Slik ser du hvem som har sett på Google-dokumentet ditt

Google Dokumenter er et utmerket verktøy for samarbeid ettersom det lar flere personer redigere og jobbe med et enkelt dokument samtidig uten å miste oversikten over endringer gjort av forskjellige teammedlemmer. Tross alt kan det være nyttig å vite hvem som har sett hvilket dokument og når hvis du eller organisasjonen din bruker Google Dokumenter. Fra å sikre at alle leser et utkast, ser vilkårene og betingelsene, det siste bidraget ditt, retningslinjer og prosedyrer, eller et annet viktig dokument, er det viktig å kunne se hvem som gjorde hva og når.

Merk: Google Activity Dashboard er bare tilgjengelig for Google Workspace-kontoer eller personer med tilgang til en fil i kontoen. Det er ikke et alternativ for personlige kontoer.

Inntil nylig kunne du ikke se hvem som så på Google-dokumentene dine. Du kunne se hvem som redigerte den, men ikke hvem som nettopp leste den. Hvis de ikke lagret, redigerte eller la igjen en kommentar, ante du ikke om en bestemt person leste dokumentets siste versjon. Siden du kan dele Google Dokumenter med skrivebeskyttede tillatelser, kan du dele dokumentet med noen personer med den hensikt at de skal gjennomgå det, men ikke gjøre noen endringer.

Gjeldende versjoner av Google Dokumenter lar deg konfigurere innstillinger for å se hvem som har sett Google Dokumenter. La oss ta en titt på hvordan du kan gjøre dette selv.

G Suite Activity Monitor

G Suite brukes vanligvis av organisasjoner der samarbeid er avgjørende. Hvis du bruker G Suite til å samarbeide med andre regelmessig, kan du bruke Activity Monitor for å se visningsloggen til en hvilken som helst Google Docs-fil.

Følg disse trinnene for å gjøre det:

1. Åpne en Google Sheet-fil
   
2. Klikk på pilikonet for oppovergående trend øverst til høyre, eller gå til rullegardinmenyen Verktøy .
   
3. Åpne aktivitetsoversikten .
   
4. Klikk på Alle seere for organisasjonsfanen.
   

Denne prosessen vil gjøre deg i stand til å spore alle visninger i dokumentet, inkludert dato og klokkeslett for den siste av hvert teammedlem.

Hvis du ikke ser Aktivitetsovervåking-alternativet i Google-dokumentet ditt, er du sannsynligvis logget på et personlig Google-dokument i stedet for en G Suite-versjon.

Seer- og kommentartrender

I tillegg til å se hvem som har sett på Google-dokumentene dine, lar Activity Monitor deg også se trender når folk har sett på eller kommentert dokumentet ditt.

Seertrend: Dette viser deg et stolpediagram over antall unike seere over et spesifisert tidsrom, fra syv dager til hele tiden.

Kommentartrend: Dette viser deg stolpediagram over kommentartrenden fra syv dager til hele tiden.

Slå av Vis logg i Google Dokumenter

Hvis du, uansett grunn, ønsker å slå av et dokuments visningslogg, kan du også gjøre det ved å følge disse raske trinnene:

1. Åpne Google Sheet.
   
2. Klikk på pilen oppover til høyre i dokumentet ditt, eller gå til Verktøy fra rullegardinmenyen.
   
3. Åpne  aktivitetsoversikten .
   
4. Velg Personverninnstillinger .
   
5. Under Dokumentinnstilling slår du av Vis min visningslogg for dette dokumentet .
   

Dette alternativet er også tilgjengelig i den personlige eller gratis Google Docs-versjonen. Du kan slå av visningsloggen din hvis du jobber med et dokument, men ikke vil at samarbeidspartnerne dine skal vite det før du er klar til å dele de siste revisjonene dine.

1. Start med å åpne Google Regneark og klikk på Innstillinger .
2. Innstillinger - menyen lar deg slå av visningsloggen med innstillingene for aktivitetsdashbordet. Klikk OK for å lagre endringer når du har slått denne til Av-posisjon.

Slik ser du hvem som har gjort endringer i Google-dokumentet ditt

Versjonskontroll er viktig, først og fremst hvis du jobber i en regulert bransje. Versjonskontroll er noe Google Docs har gjort bra en stund. Dokumenter viser hvem som har redigert et dokument, lagret det eller delt det. Dette fungerer ikke bare med G Suite, men med personlige Google-dokumenter.

Hvis du er interessert i versjonskontroll eller vil forsikre deg om at ingen har gjort endringer de ikke burde gjøre uten å låse filen, kan du finne ut av dette ved å følge disse trinnene:

1. Åpne et Google-ark du vil spore.
   
2. Velg Fil og versjonshistorikk .
   
3. Velg Se versjonshistorikk .
   
4. Et vindu skal vises til høyre på skjermen, som viser hver lagring og redigering for det aktuelle dokumentet.
   

Innenfor dette vinduet bør du også ha muligheten til å se den forrige versjonen av dokumentet før redigeringene ble gjort.

Dette er viktig for versjonskontroll siden du har et revisjonsspor av hvilke endringer som ble gjort, når de ble gjort og av hvem. Det er også nyttig hvis du har gjort endringer, sovet på det, ombestemt deg eller ønsker å rulle dem tilbake.

Slik ser du hvem som har delt Google-dokumentet ditt

Du kan også se hvem som har delt Google-dokumentet ditt og når. I tillegg gir delingsinnstillingene deg bedre kontroll over dokumenttilgang.

1. Gå til drive.google.com .
   
2. Klikk på Min stasjon til venstre.
   
3. Klikk på den lille i- knappen i øvre høyre hjørne.
   
4. Klikk nå på Aktivitet .
   
5. Klikk på hver fil eller mappe individuelt eller se gjennom alt ved hjelp av rullefeltet. Dette vil vise deg hvem som har delt dokumentet ditt.
   

Du kan også sjekke fra dokumentet ved å velge Del. Navnene på enkelte personer vil vises i popup-vinduet. Hvis du har delt filen med flere brukere enn oppført, klikk på et navn, og listen over alle personer vises.

Siste tanker

Din mulighet til å finne ut hvem som har sett, delt og redigert dokumentene dine er begrenset hvis du ikke har tilgang til en G Suite-konto. men det er fortsatt måter å få litt grunnleggende informasjon på.

Ved å følge trinnene i denne veiledningen kan du raskt og enkelt se hvem som har sett, redigert eller endret Google Dokumenter-dokumentet ditt på noen måte. Har du spørsmål, erfaring eller tips om å se aktivitet på Google Dokumenter? Legg igjen en kommentar i seksjonen nedenfor.