Hvordan lage en gruppekalender i Zoho

Å administrere teamets tidsplan har aldri vært viktigere i en verden av virksomhet og digitalisering i rask endring. Zoho Calendar er det perfekte verktøyet for å lage gruppekalendere og arrangere arrangementer. Zoho lar brukerne tildele avtaler og dele gruppekalenderen med andre fra en sentral hub.

Denne artikkelen vil forklare hvordan du oppretter en gruppekalender i Zoho og utforsker andre funksjoner til din disposisjon.

Opprette en Zoho-gruppekalender

Å sette opp en gruppekalender i Zoho tar et par trinn som kan virke litt skremmende. Trinnene tjener imidlertid til å lage en kalender som kan imøtekomme ethvert team, uavhengig av strukturen eller arbeidets natur. Her er hva du må gjøre:

1. Logg inn på Zoho-kontoen din. Zoho tilbyr pålogging via e-post, ulike sosiale medieplattformer, eller med en QR-kode og en mobilapp.
   
2. Gå til "Innstillinger", deretter "Grupper" og "Personlige grupper" for å lage en gruppe. Gruppen vil da vises her.
   
3. Logg inn på Zoho Kalender.
   
4. Klikk på +-tegnet ved siden av «Gruppekalendere».
   
5. Skriv inn et navn du vil at gruppekalenderen skal ha.
   
6. Velg en fin, passende farge på kalenderen og teksten fra paletten. Du kan også velge en egendefinert farge med fargevelger-lysbildet hvis standardfargene ikke passer deg.
   
7. Skriv inn navnene eller e-postadressene deres for å legge til medlemmer i gruppekalenderen.
   
8. Du kan også legge til en kort beskrivelse til kalenderen ved å endre "Beskrivelse"-feltet for å forklare formålet med kalenderen bedre.
   
9. Klikk "Lagre" for å opprette gruppekalenderen.
   

Hvert medlem må abonnere på gruppekalenderen individuelt. Du kan ikke automatisk abonnere på teammedlemmene dine uten at de gjør noe akkurat nå.

Redigere en gruppekalender

Med gruppekalenderen satt opp og klar, la oss utforske noen av funksjonene og funksjonene til Zoho-kalenderen. Rediger en gruppekalender for å passe teamets mål mer presist når behovet dukker opp, spesielt hvis teammedlemmene gir tilbakemelding på kalenderen.

Du kan endre nesten hva som helst om en gruppekalender med alternativet "Rediger". Denne innstillingen lar deg endre gruppenavnet ditt, legge til en beskrivelse eller legge til eller fjerne gruppemedlemmer.

1. Logg inn på Zoho Kalender.
   
2. Høyreklikk på gruppekalenderen du vil endre eller klikk på "Flere alternativer" ved å holde musepekeren over gruppekalenderen fra venstre side.
   
3. Velg "Rediger".
   
4. Åpne "Rediger kalender"-vinduet og endre gruppekalenderen din etter behov, for eksempel endre navn, påminnelser og beskrivelse.
   
5. For å redigere fargen på kalenderen eller teksten, klikk på fargen ved siden av kalenderens tittel for å åpne fargepaletten.
   
6. Velg fargen. Du kan velge en egendefinert kalender- eller tekstfarge med fargevelgeren.
   
7. Klikk "Lagre", og du er ferdig.
   

Alle endringene du gjør i kalenderen blir automatisk lagret med en gang.

Legge til medlemmer i gruppekalenderen

Som eier eller moderator av en gruppekalender kan du legge til medlemmer i gruppekalenderen. Dette er hvordan:

1. Høyreklikk eller hold musepekeren over gruppekalenderen du vil legge til nye medlemmer i fra venstre rute.
   
2. Velg "Administrer gruppe."
   
3. Alternativt kan du gå til «Innstillinger», «Kalender», «Kalendere», «Gruppekalendere» og deretter klikke på «Administrer» ved siden av gruppekalenderen.
4. Finn "Medlemmer"-alternativet og skriv inn navnet eller e-postadressen til medlemmet som skal bli med i gruppen.
   
5. Klikk på + ved siden av medlemmet i listen for å legge dem til i kalenderen.

Dele en gruppekalender

Du kan også dele gruppekalenderen med andre hvis du er gruppens eier eller moderator. Det ville være best om du gjorde kalenderen offentlig før du deler den, slik at andre kan se kalenderdetaljene.

1. Høyreklikk på gruppekalenderen du vil redigere eller klikk på "Flere alternativer" ved å holde musepekeren over gruppekalenderen og klikke på "Rediger" fra venstre rute.
   
2. Velg "Del kalender med alle personer" klikk på drop dwon.
   
3. Velg om du bare vil vise ledig eller opptatt informasjon eller la brukere se gruppekalenderens hendelsesdetaljer.
   

Du kan dele gruppekalender-URLen hvis du klikker på "Kopier URL"-knappen og limer den inn hvor du vil.

Abonnere på en gruppekalender

Hvis du er medlem av en gruppekalender, må du abonnere på den først, ellers vil du ikke kunne se eller samhandle med den.

1. Logg inn på Zoho Kalender.
   
2. Gå til «Innstillinger», «Kalender» og klikk på «Abonner».
   
3. Derfra går du til "Grupper".
   
4. Finn en gruppekalender du vil abonnere på, og klikk på den. Kalenderen vises i standardkategorien.
   
5. Klikk på "Abonner", og du vil kunne se og samhandle med kalenderen.
   

I tillegg til å abonnere på en gruppekalender kan du se kalendere som er delt med og abonnert av gruppen. Finn dem under henholdsvis "Delt med gruppe" og "Abonnert av gruppe". Du kan da også abonnere på disse kalenderne.

Administrere gruppekalenderhendelser

Å opprette, redigere og slette hendelser i en gruppekalender er ganske likt å administrere hendelser i en personlig kalender. Husk imidlertid at aktivitetssynlighet og redigeringstillatelser avhenger av rollen din (eier, moderator eller medlem).

1. Velg gruppekalenderen fra rullegardinmenyen "Kalender" i vinduet "Ny hendelse".
   
2. Klikk på en dato eller et klokkeslett i kalendervisningen for å opprette en hendelse. Fyll inn detaljer for denne hendelsen (navn, dato, klokkeslett og sted).
   
3. Du kan også angi påminnelser, invitere deltakere og legge til vedlegg.
   
4. Klikk "Lagre".
   

Gruppekalendertillatelser

Gruppekalendertillatelser lar deg kontrollere hvem som kan se, opprette, redigere eller slette hendelser i kalenderen. Som kalendereier eller moderator kan du sette opp tilgangstillatelser for gruppemedlemmer. Administrering av tillatelser lar deg også legge til moderatorer for å overvåke og endre kalenderen når du er borte eller opptatt.

1. Klikk på "innstillingsikon".
   
2. Gå til fanen "Deling og tillatelser".
   
3. Velg tilgangsnivået du vil gi til gruppemedlemmene fra ett av disse tilgjengelige alternativene (Vis kun, Vis og opprett eller Vis, Opprett og Rediger/Slett).
   

Hvert alternativ gir ulike tilgangsnivåer til gruppemedlemmene og moderatorene:

• Bare visning – Gruppemedlemmer kan se hendelser og detaljer uten å legge til eller endre dem. Dette er ideelt hvis du bare trenger å dele informasjon.
• Se og opprett – Medlemmer kan se eksisterende hendelser og opprette nye, men kan ikke endre eller slette dem.
• Vis, opprett og rediger/slett – Dette alternativet gir full tilgang. Gruppemedlemmer med denne tillatelsen kan se, opprette, endre og slette hendelser.

Teamsamarbeid på den enkle måten

Zohos gruppekalendere er et kraftig verktøy for å fremme suverent samarbeid i alle lag. Oppretting og administrasjon av gruppekalendere vil sørge for at alle i teamet ditt er klar over kommende kritiske hendelser, tidsfrister og møter. Dessuten tar Zoho Calendars fleksible innstillinger for oppretting, deling og tillatelse av arrangementer bryet med planlegging og frigjør tid til viktigere arbeid. Se teamproduktiviteten øke med Zohos gruppekalendere.

Har du noen gang opprettet en gruppekalender i Zoho? Synes du funksjonen er nyttig? Gi oss beskjed i kommentarfeltet nedenfor.