Lær hvordan du bruker Microsoft Teams ASAP

Nedstengningen har tvunget millioner av fagfolk til å søke tilflukt i sine egne hjem. Dette har tvunget dem til å se etter apper og verktøy for arbeid hjemmefra. En app som har sett massiv vekst, til det punktet at servere krasjet , er Microsoft Teams. Folk over hele verden har logget på Teams for å gjennomføre, kommunisere, administrere, dele og jobbe sammen om presserende saker. Siden de fleste av disse brukerne er nye i appen, vet de ikke hvordan de skal bruke Microsoft Teams.

Slik bruker du Microsoft Teams

Jeg skal prøve å hjelpe her ved å gi deg et slags veikart. Du finner nyttige snarveier, lenker til viktige artikler og veiledninger, og svar på noen viktige veiledninger som bør komme raskt i gang. Tanken er å få deg opp på beina ASAP.

La oss begynne.

1. Tastatursnarveier i Microsoft Teams

Du trenger faktisk ikke å huske snarveiene, men det hjelper hvis du gjør det. Trykk Ctrl + . (det er kontroll- og punktumtasten) på tastaturet for å se en popup med alle tilgjengelige snarveier i Teams. De er pent kategorisert i seksjoner som navigasjon, meldinger og så videre.

Husk noen få tastatursnarveier, de du tror du trenger mest. Resten finner du her når du trenger dem. Sakte vil det bli lettere å huske dem fra hukommelsen.

Les også: 10 beste slakk-tips og triks for å øke effektiviteten

2. Kommandoer i Microsoft Teams

Kommandoer i Teams fungerer på samme måte som de fungerer i Slack. Hvis du ikke har brukt det, er det slik det fungerer. Trykk på skråstrektasten (/) i den øverste søkelinjen på tastaturet, og du skal se en liste over tilgjengelige kommandoer . Du vil se flere alternativer når du begynner å skrive.

Kommandoen er til venstre mens en kort beskrivelse finner du til høyre. Ganske selvforklarende og enkel å bruke. Jeg anbefaler deg å gå gjennom listen som er delt ovenfor for å forstå alt du kan gjøre med disse kommandoene. De kan virkelig spare tid.

3. Introduksjon Teams Dashboard

Her er det grunnleggende oppsettet til Teams og hvordan det fungerer. Det er faktisk ganske enkelt å bruke hvis du vet hvor alt er. Det er en søkefelt øverst hvor du også kan legge inn kommandoer som vi diskuterte i punkt 2. Viktige lenker er i sidefeltet. Der finner du Aktivitet der alle omtaler, svar og andre samtaler (feed) vil være synlige. Så er det chat-fanen der du kan snakke med alle i teamet.

Teams er der du kan få tilgang til alle team og kanaler innenfor. Skjermbildet ovenfor er fra Lag-fanen. Blogging og Watercooler er kanaler. Har du lagt merke til fanene øverst som innlegg og filer? Du kan opprette eller fjerne faner som du ofte jobber med. Disse fanene kan være apper som OneNote eller Planner og til og med individuelle filer fra Office-pakken med apper. Bare klikk på '+'-ikonet for å velge mellom.

Du kan nå hoppe mellom apper, filer, personer og samtaler fra en enkelt skjerm ved å bruke faner. Ikke bli gal her og sett inn for mange faner. Hold det enkelt og ryddig slik at du ikke trenger å bla mye.

Ved å klikke på Filer fra sidefeltmenyen kan du se hvem som jobber med hvilken fil og spore fremdriften. Du kan også få tilgang til tilkoblede skylagringsapper derfra som OneDrive, Dropbox og så videre.

Klikk nå på Apps-knappen nederst på sidefeltmenyen. Der finner du en liste over apper, roboter, faner, koblinger og mer.

Du vet hva apper er. Bare koble til, logg på, gi tilgang og tillatelse, og nå har du lese/skrive informasjon rett inne i Teams. Vi så også faner ovenfor der du kan feste innhold øverst. Dette kan være filer eller apper. Bots vil hjelpe deg med å automatisere visse prosesser som å samle og dele informasjon med teamet eller kanalen. Koblinger vil gi varsler som påminnelser fra andre apper som Trello i Teams. Til slutt lar Messaging deg formatere innhold fra andre apper og dele dem i en chat eller kanal slik at andre kan få tilgang til og se det.

Overveldende? Ikke bekymre deg. Bare koble til en app og se hvordan det går. Du kan også enkelt fjerne dem.

4. Skype for Business til Teams

Skype ble designet for å være en kommunikasjonsapp med lyd- og videosamtaler. Gjennom årene har de lagt til noen andre nyttige funksjoner. Teams ble designet for samarbeid med dyp integrasjon med Office 365 og andre apper. Du kan også foreta a/v-anrop ved å bruke den. Microsoft sier at det er interoperabilitet mellom begge appene som bruker TeamsUpgrade-modus. Hvis du er administrator, kan du finne ut her hvordan begge kan eksistere  sammen. Forstå at Skype for Business vil slutte å eksistere i fremtiden, men foreløpig vil det fortsette. Microsoft forstår at det er alt for mange bedrifter som bruker Skype for Business akkurat nå. Hvis du er en sluttbruker, her er hvordan begge kan eksistere sammen i samme arbeidsområde og hva du kan gjøre mens du er logget på begge appene.

Les også: 10 Microsoft-tips og triks for å administrere oppgaver bedre

5. Microsoft Teams gjøremålslister

Microsoft Planner ble utviklet for Teams og Microsoft To-Do ble utviklet med tanke på enkeltpersoner. Planner krever også et Office 365-abonnement mens To-Do er gratis. Nå har Microsoft annonsert Oppgaver som fungerer i Teams. Hvordan?

Du kan bruke Oppgaver til å opprette og tilordne oppgaver til andre eller deg selv. Det de fleste ikke vet er at du også kan bruke den til å importere oppgaver fra To-Do og Planner. Merk at Oppgaver og gjøremålsapper også fungerer med Outlook og Cortana. Alt forblir synkronisert uavhengig av hvor du kommer fra rett innenfor Teams.

6. Hvordan bruke Planner i team

Det er enkelt å legge til Planner i Teams . Bare klikk på '+'-ikonet for å legge til en fane og finn Planner-appen for å legge den til. Nok en gang kan du legge til hvilken som helst app som er gjort tilgjengelig for deg av administratoren din og planen han/hun har valgt. Jeg tar Planner som et eksempel fordi mange av dere ba om det.

Når Planner-appen er lagt til, kan du enkelt opprette en ny plan, tilordne personer til den, opprette oppgaver og tilordne disse oppgavene til brukere, og mye mer. I lenken som er delt ovenfor, finner du en praktisk liste over alle tingene du kan gjøre med Planner i en Teams-fane.

Slik bruker du Microsoft Teams

Microsoft har gjort en veldig god jobb med Teams. Appen er ganske enkel å bruke og jobbe med. Du trenger bare å vite det grunnleggende og hvor du skal begynne og hva alle knappene og fanene er for. Resten kommer lett. Etter hvert som du legger til flere apper og faner, vil alt begynne å ta form og du vil lære nye ting underveis. Foreløpig må du tidligst komme i gang, for det er arbeid å gjøre. Jeg håper denne artikkelen var nyttig for å gjøre nettopp det. En rask og rask veiledning for å begynne med Microsoft Teams innen få minutter.