Hvordan lage en database i Notion

Databaser i Notion er i hovedsak samlinger av sider du kan tilpasse for å passe deg eller organisasjonens behov. Du kan sette inn informasjon for å lage planene dine, administrere dataene dine eller samarbeide med andre mennesker.

Imidlertid kan Notion være overveldende for en nybegynner. Denne artikkelen vil prøve å hjelpe deg med å overvinne kampene til en Notion-nybegynner og lage din første database.

Opprett en forestillingsdatabase

Forestillingsdatabaser kan beskrives som intelligente arkivskap som kan inneholde tusenvis av sider. I likhet med Excel og OneNote er Notion annerledes i følgende aspekter:

• Hvert element i databasen kan åpnes som en ny side og redigeres deretter.
• Du kan tilpasse hvert databaseelement ved å legge til mer kontekst til dem, som datoer, frister, lenker, deltakere, etc.
• Databaser kan sees på forskjellige måter, ikke bare som en tabell.

For å opprette din første database, må du opprette en konto. Du kan logge på med en e-post, Google-konto eller Apple-konto. Deretter er det bare å velge hva du skal bruke Notion til (personlig bruk, teamet ditt eller skolen), og du er i gang.

Med en gang vil du få forhåndslagde maler for å komme i gang. Du vil også bli introdusert til det grunnleggende som vil hjelpe deg med å danne din første database. 

Du kan opprette en database i Notion på to måter:

• Klikk på "Legg til en side"
• Begynn å skrive "/database" og velg en database fra rullegardinmenyen

Slik tilpasser du databasen din

Nå kan du begynne å tilpasse databasen slik du vil.

1. Velg ett av de seks alternativene for databaselayout: tabell, tavle, liste, galleri, kalender eller tidslinje.
   
2. På høyre panel kan du velge en datakilde for å koble innhold fra en eksisterende database i arbeidsområdet ditt eller klikke på "+ Ny database" for å begynne på nytt.
   
3. Øverst på siden kan du navngi den nye databasen.
   
4. Hvert databaseoppsett har allerede visse retningslinjer og en struktur som du kan fylle ut. Merk at en tabell har et navn, tagger og dato som standard, men du kan endre dem og legge til så mange rader og kolonner (kalt "egenskaper" i Notion) som du trenger for prosjektet.
   
5. Når du har lagt til et nytt element (for eksempel navnet på en prosjektdeltaker), kan du åpne elementet som en ny side ved å holde markøren over den og klikke "Åpne".
   
6. Der kan du skrive alle andre detaljer du ikke tror er nødvendige i hoveddatabasedelen.
   
7. Legg til tagger, kommentarer eller egenskaper.
   
8. Når du er ferdig med å opprette databasen, kan du flytte den rundt på arbeidsområdet eller legge den til på eksisterende sider.

Hvordan legge til egenskaper i en forestillingsdatabase

Egenskaper refererer til deler av informasjon som vises for hver side du lagrer i en enkelt database. De brukes først og fremst til datasortering og filtrering. Du kan fjerne merket for hvilke du vil vise og hvilke du ikke vil. Det gir deg en bedre oversikt over databasen.

Som nevnt kan du legge til så mange eiendommer du trenger. De kommer i ulike former og former, for eksempel datoer, avmerkingsbokser, formler, URL-er osv. Du kan endre og legge til egenskaper som kolonner eller legge til en egenskap for hver radoppføring.

Slik legger du til en egenskap i en tabell i Notion:

1. Klikk på "+"-ikonet i den siste kolonnen i tabellen.
   
2. Velg en eiendomstype.
   
3. Tilpass egenskapen ved å redigere navnet, velge eller fjerne ikonet osv.
   

Hvis du velger en egenskap som «Status», vil du kunne legge til så mange statusalternativer du trenger, for eksempel «Ikke startet», «Pågår» og «Ferdig», endre fargen på hvert statusalternativ, eller vis dem som avmerkingsbokser.

Du kan skjule hver eiendom ved å klikke på den og velge "Skjul i visning." I den samme kontekstmenyen kan du duplisere, slette eller vise dem i stigende eller synkende rekkefølge. 

Når du har tilpasset en eiendom, trenger du ikke å trykke på "Lagre" eller en lignende knapp. Den vil bli lagret i tabellen etter hvert som du lager den.

Slik legger du til flere databasevisninger

Visninger i Notion-databaser lar deg se den samme informasjonen i forskjellige arrangementer. Du vil legge merke til at dette er en nyttig funksjon når du lager dine egne databaser og legger inn mer og mer informasjon over tid. 

Noen oppsett yter ikke rettferdighet til informasjonen din etter en stund. Hvis du for eksempel har startet med et tabelloppsett og lagt til mer datoorientert informasjon, vil du sannsynligvis bytte til et kalenderoppsett. 

Heldigvis trenger du ikke lage en helt ny database og legge til den samme informasjonen på nytt. Du kan bare legge til en annen visning med en annen layout mens du holder den første visningen intakt. 

Slik legger du til en visning i en eksisterende database:

1. Klikk på "+"-ikonet ved siden av navnet på din eksisterende visning.
   
2. Skriv inn et visningsnavn og velg visningsoppsettet.
   
3. Tilpass den nye visningen. 
   

Hver visning har sin egen meny som lar deg filtrere ut all informasjon som ikke passer til oppsettet. Du kan skjule, sortere eller filtrere visse egenskaper for den ultimate dataorganiseringen. Det du endrer i én visning vil også bli endret i andre visninger av samme database. Men hvordan du tilpasser en visning, vil ikke påvirke andre visninger.

Vanlige spørsmål

Hva gjør databaselåsing i Notion?

Å låse en visning i en Notion-database vil hindre andre i å endre visningene og egenskapene i databasen. Imidlertid kan de fortsatt endre innholdet i databasen som de ønsker. Dessuten kan alle som har tilgang til kontoen din låse opp visningen.

Hvem kan redigere min Notion-database?

Du finner alternativer for Notion-samarbeid ved å klikke på "Del"-knappen øverst på siden. Der kan du redigere hvem som kan se, kommentere, redigere eller duplisere databasen din. Deretter trenger du bare å kopiere databaselenken og videresende den til hvem du vil.

Organiser arbeidsområdet ditt med Notion

Forestillingsdatabaser er en perfekt løsning for å organisere arbeidsområdet ditt og holde tritt med dine daglige oppgaver. Du kan til og med bruke den for ditt personlige liv til å lage reiseplaner, organisere arrangementer eller holde styr på økonomien din. Notion tilbyr mange funksjoner som du kan bruke til å administrere alle aspekter av livet ditt på ett sted.

Har du allerede prøvd å lage en database i Notion? Hvis ja, hva var databasen for? Fortell oss i kommentarfeltet nedenfor.