Hvordan bli varslet når et skjema sendes inn i Google Forms

Hvis du sender Google Forms-quizer eller spørreundersøkelser uten å aktivere varsler, må du sjekke regnearket for nye svar manuelt. Dette kan være tidkrevende og gjøre arbeidet ditt ineffektivt. Heldigvis kan du aktivere Google Forms-varsler.

Denne artikkelen forklarer hvordan du aktiverer varsler for innsending av Google Skjemaer.

Konfigurer Google Skjemaer-varsler for nye svar

Hvis du vil konfigurere Google Forms for varsler, vil du gjerne vite at det er en relativt enkel prosess. Slik gjøres det:

1. Gå til Google Forms og åpne et eksisterende skjema eller trykk på "Legg til"-ikonet for å opprette et.
   
2. Etter å ha satt opp skjemaet, naviger til toppen og trykk på "Svar"-fanen.
   
3. Trykk på "Tre prikker" øverst til høyre.
   
4. Velg "Få e-postvarsling for nye svar fra rullegardinmenyen." Med disse innstillingene
   aktive, vil du motta en e-post når noen fyller ut skjemaet.
   

Du kan også aktivere innstillingene fra regnearket der Google Forms organiserer alle svarene dine:

1. Med skjemaet åpent, trykk på «Svar»-fanen.
   
2. Velg "Vis i ark" øverst til høyre.
   
3. Når arket lastes, gå til verktøylinjen og trykk på "Verktøy"-fanen for å vise rullegardinmenyen.
   
4. Trykk på rullegardinmenyen "Varslingsinnstillinger" og velg "Rediger varsler."
   
5. Et nytt vindu åpnes der du kan angi varslingsregler. I den første delen velger du å motta et varsel når «En bruker sender inn et skjema». I den andre velger du å motta en "e-post med en gang." Trykk "Lagre" når du er ferdig.
   

Innstillingene ovenfor sender kun et varsel til deg, eieren eller skaperen av skjemaet. Hva om du også vil at respondenten skal få en bekreftelse på at innsendingen var vellykket?

1. Trykk på «Innstillinger»-fanen øverst i skjemaet og naviger til «Presentasjon».
   
2. Trykk på rullegardinmenyen og rull til du ser «Etter innsending».
   
3. Trykk på "Rediger" til høyre for å åpne en tekstboks.
   
4. Skriv inn bekreftelsesmeldingen du vil at respondentene skal motta etter å ha sendt inn skjemaet og trykk på "Lagre".
   

Selv om metoden ovenfor er bedre enn å spore nye innsendinger manuelt, viser ikke varslene skjemaets innhold. Du må åpne Google Forms-arket for å se detaljene. For å få flere funksjoner kan du bruke tillegg.

Bruk av Google Forms-tillegg for e-postvarsler

Google Forms har en markedsplass hvor du kan finne tredjeparts tillegg. Det er her du bør gå for å installere e-postvarslingstillegg på Google Forms.

E-postvarsler for Google Forms

E-postvarsling for Google Forms er et av de beste tilleggene som lar deg angi regler for varslene dine. Du kan også bruke den til å motta varsler på telefonen. Det beste er at varslene du mottar viser skjemaets innhold – du trenger ikke gå til Google Forms for å se svarene. Slik bruker du det:

Installasjon

1. Start Google Forms og åpne skjemaet du vil motta varsler for.
   
2. Gå til øverste høyre hjørne og trykk på "Tre vertikale prikker"-menyen.
   
3. Velg "Få tillegg" fra alternativene som vises, som tar deg til markedsplassen.
   
4. Skriv "E-postvarsler for Google Forms" i søkefeltet. Når den vises i søkeresultatene, trykker du på den.
   
5. Velg "Installer" og følg instruksjonene på skjermen til installasjonen er fullført. Når du går tilbake til skjemaet ditt, vil du se et "Tillegg"-ikon (det ligner et puslespill) øverst. Det er her du kan få tilgang til varslingstillegget.
   

Sette opp varsler

1. Med Google-skjemaet åpent, naviger til toppen og trykk på "Tillegg"-ikonet. Velg «E-postvarsler for Google Forms».
   
2. Velg «Opprett e-postvarsler» fra rullegardinmenyen. Dette åpner et minivindu til høyre der du kan konfigurere varslingsregler.
   
3. I den første delen, «Skjemaregelnavn», skriv inn hvem som skal motta varselet. For eksempel "Varsle respondenten og skjemaeieren."
   
4. I neste avsnitt skriver du inn e-postadressen som skal motta varsler når respondenter
   sender inn skjemaer. Hvis du har flere e-poster, skriv inn alle og skille dem med komma.
   
5. Neste er malen for e-postvarsling. Som standard viser den respondentenes svar i tabellform. Hvis du vil tilpasse den, trykker du på "Rediger" ved siden av "Bruk en visuell editor." Dette åpner e-postmaldesigneren, der du kan tilpasse emnelinjen og brødteksten. Når du er ferdig, trykker du på "Lagre".
   
6. De andre delene innebærer å merke av i bokser for forskjellige regler:
   
   • Betingede varsler: Dette er for å sende varsler til bestemte personer basert på svaret i skjemaet. Du kan la denne boksen være umerket (vi vil diskutere hvordan du bruker den snart).
   • Varsle innsender av skjema: Kryss av i denne boksen fordi du vil at respondentene skal motta en bekreftelsesmelding. Velg også skjemafeltet som inneholder e-postspørsmålet fra rullegardinmenyen.
   • Generer PDF-fil: Hvis du ønsker å motta respondentenes skjemaer i PDF-format vedlagt e-postvarslingen, merk av i denne boksen.
   • Fjern tilleggsmerkevarebygging: Dette er for brukere med et premium-abonnement. Den lar deg ikke vise at du sendte skjemaet via Google Forms.
7. Når du er ferdig, trykk på "Lagre" for å bruke endringene.
   

Google-skjemaalternativer

Hvis Google Forms ikke gir helt det du trenger, kan du alltid prøve andre løsninger som Zoho Forms , Microsoft Forms eller Mighty Forms

Hold deg oppdatert

Med Google Forms-varsler aktivert kan du beholde sanntidsdata om skjemaene som sendes inn. Med riktig kunnskap er det enkelt å aktivere varslene ved å bruke Google Forms sine varslingsfunksjoner. Og hvis du vil ha flere funksjoner, kan du velge E-postvarsling for Google Forms-tillegget.

Foretrekker du Google Forms varslingssystem eller tillegg? Hvorfor er den ene eller den andre best egnet for deg? Fortell oss i kommentarfeltet nedenfor.