Pasta pārvaldība: skatiet šo paraugpraksi e-pasta sūtīšanai, izmantojot programmu Outlook operētājsistēmā Windows 10

Mūsu jaunākajā Microsoft 365 rakstā mēs izskaidrosim dažus mūsu Outlook operētājsistēmas Windows paraugprakses piemērus.

Sakārtojiet savus e-pastus mapēs programmā Outlook

Izmantojiet filtrus un kategorijas, lai iztīrītu iesūtni un atrastu savus ziņojumus

Izmantojiet programmu Outlook, lai ieplānotu Teams sapulces

Bloķējiet surogātpastu un nevēlamo saturu, izmantojot nevēlamā e-pasta opcijas

Mūsdienās jūs, iespējams, pavadāt daudz laika savā e-pasta iesūtnē, lai sekotu līdzi mācībām un darbam, kā arī visiem tiešsaistes iepirkšanās pasūtījumiem. Tas var nozīmēt, ka jūsu iesūtnē ir nekārtība, kas nozīmē, ka e-pasta pārvaldība ir vēl svarīgāka lieta.

Ja jūs to vēl neizmantojat, programma Microsoft Outlook, kas ir iekļauta Microsoft 365 sastāvā, ir lielisks veids, kā pārvaldīt e-pastus operētājsistēmā Windows 10. Izmantojot to, varat kārtot e-pastus mapēs, izveidot Teams sapulces, un vēl daudz vairāk. Tāpēc mūsu jaunākajā Microsoft 365 rakstā mēs izskaidrosim dažus mūsu Outlook operētājsistēmas Windows paraugprakses piemērus.

Izmantojiet mapes

Vispirms vēlēsities kārtot savus e-pasta ziņojumus mapēs programmā Outlook. Tas varētu šķist viens no pašsaprotamākajiem darbiem, taču tas patiešām palīdzēs iztīrīt iesūtni un sakārtot sevi. To izdarīt ir diezgan viegli. Vispirms vēlēsities atvērt programmu Outlook un apmeklēt iesūtni un ziņojumu sarakstu. Pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Iesūtne un izvēlieties Jauna mape.

Kad tas ir izdarīts, varat atgriezties iesūtnē, ar peles labo pogu noklikšķināt uz ziņojuma un pēc tam izvēlēties izveidoto mapi. Varat izveidot mapes lielākajā daļā Outlook vietu, tostarp mapi Izdzēstie vienumi, kur tiek pārvietoti izdzēstie vienumi. To darot, ir viegli atrast ziņojumus, kurus, iespējams, aizmirstat. Visas mapes, ko izveidojat programmā Outlook Desktop, tiks sinhronizētas arī ar Outlook tīmeklī un programmu Outlook jūsu tālrunī, nodrošinot lielisku veidu, kā kārtot e-pastus neatkarīgi no jūsu atrašanās vietas.

Izmantojiet filtrus un kategorijas

Ja mapes jums nedarbojas un jūsu iesūtne joprojām ir nekārtība, Windows 10 programmā Outlook ir pieejamas dažas papildu vadīklas, kuras varat izmantot savā labā. Tie ietver kategorijas un filtrus.

Kategorijas ir ļoti līdzīgas mapēm, taču tā vietā, lai pārvietotu e-pastus uz savu vietu, katrs e-pasts, kuru iedalīsit kategorijās, saņems krāsu kodu, kad tas paliks jūsu iesūtnē. Pēc noklusējuma ir dažas kategorijas. Sarakstā ir zila, zaļa, sarkana, dzeltena un violeta. Kad pirmo reizi noklikšķināt uz e-pasta ar peles labo pogu, lai to klasificētu kategorijā, jūs iegūsit iespēju piešķirt kategorijai nosaukumu un pat piešķirt īsceļu. Kad esat iedalījis e-pasta ziņojumus kategorijās, varat apmeklēt cilni Sākums un izvēlēties četru krāsu kvadrātveida ikonu, lai e-pastā tiktu rādīta kategorijas ikona. Virs datuma tiks parādīta konkrētā krāsu kategorija.

Papildus kategorijām programmā Outlook ir arī filtra opcija. Izmantojot šo opciju, kas cilnē Sākums tiek rādīta kā trīsstūris ekrāna labajā pusē, varat filtrēt savus ziņojumus pēc nelasītajiem ziņojumiem, ziņojumiem ar pielikumiem, pēc nedēļas, kategorijas un pat personas, kurām tā ir nosūtīta. Tādējādi jūsu e-pasta atrašana ir daudz vienkāršāka!

Izmantojiet Teams ar Outlook

Microsoft Teams darbojas kopā ar programmu Outlook, un Outlook darbojas kopā ar Teams. Bet vai zinājāt, ka Teams sapulces var izveidot tieši no Outlook? Tā vietā, lai manuāli izveidotu sapulci lietotnē Microsoft Teams, varat to izveidot arī, izmantojot programmu Outlook, kur jums parasti ir jāiet, lai nosūtītu saiti pa e-pastu.

Mēs iepriekš paskaidrojām, kā jūs to varat izdarīt , bet mēs atkārtosim. Atkal, tas ir diezgan viegli. Vispirms atveriet programmu Outlook un pārslēdzieties uz kontu, kuru vēlaties izmantot šajā sapulcē. Pēc tam atveriet augšējo cilni un atlasiet Sākums. Blakus Jauns e-pasts ir jābūt nolaižamajai bultiņai. Kad noklikšķināsit uz šī, tie būs komandu sapulces opcija. Tiks parādīts jauns sapulces logs, un pēc tam varēsiet aizpildīt informācijas laukus, ja nepieciešams. Kad esat pabeidzis, varat noklikšķināt uz Sūtīt. Tāpat arī Teams sapulces izveide programmā Outlook ir tik vienkārša!

Bloķējiet surogātpastu un nevēlamo saturu

Nevēlamais e-pasts ir bīstams. Tas ne tikai piesārņo jūsu iesūtni, bet dažreiz tajās esošās saites var kaitēt jūsu datoram, ja noklikšķināt nejauši. Tāpēc programmā Outlook varat bloķēt nevēlamo saturu, noklikšķinot uz konkrētiem sūtītājiem. Parasti Outlook pašas surogātpasta un nevēlamā satura filtri paveiks šo uzdevumu, taču, ja pastāvīgi saņemat nevēlamus ziņojumus, varat izmantot Outlook lietojumprogrammu operētājsistēmā Windows 10, lai bloķētu ziņojumus no konkrēta sūtītāja.

Lai bloķētu ziņojumus, varat doties uz cilni Sākums un pēc tam uz Nevēlamā e-pasta opcijas. Pēc tam tiks parādīts jauns logs, kurā varat izvēlēties, kurus sūtītājus un e-pasta ziņojumus no kuras valsts vēlaties identificēt kā surogātpastu. Šeit jūs varat arī mainīt savu aizsardzības līmeni.

Ir dažādi līmeņi, sākot tikai ar zemu, augstu un drošu sarakstu. Zems parasti ir vislabākais, ja nesaņemat daudz nevēlamu ziņojumu. Augsts ir paredzēts, ja saņemat daudz nevēlama satura. Un drošie saraksti ir visierobežojošākie. Microsoft šajā atbalsta lapā sīki izskaidro katru no tiem .

Mums ir vairāk ceļvežu!

Mūsu labākā prakse e-pasta sūtīšanai programmā Outlook ir tikai sākums. Esam arī izskaidrojuši dažus mūsu iecienītākos Outlook lietotnes trikus , kas ietver īsinājumtaustiņus un e-pasta ziņojumu dublēšanu. Mēs esam arī kopīgojuši dažus padomus un ieteikumus, kā maksimāli izmantot programmu Outlook tīmeklī . Tas viss ir daļa no mūsu Microsoft 365 pārklājuma, ko varat izpētīt šeit, lai atrastu vairāk ceļvežu, pamācību, ziņu rakstus un daudz ko citu.