Kā izveidot nolaižamo sarakstu programmā Excel: 2 labākās metodes 2023. gadā

Lai datu ievades uzdevumi būtu nevainojami un ātri, jums jāapgūst, kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu.

Excel ir jaudīga datu ievades programmatūra. Varat to izmantot personīgām un profesionālām datu ievades vajadzībām, piemēram, biroja piederumu sarakstu izveidei, mājsaimniecības piederumu sarakstu veidošanai, maza uzņēmuma vai mājas inventāra izveidei un daudz ko citu.

Jebkurā datu ievades darbā ir jāievada nelieli dati, piemēram, vārdi, adreses, daudzumi, atrašanās vietas, cenas utt. Kad kāds pārbauda šo datu bāzi, iespējams, vēlēsies ievadīt komentārus, piemēram, pārbaudīts, gaidošs audits, atrasta kļūda utt.

Ja jūs vai jūsu darbinieks sākat to darīt manuāli, mērķa sasniegšana prasīs vairākas dienas. Tādējādi jums ir jāautomatizē Excel lapa, kurā tverat datus. Excel nolaižamā saraksta komanda ir pamata automatizācija, ko varat izmantot, neapgūstot Visual Basic kodēšanu programmai Excel. Lasiet tālāk, lai uzzinātu, kā programmā Excel izveidot sarakstu ar nolaižamo izvēlni.

Kas ir nolaižamais saraksts programmā Microsoft Excel?

Kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu

Excel nolaižamais saraksts ir Excel lietojumprogrammas datu validācijas rīks. Nolaižamajā sarakstā ir jāatlasa datu diapazons vai saraksts. Pēc tam vienkārši izmantojiet komandu Datu validācija nolaižamajā sarakstā mērķa šūnā vai šūnu diapazonos, lai saņemtu ieteikumus datu ievadīšanai.

Nolaižamie saraksti novērš minējumus datu ievades uzdevumā. Turklāt, izmantojot Excel nolaižamā saraksta līdzekli, jūs nepieļausit nekādu drukas kļūdu un citu kļūdu. Tas ir arī visplašāk izmantotais datu ievades automatizācijas rīks programmā Microsft Excel.

Kad var izmantot nolaižamos sarakstus?

Šeit ir daži scenāriji, kuros varat lietot šo datu validācijas komandu:

• Jūs veidojat datu bāzi programmā Excel, un jums ir nepieciešami datu ievades operatori, lai ievadītu nepieciešamos datus, bez atkritumiem.
• Jūs vēlaties, lai datu ievades operatori, ievadot informāciju Excel darblapā, izmantotu tikai klasificētus datus.
• Jūs veidojat bezmaksas tiešsaistes vai bezsaistes veidlapas programmā Excel un vēlaties, lai lietotājs ievadītu tikai veidlapā pieejamos datus un neko citu.
• Jūsu datu bāzē ir iekļauti atkārtoti vārdi, tālruņu numuri, adreses utt. Turklāt atkarībā no šiem datiem jūs maksājat rēķinus vai rēķinus. Tāpēc precizitāte ir ļoti svarīga projektam. Šādā gadījumā programmā Excel ir jāizmanto nolaižamie saraksti.
• Jūs veidojat Excel lapu mājsaimniecības piederumiem un vēlaties, lai ģimenes locekļi veiktu ierakstus tikai no atļautā vienumu saraksta.
• Jūsu datu ievades komandai ļoti patīk izmantot īsinājumtaustiņus, un šim nolūkam Excel nolaižamie saraksti piedāvā nepārspējamas ērtības.
• Jūs veidojat biroja piederumu vai pirkumu pieprasījumu datu bāzi un vēlaties, lai darbinieki izveidotu pirkuma pieprasījumus tikai iepriekš apstiprinātām kancelejas precēm, IT aparatūrai vai piederumiem.

Kā izveidot nolaižamo sarakstu programmā Excel: izmantojot datu diapazonu

Ir divi veidi, kā programmā Excel izveidot sarakstu ar nolaižamajām bultiņām. Viens izmanto iepriekš konfigurētu datu diapazonu, bet cits manuāli ieraksta opcijas. Atrodiet tālāk norādītās darbības, lai programmā Excel būtu visautomatizētākā nolaižamā izvēlne.

• Programmā Excel izveidojiet jaunu darblapu un nosauciet to par datu bāzi .
• Tagad šūnā A1 izveidojiet kolonnas galveni atbilstoši veidam vai jebkuram citam nosaukumam, kas jums patīk. Piemēram, šajā apmācībā es nolaižamajam izvēlnes sarakstam piešķiru slejas galveni IT Hardware .
• Tagad kopējiet un ielīmējiet datus no kaut kur citur vai ierakstiet manuāli, lai aizpildītu šūnas zem kolonnas galvenes ar vienumiem, kurus vēlaties nolaižamajā izvēlnē.
• Es ierakstu IT ierīču iegādes pieprasījuma opcijas, piemēram, monitoru, skaļruni, RAM, centrālo procesoru, datora korpusu, grafisko procesoru, barošanas bloku utt.

Līdz šim esat veiksmīgi izveidojis datu bāzi, no kuras Excel datu validācijas komanda parādīs nolaižamā saraksta opcijas vai izvēles. Tagad izveidosim faktisko nolaižamo sarakstu, veicot šeit minētās darbības:

• Atlasiet šūnu, kurā programmā Excel vēlaties izveidot nolaižamo sarakstu.
• Tagad Excel lentes izvēlnē noklikšķiniet uz cilnes Dati .
• Datu rīku komandu sadaļā noklikšķiniet uz nolaižamās bultiņas Datu validācija .
• Tiks atvērta konteksta izvēlne ar dažām opcijām. Izvēlieties Datu validācija .
• Tagad darblapā, kurā vēlaties pievienot Excel nolaižamo sarakstu, vajadzētu redzēt datu validācijas komandu rīku.
• Tajā ir trīs cilnes. Tie ir ievades ziņojums, iestatījumi un kļūdu brīdinājums.
• Noklikšķiniet uz Iestatījumi .
• Sadaļā Validācijas kritēriji noklikšķiniet uz nolaižamā saraksta zem izvēlnes Atļaut .
• Nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Saraksts .
• Pēc noklusējuma ir jāatzīmē In-cell nolaižamā izvēlne un Ignorēt tukšo atzīmi. Ja nē, pārbaudiet tos.
• Noklikšķiniet uz augšupvērstās bultiņas laukā Avots . Dialoglodziņš Datu validācija tagad tiks samazināts līdz tievai joslai ar tukšu lauku.
• Dodieties uz datu bāzes darblapu un Excel nolaižamajā sarakstā atlasiet šūnu diapazonu.
• Izvēlieties dažas tukšas šūnas zem pēdējā vienuma. Tas palīdzēs paplašināt sarakstu, atkārtoti nerediģējot avotu.
• Programma Excel automātiski aizpildīs nolaižamā saraksta avota datus. Jums vienkārši jānoklikšķina uz lejupvērstās bultiņas plānā datu validācijas joslā.
• Tagad atkal vajadzētu redzēt paplašināto datu validācijas dialoglodziņu. Taču šoreiz laukā Avots redzēsit avota datu diapazonu .
• Vienkārši noklikšķiniet uz Labi, un viss ir gatavs.

Apsveicam! Esat izveidojis savu pirmo nolaižamo sarakstu programmā Excel. Tagad vienkārši nokopējiet to jebkur citur, kur jums ir jāparāda tie paši vienumi, kad darbinieks vai kāds cits lietotājs aizpilda datus datu ievades lapā.

Iespējams, vēlēsities bloķēt datu bāzes darblapu, lai neviens nevarētu veikt nekādas izmaiņas opciju sarakstā datu ievades darblapas nolaižamajos sarakstos. Veiciet šīs ātrās darbības, lai aizsargātu saraksta vienumus:

• Izvēlieties šūnu diapazonus, kas jums jābloķē.
• Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam atlasiet Formatēt šūnas .
• Dodieties uz cilni Aizsardzība un atzīmējiet opciju Bloķēts .
• Noklikšķiniet uz Labi , lai lietotu šūnu formatēšanas izmaiņas.
• Tagad Excel lentē dodieties uz cilni Pārskatīšana .
• Atlasiet ikonu Aizsargāt lapu .
• Dialoglodziņā Protect Sheet ievadiet paroli tukšajā laukā.
• Atkārtoti ievadiet paroli, un programma Excel uz visiem laikiem bloķēs darblapu.

No šī brīža neviens nevar mainīt nolaižamās izvēlnes saraksta vienumus.

Kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu: saraksta vienumu izmantošana

Ja vēlaties īsu nolaižamo izvēlni, piemēram, Jā/Nē, Revidēts/Nav pārbaudīts, Piešķirts/Atvērts, Pabeigts/Nepilnīgs utt., datu diapazona metodes vietā varat izmantot manuālo sarakstu. Tas ietaupa laiku. Tālāk ir norādīts, kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu, izmantojot saraksta vienumus.

• Noklikšķiniet uz šūnas, lai aizpildītu nolaižamo izvēlni.
• Lentes izvēlnes cilnē Dati atlasiet Datu validācija .
• Izvēlnē Atļaut noklikšķiniet uz Saraksts .
• Tagad laukā Avots vienkārši ierakstiet vienumu sarakstu .
• Noteikti atdaliet katru vienumu ar komatu.
• Noklikšķiniet uz Labi , lai lietotu nolaižamo sarakstu.

Šī ir vienkāršākā un ātrākā metode, kā programmā Excel izveidot vienkāršu nolaižamo sarakstu. Tomēr pirmā metode ir uzticamāka, ja jūs bagātīgi izmantojat nolaižamos sarakstus.

Kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu: tiek rādīts ievades ziņojums

Tukšs nolaižamais saraksts var neko daudz nepateikt datu ievades operatoriem. Jums jāpievieno īpaši norādījumi, lai tie nepieļautu kļūdas. Tālāk ir norādīts, kā programmā Excel nolaižamajiem sarakstiem varat pievienot norādījumu ziņojumu.

• Noklikšķiniet uz jebkuras šūnas, kurā ir aktīva datu validācijas komanda .
• Tagad atveriet cilni Dati > Datu validācija > noklikšķiniet uz Datu validācija .
• Dialoglodziņā Datu validācija noklikšķiniet uz cilnes Ievades ziņojums .
• Ievades ziņojuma laukā ierakstiet nelielu virsraksta tekstu un pēc tam detalizētu ziņojumu .
• Noklikšķiniet uz Labi , lai lietotu izmaiņas.

Tagad, kad lietotājs atlasa šūnu ar aktīvu nolaižamā saraksta komandu Data Validation, viņš redzēs ziņojumu par to, kā aizpildīt šūnu, izmantojot vienumus no nolaižamā saraksta.

Kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu: parādiet kļūdu brīdinājumu

Ja kāds pieļauj kļūdu, izmantojot Excel datu ievades lapas nolaižamos sarakstus, varat arī parādīt kļūdas ziņojumu. Tas nodrošinās, ka lietotājs veiks darbības, lai novērstu kļūdu, un neizlaiž šūnu. Tālāk ir norādītas darbības, lai aktivizētu kļūdas brīdinājuma rādīšanu.

• Veiciet iepriekš minētās darbības, līdz tiek parādīts dialoglodziņš Datu validācija .
• Tagad atlasiet cilni Kļūdas brīdinājums .
• Izvēlieties kļūdu stilu no trim opcijām: Stop, Warning un Information.
• Pēc tam ierakstiet īsu tekstu kļūdas brīdinājuma nosaukumam .
• Tagad laukā Kļūdas ziņojums ievadiet detalizētu ziņojumu .

Labs darbs! Ja ir aktivizēts Rādīt kļūdu brīdinājumu, darblapā tiks parādīts kļūdas dialoglodziņš, ja kāds ierakstīs ko citu, nevis Excel nolaižamajā sarakstā minētos vienumus.

Nolaižamais saraksts programmā Excel: gala vārdi

Tagad jūs zināt, kā programmā Excel izveidot sarakstu ar nolaižamo izvēlni, izmantojot divas dažādas metodes. Varat izmēģināt veidus, kā izveidot Excel nolaižamos sarakstus un izveidot datu ievades veidlapas, lai palīdzētu saviem darbiniekiem.

Varat arī izveidot intuitīvu mājas piederumu sarakstu pārtikas precēm, aparatūrai, apģērbam, komunālajiem pakalpojumiem un citiem, izmantojot Excel nolaižamos sarakstus.

Neaizmirstiet komentēt tālāk, ja zināt citu lielisku veidu, kā programmā Excel izveidot nolaižamo sarakstu.

Pēc tam iemācieties  parādīt rindas vai kolonnas programmā Excel  un dažas  Excel kalendāra veidnes jebkuram gadam .