Google Forms: Slik får du e-postvarsler

Google Forms gir en praktisk metode for å samle inn informasjon og meninger gjennom å gjennomføre undersøkelser, registrering av arrangementer og tilbakemeldingsskjemaer. Dette gjelder til og med når du gjør et Google-skjema offentlig . Imidlertid kan det hende du synes det er hektisk å sjekke skjemasvarene manuelt siden prosessen er tidkrevende.

Heldigvis kan du få et e-postvarsel hver gang noen fyller ut Google-skjemaet du opprettet. Denne veiledningen fremhever hvordan du kan konfigurere e-postvarsler i Google Forms og hvordan dette gjør det enklere å nå målet ditt.

Hvorfor du trenger å konfigurere e-postvarsler i Google Forms

E-postvarsler er avgjørende for å sikre at du er oppdatert når et nytt svar sendes. Dette hjelper deg med å gjennomgå svarene umiddelbart og ta den nødvendige avgjørelsen basert på dataene som er mottatt.

Varsler kan sendes til flere respondenter samtidig, noe som forbedrer samarbeidet mellom teammedlemmer og bidrar til å sikre at alle er oppdatert om aktiviteter på Google Forms. Dette er nyttig hvis du bruker Google Forms til å lage en spørreundersøkelse med en stor gruppe.

Du kan også markere spesifikke detaljer som du ønsker skal vises i e-postvarslingen. Denne teknikken bidrar til å sikre at innboksen din er perfekt organisert, og tilbyr konsistente og strukturerte e-postvarsler.

Slik aktiverer du e-postvarsler i Google Forms

Å motta e-postvarsler for Google Forms er en utmerket metode for å sikre at alt blir håndtert i tide. E-postvarsler er avgjørende enten du er respondent eller bruker, siden de gir deg oppdateringer om pågående aktiviteter.

Hvis du har opprettet et Google-skjema for å samle inn data fra respondenter, må du sørge for at e-postvarslene allerede er aktivert.

1. Åpne Google-skjemaet du vil motta e-postvarsler fra.
2. Klikk på Responses -fanen på toppmenyen.
   
3. Klikk på de tre prikkene øverst til høyre på skjermen og trykk på Få e-postvarsler for nye svar .
   
4. En ny bekreftelsesmelding vises på skjermen din som sier at e-postvarsler er aktivert på Google-skjemaet ditt.

Fra dette tidspunktet vil du alltid motta et varsel på e-postadressen knyttet til Google-kontoen hver gang en respondent sender inn skjemaet.

Slik sender du varsler til samarbeidspartnere i Google Forms

Som standard vil bare den som har opprettet Google-skjemaet motta varslene når respondentene har sendt inn. Når du jobber som et team på Google Forms og alle ønsker å motta varslene, må du legge dem til som samarbeidspartnere. For å legge til samarbeidspartnere;

1. Åpne Google-skjemaet du vil legge til samarbeidspartnere, og klikk på Mer øverst til høyre på skjermen.
   
2. Klikk på Legg til samarbeidspartnere på de angitte alternativene .
   
3. Et nytt vindu vises med plass til å legge til redaktører . Legg til e-postadressene til teammedlemmene dine.
   
4. Klikk på Send- knappen for å dele Google-skjemaet.

Når samarbeidspartnerne mottar varselet, kan de få tilgang til Google-skjemaet og aktivere e-postvarsler. Merk at instruksjonene for å aktivere varsler for samarbeidspartnere forblir de samme som nevnt ovenfor.

Hvordan sende påminnelser via Google Form

I tillegg har Google Forms en funksjon som lar deg sende påminnelser til personer som ikke har fylt ut og sendt inn skjemaet. Dette skjer mest når du har tenkt å samle inn data fra bestemte personer. 

1. Åpne Google-skjemaet og klikk på Svar på toppmenyen.
2. På motsatt side av svarknappen trykker du på knappen Send e-postpåminnelse .
   
3. Et nytt Send-skjema -vindu vil vises. Skriv inn respondentens e-postadresse i det angitte feltet, og klikk Send .
   

Når du sender en påminnelse til respondentene dine, husk at e-postvarslingen ikke inneholder et sammendrag av svarene som er skissert i skjemaet. Når respondenten mottar meldingen, må de gå tilbake til Google-skjemaet for å få tilgang til alle detaljene.

Hvordan sende e-postvarsler til respondenter for deres svar

Etter at respondentene har fylt ut skjemaet og sendt det, kan du sende dem en kopi av svarene deres via e-post. Dette trikset bidrar til å sikre at respondentene sitter igjen med en kopi av svarene. Du kan gjøre dette for eksamens- eller oppgaveformål eller i tilfeller der respondenten trenger å kontrollere svarene på nytt etter å ha fullført en vurdering.

1. Åpne Google-skjemaet og klikk på Innstillinger for å konfigurere skjemaet basert på dine spesifikke krav.
   
2. Klikk på Svar- delen for å aktivere funksjoner som å samle inn e-postadresser og sende respondenter en kopi av svarene.
3. Klikk på Send respondenter en kopi av svar drop-boksen.
4. Du vil ha forskjellige alternativer å velge mellom, for eksempel Alltid , Når forespurt eller Av .
   
5. Du kan også dele et sammendrag av resultatene med respondentene ved å klikke på Presentasjon- knappen og aktivere Vis resultatsammendrag .
   

Aktiver Google Form E-postvarsling i dag

Aktivering av e-postvarsler fra Google Form hjelper deg med å holde oversikt over alle aktivitetene på Google Forms. I tillegg er dette en utrolig tilnærming når du jobber med gruppearbeidsprosjekter eller samarbeider for å oppnå et spesifikt mål.

Men når du legges til i et Google-skjema som samarbeidspartner, må du aktivere varslene på siden din for å holde deg oppdatert.

Hvis du bruker Google Forms mye, vil du kanskje lære noen nyttige Google Forms-tastatursnarveier for å øke arbeidsflyten din.

Vanlige spørsmål

Hvem mottar e-postvarselet når et Google-skjema sendes inn?

Når respondenten fyller ut skjemaet og sender det inn, mottar den som opprettet skjemaet et e-postvarsel. Hvis Google-skjemaet har samarbeidspartnere som har aktivert e-postvarsler, vil de også bli varslet om aktiviteten i sanntid.

Kan redaktører se Google Form-svarene?

Når redaktører eller samarbeidspartnere legges til i et Google-skjema, kan de se svarene som er sendt inn av respondentene.