrdite polje zraven Uporabi filter tudi za .
6. Tokrat za aktiviranje filtra kliknite Posodobi filter . Vsa vaša starejša e-poštna sporočila, nastavljena na določen časovni okvir, bodo zdaj premaknjena v mapo Smetnjak .

E-poštni studio

Email Studio ima čudovito funkcijo, ki bo samodejno izbrisala vsa vaša starejša e-poštna sporočila od določenega pošiljatelja ali tista, ki so v določeni mapi. Vgrajena funkcija samodejnega čiščenja bo pomagala ohraniti vaš nabiralnik Gmail veliko bolj organiziran, kar bo pripomoglo k učinkovitejšemu delovnemu okolju.

Z aplikacijo Email Studio lahko arhivirate in uporabite »Označi kot prebrano« za vsa e-poštna sporočila, ki so trenutno v vaši mapi »Prejeto« in so tam že več kot tri mesece. Omogoča vam tudi, da po dveh dneh samodejno trajno odstranite vsa e-poštna sporočila iz map Smetnjak in Neželena pošta . Kot dodaten dodaten bonus samodejno čiščenje vključuje funkcijo odjave po e-pošti, ki vam lahko pomaga enostavno odstraniti svoj e-poštni naslov s katerega koli od teh nadležnih poštnih seznamov za glasila. Poleg tega je dodatek sposoben še veliko več, vendar menim, da že omenjeni poudarjajo točno tisto, kar potrebujemo za ta članek.

Osnovni paket je brezplačen za uporabo, a da kar najbolje izkoristite izdelek, je na voljo premium različica po letni ceni 29 USD. Nadgradnja vam bo omogočila ustvarjanje več nizov pravil za čiščenje in vključuje razporejevalnik e-pošte, posredovalnik in samodejni odzivnik.

Nastavite in omogočite samodejno čiščenje v Gmailu

Očitno je, da boste najprej morali prenesti in namestiti dodatek Email Studio . Ko bo to doseženo, boste lahko videli ikono Email Studio na desni stranski vrstici, ko odprete katero koli od svojih e-poštnih sporočil v Gmailu.

Če ga želite uporabiti:

1. Odprite dodatek Email Studio in se prijavite s svojim Gmail računom.
2. Videli boste seznam možnosti. Med temi možnostmi izberite orodje za čiščenje e-pošte .
3. Nato kliknite Dodaj novo pravilo , da nastavite pravilo (podobno kot ste naredili s filtri ).
4. Nastavitev pravila je sestavljena iz dveh delov – podati boste morali pogoj in nato dejanje. Pomislite na "vzrok in posledico". Dejanje se bo sprožilo, ko bo podani pogoj izpolnjen.
5. Če želite nastaviti pogoj, boste lahko uporabili parametre naprednega iskanja v Gmailu, kot je newer_than ali has:attachment ali larger_than . Uporabite jih, da boste lažje našli natančno ujemanje z e-poštnimi sporočili Gmail, ki jih želite arhivirati , poslati v smetnjak ali prestaviti v drugo mapo.
6. Ko je pravilo ustvarjeno, kliknite gumb Shrani . Email Studio bo zdaj deloval v ozadju in bo vsako uro izvajal preverjanje in izvajal določeno dejanje, ko bo e-poštno sporočilo izpolnjevalo pogoje, povezane z njim. Ročno vam ne bo treba narediti ničesar.