Har du noen gang gått glipp av en viktig e-post fordi innboksen din var full av tidligere ubesvarte meldinger? De fleste har opplevd dette og nesten alle kjenner til distraksjonen til femti uleste e-poster som krever oppmerksomheten din så snart du åpner innboksen din om morgenen.
Ifølge studier bruker arbeidere så mye som 28 prosent av uken på å lese og svare på e-post. Det er mer enn en fjerdedel av hele tiden din på jobb. Hvor mye mer kunne du oppnå hvis du ikke måtte håndtere en konstant byrde av e-poster?
Hva er Inbox Zero?
Inbox Zero er et konsept utviklet av Merlin Mann, en ekspert på produktivitet. Selv om de fleste tolker "null" i navnet for å referere til antall e-poster en person har, refererte det opprinnelig til hvor mye tid folk bruker på å tenke på e-post. Hvis du har null e-poster, bruker du nesten null tid på å tenke på dem.
Denne artikkelen vil lede deg gjennom hvordan du holder antallet uleste e-poster i innboksen din på et absolutt minimum ved å bruke verktøy som er tilgjengelige for deg i Gmail, samt praksis du kan bruke på arbeidsdagen din som vil hjelpe deg å temme svermen av e-poster du mottar Gjennom dagen.
Grunnleggende om e-postbehandling
Det første trinnet for å forbedre e-postproduktiviteten er å lukke innboksen. Det kan høres motintuitivt ut, men det er bedre å gi deg selv faste perioder for å lese og svare på e-poster enn å adressere dem når de kommer. Forskning har vist at tidsfrister, selvpålagte eller ikke, forbedrer effektiviteten og reduserer tidsbruken på et prosjekt.
Sett av fem minutter ved starten av hver time, eller kanskje tjue minutter på begynnelsen og slutten av dagen, til å svare på e-poster . Slett alle e-poster som åpenbart er spam . Hvis en e-post krever to minutter eller mindre å svare på, svarer du først.
Hvis en e-post vil kreve mer tid å svare, flytter du den til en spesielt utpekt mappe.
Bruke Gmail for å nå innboks null
Gmail er den mest brukte e-postklienten i verden, men folk flest skjønner ikke hvor allsidig plattformen faktisk er. Gmail er stappfullt av verktøy og tilpassbare alternativer som gir deg en enorm mengde kontroll over utseendet. Inbox Zero blir mye mer oppnåelig når du drar nytte av disse verktøyene.
Bruk spesielle stjerner
Alle vet om muligheten til å "stjerne" en e-post ved å klikke på stjerneikonet - men visste du at det er 12 forskjellige stjerner som kan brukes? Klikk på Innstillinger > Se alle innstillinger > Generelt og bla til du ser Stjerner - underdelen.
Det er forskjellige farger på stjerner, men det er også ikoner som et utropstegn, en pil foroverspoling, et hakemerke, et spørsmålstegn og en liten bokstav i. Som standard er bare hovedstjernen aktiv, men du kan klikke og dra hvilke som helst av ikonene til delen I bruk for å aktivere dem.
Bare ett enkelt symbol vises i Gmail. Klikk på den flere ganger for å bla gjennom alle de forskjellige stjernene du har valgt. Velg minst fire symboler: standardstjernen, rød stjerne, liten i og grønn hake.
Sett opp flere innbokser og filtre
Du er kanskje allerede kjent med flere av fanene som er tilgjengelige for deg i Gmail: Kampanjer, Personlig, Sosial osv. Naviger til Innstillinger > Innboks og ved siden av Innbokstype, klikk på rullegardinboksen og velg Flere innbokser.
En ny seksjon vises kalt Flere innboksseksjoner. Du kan navngi opptil fem egendefinerte seksjoner for å se sammen med hovedinnboksen din, selv om to er fylt ut som standard. Den ene delen er for stjernemerkede e-poster, mens den andre er for utkast. Disse seksjonene er utpekt av deres søk, så du må lære hva hver av de spesielle stjernene kalles for å sette til side seksjoner til dem.
Dette er navnene på hver stjerne:
Søkefeltet gjenkjenner forskjellige operatorer, så du kan bruke OR/AND-kommandoer for å inkludere flere stjerner i samme seksjon. Ved siden av søkefeltet er feltet Seksjonsnavn . Skriv inn det spesifikke navnet du vil at feltet skal kalles her.
For å oppnå Inbox Zero, er det best å sette opp noen spesifikke seksjoner:
Du kan velge å sette opp en femte seksjon etter dine behov, men disse fire vil håndtere de mest grunnleggende oppgavene.
Nå innboks null
Nå som du har endret Gmail-innstillingene dine, er det på tide å sette alt ut i livet. Sett først filtrene dine. Skriv inn følgende:
| Søkeord | Seksjonsnavn |
| har: gul-stjerne | Trenger handling/svar |
| har: rød-stjerne | Trenger snarest svar |
| har: blå-info | Venter på svar |
| har: green-check | Delegert |
Når du mottar en e-post, er det første du bør gjøre å bestemme om den krever svar eller om du skal slette den. Hvis e-posten er spam eller bare ikke garanterer et svar, slett den umiddelbart eller arkiver den.
Hvis e-posten krever svar og vil ta mindre enn to minutter, svarer du på den. Hvis du trenger mer enn to minutter, klikker du på stjerneikonet én gang. Hvis e-posten haster og skulle være den neste du svarer på, klikker du to ganger på ikonet for å merke den med en rød stjerne.
Når du har svart på en e - post, hvis du venter på et svar, klikker du på stjerneikonet tre ganger for å angi det som "Venter på svar." Hvis du mottar en e-post som er bedre håndtert av noen andre, videresender du den til den aktuelle personen og klikker på stjerneikonet fire ganger for å merke den som «Delegert».
Velg når du vil svare på e-posten din og fokuser på å jobbe kun innenfor disse tidene. Ved å gi deg selv tidsfrister og angi perioder for å håndtere e-post, reduserer du tiden du bruker i innboksen slik at du kan fokusere på viktigere oppgaver. Hvis du velger å håndtere det på begynnelsen av timen, fokuser på å svare på eventuelle presserende e-poster først, og håndter deretter resten derfra.
Ved å bruke disse metodene i praksis, kan du snart oppnå total kontroll over innboksen din. Hvis det allerede er et rot, sett av en halvtime om dagen til å sortere gjennom e-postene du allerede har og finne ut om de er viktige eller ikke. Svar på de som trenger det, slett de som ikke trenger det.
Det kan ta litt tid, men filtre , utpekte innbokser og andre verktøy vil hjelpe deg å nå Inbox Zero – og du vil finne hvilke teknikker som best hjelper deg å holde deg der.
Google Disk kan være din gratis visittkortprodusent når du også vil ha det. Det vil ikke overvelde deg som andre designverktøy gjør som Adobe InDesign eller Illustrator, og resultatene kan bli like gode.
Har du noen gang lurt på hvordan installasjonen av Google Chrome alltid ser ut til å holde seg oppdatert og oppdatert på egen hånd. Dette oppnås gjennom Google Chromes egne innebygde prosesser som når ut til Googles servere og sørger for at nettleseren din er lappet og trygg.
Når du søker etter noe på internett, er Google Søk vanligvis det første alternativet du velger. Men hvis det er et spesifikt sted du en gang så opp veibeskrivelsene for, kan Google Maps-søkeloggen din hjelpe.
Jeg pleide å bruke Google-verktøylinjen med Firefox og Internet Explorer fordi den hadde noen nyttige funksjoner som jeg brukte regelmessig, og den holdt meg koblet til Google-kontoen min. Det var imidlertid for et tiår siden.
Hvis du bruker vanlige e-postklienter i et bedriftsmiljø som Outlook, er du sannsynligvis vant til å angi fraværssvar. Visste du at du også kan konfigurere fraværssvar i Gmail.
Du må kanskje få tilgang til flere nettsteder for arbeid, skole eller forskning. Før du vet ordet av det har du så mange åpne faner at du ikke finner den du vil ha når du trenger den.
Søylediagrammer kan være svært nyttige når det gjelder å visualisere data. De kan vise ett sett med data eller sammenligne flere datasett.
Det er et område på Google Min aktivitet-siden din som er spesielt nyttig; posisjonsloggen din. Det er nyttig fordi, hvis det er aktivert, holder det styr på alle steder du har besøkt helt siden du først begynte å bruke Google-kontoen din med en mobiltelefon.
Google Photos er et godt skylagringsalternativ for bildene dine, selv om dagene med ubegrenset lagring er over. De 15 GB med gratis nettlagring du får med en Google-konto deles nå mellom flere apper som Gmail og Google Disk.
Hvis du er en Chrome-bruker, noe du burde være, har du sannsynligvis lagt merke til at Flash er blokkert som standard i nettleseren. Google liker ikke Flash på grunn av de store sikkerhetsmanglene som ligger i Flash og gjør derfor alt i sin makt for å tvinge deg til ikke å bruke Flash.
Google Voice er en veldig nyttig (og gratis) Google-tjeneste som lar deg ringe og motta telefonsamtaler uten å ha en fasttelefon eller en mobiltelefon. En av de mer nyttige funksjonene i Google Voice er talepostfunksjonen.
Når du bruker YouTube ofte, kan mengden av anbefalinger og varsler du mottar bli overveldende, spesielt hvis du abonnerer på mange kanaler som ofte laster opp nye videoer. Som standard, når du abonnerer på en ny kanal, begynner du å få personlige varsler.
Kontorarbeidere, lider ikke lenger --- du trenger ikke tilbringe timer av tiden din i et tett møterom. Med konferansesamtaletjenester som Zoom og Skype lett tilgjengelig på mobil- og skrivebordsplattformer, er det nå enklere enn noen gang å sette opp en videosamtale for jobb eller fornøyelse, enten det er en samtale med venner eller et møte med sjefen din.
Google-kontoer er en del av ditt personlige og profesjonelle liv, spesielt med enkel pålogging (SSO) som hjelper deg med å logge på nesten hvilken som helst plattform eller app med ett klikk. Noen ganger kan det hende du må gi en venn eller et familiemedlem tilgang til datamaskinen din.
Arkivering av e-poster i Gmail gir deg muligheten til å organisere innboksen din uten å slette gamle e-posttråder. Hvis noen fornyer en gammel tråd ved å sende en ny e-post, vil den dukke opp igjen i innboksen din.
Alle som bruker Google Kalender på en datamaskin bør lære i det minste noen av de praktiske Google Kalender-snarveiene. Vi går gjennom snarveier som lar deg se, navigere og jobbe mer effektivt med kalenderen din.
Ved å bruke en tabell i Google Dokumenter kan du strukturere dokumentdetaljer for å gi leserne en enklere måte å få tilgang til og forstå informasjonen du presenterer på. I stedet for å formatere lister eller avsnitt, kan du legge inn dataene dine i et rutenettformat for et ryddig og rent utseende.
Selv om Google Docs egentlig ikke er laget for tegning, finnes det alternativer for brukere som ønsker å legge til former i dokumentene sine. De fleste brukere vil bruke Google Tegninger i et Google Docs-dokument for å gjøre dette, men du kan også sette inn bilder, bruke grunnleggende tabeller og bruke spesialtegn for å legge til former i teksten.
Google bruker flere teknikker for å forhindre at unødvendig trafikk misbruker søkemotoren. En teknikk som kan forårsake problemer er Googles «uvanlig trafikk»-melding som du kan se, for eksempel hvis du har utført for mange søk på kort tid.
Gmail er en pålitelig e-postleverandør 99 % av tiden, men det er ikke uten problemer. Et av de største problemene du vil støte på med Gmail er ikke å motta nye e-poster.
Se vår Google Play Kjøpshistorikk ved å følge disse nybegynnervennlige trinnene for å holde apputgiftene dine under kontroll.
Ha det moro i Zoom-møtene dine med noen morsomme filtre du kan prøve. Legg til en glorie eller se ut som en enhjørning i Zoom-møtene dine med disse morsomme filtrene.
Lær hvordan du fremhever tekst med farge i Google Slides-appen med denne trinn-for-trinn-veiledningen for mobil og datamaskin.
Samsung Galaxy Z Fold 5, med sitt innovative foldbare design og banebrytende teknologi, tilbyr ulike måter å koble til en PC. Enten du ønsker
Du har kanskje ikke alltid tenkt over det, men en av de mest utbredte funksjonene på en smarttelefon er muligheten til å ta et skjermbilde. Over tid har metode for å ta skjermbilder utviklet seg av ulike grunner, enten ved tillegg eller fjerning av fysiske knapper eller innføring av nye programvarefunksjoner.
Se hvor enkelt det er å legge til en ny WhatsApp-kontakt ved hjelp av din tilpassede QR-kode for å spare tid og lagre kontakter som en proff.
Lær å forkorte tiden du bruker på PowerPoint-filer ved å lære disse viktige hurtigtastene for PowerPoint.
Bruk Gmail som en sikkerhetskopi for personlig eller profesjonell Outlook-e-post? Lær hvordan du eksporterer kontakter fra Outlook til Gmail for å sikkerhetskopiere kontakter.
Denne guiden viser deg hvordan du sletter bilder og videoer fra Facebook ved hjelp av PC, Android eller iOS-enhet.
For å slutte å se innlegg fra Facebook-grupper, gå til den gruppens side, og klikk på Flere alternativer. Velg deretter Følg ikke lenger gruppe.
