Kaip sužinoti, kas peržiūrėjo jūsų „Google“ dokumentą

„Google“ dokumentai yra puikus bendradarbiavimo įrankis, nes jis leidžia keliems žmonėms vienu metu redaguoti ir dirbti su vienu dokumentu, neprarandant įvairių komandos narių atliktų pakeitimų. Galų gale, žinoti, kas ir kada peržiūrėjo kokį dokumentą, gali būti naudinga, jei jūs arba jūsų organizacija naudojate „Google“ dokumentus. Svarbu, kad visi perskaitytų juodraštį, peržiūrėtų taisykles ir sąlygas, naujausią pateiktą informaciją, politiką ir procedūras ar kokį nors kitą svarbų dokumentą, todėl svarbu matyti, kas ką padarė ir kada.

Pastaba: „Google“ veiklos informacijos suvestinė pasiekiama tik „Google Workspace“ paskyroms arba žmonėms, turintiems prieigą prie paskyroje esančio failo. Tai nėra galimybė asmeninėms paskyroms.

Dar visai neseniai negalėjote matyti, kas peržiūrėjo jūsų „Google“ dokumentus. Galite matyti, kas jį redagavo, bet ne kas tik perskaitė. Jei jie neišsaugojo, neredagavo ar nepakomentavo, nežinojote, ar konkretus asmuo skaitė naujausią dokumento versiją. Be to, kadangi galite bendrinti „Google“ dokumentus turėdami tik skaitymo teises, galite bendrinti dokumentą su kai kuriais žmonėmis, kad jie jį peržiūrėtų, bet neatliktų jokių pakeitimų.

Dabartinės „Google“ dokumentų versijos leidžia konfigūruoti nustatymus, kad matytumėte, kas peržiūrėjo jūsų „Google“ dokumentus. Pažiūrėkime, kaip galite tai padaryti patys.

„G Suite“ veiklos monitorius

„G Suite“ paprastai naudoja organizacijos, kuriose būtinas bendradarbiavimas. Jei reguliariai bendradarbiaudami su kitais naudojate „G Suite“, galite naudoti „ Activity Monitor“ ir peržiūrėti bet kurio „Google“ dokumentų failo peržiūrų istoriją.

Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus:

1. Atidarykite „Google“ skaičiuoklės failą
   
2. Viršutiniame dešiniajame skiltyje spustelėkite populiarėjančios rodyklės piktogramą arba eikite į išskleidžiamąjį meniu Įrankiai .
   
3. Atidarykite veiklos informacijos suvestinę .
   
4. Savo organizacijos skirtuke spustelėkite Visi žiūrovai .
   

Šis procesas leis jums stebėti visus dokumento rodinius, įskaitant paskutinio kiekvieno komandos nario peržiūros datą ir laiką.

Jei „Google“ dokumente nematote parinkties „Activity Monitor“, greičiausiai esate prisijungę prie asmeninių „Google“ dokumentų, o ne „G Suite“ versijos.

Žiūrovų ir komentarų tendencijos

Veiklos monitorius taip pat leidžia ne tik matyti, kas peržiūrėjo jūsų „Google“ dokumentus, bet ir tendencijas, kada žmonės peržiūrėjo arba pakomentavo jūsų dokumentą.

Žiūrinčiųjų tendencija: rodoma unikalių žiūrinčiųjų skaičiaus juostinė diagrama per tam tikrą laikotarpį nuo septynių dienų iki viso laiko.

Komentarų tendencija: rodomos komentarų tendencijų juostos diagramos nuo septynių dienų iki visų laikų.

Išjunkite peržiūros istoriją „Google“ dokumentuose

Jei dėl kokios nors priežasties norite išjungti dokumento peržiūros istoriją, tai galite padaryti atlikdami šiuos greitus veiksmus:

1. Atidarykite „Google“ skaičiuoklę.
   
2. Viršutinėje dešinėje dokumento pusėje spustelėkite rodyklę aukštyn arba išskleidžiamajame meniu eikite į Įrankiai .
   
3. Atidarykite  veiklos informacijos suvestinę .
   
4. Pasirinkite Privatumo nustatymai .
   
5. Dalyje Dokumento nustatymas išjunkite parinktį Rodyti šio dokumento peržiūrų istoriją .
   

Ši parinktis taip pat pasiekiama asmeninėje arba nemokamoje „Google“ dokumentų versijoje. Galite išjungti peržiūros istoriją, jei dirbate su dokumentu, bet nenorite, kad jūsų bendradarbiai tai žinotų, kol nebūsite pasiruošę bendrinti savo galutinius pakeitimus.

1. Pradėkite atidarydami „Google“ skaičiuokles ir spustelėdami Nustatymai .
2. Meniu „Nustatymai“ leidžia išjungti peržiūrų istoriją naudodami veiklos informacijos suvestinės nustatymus. Spustelėkite Gerai, kad išsaugotumėte pakeitimus, kai perjungsite tai į padėtį Išjungta.

Kaip sužinoti, kas atliko jūsų „Google“ dokumento pakeitimus

Versijų kontrolė yra būtina, visų pirma, jei dirbate reguliuojamoje pramonėje. Versijos valdymas yra tai, ką „Google“ dokumentai kurį laiką veikė gerai. Dokumentuose bus rodoma, kas redagavo dokumentą, jį išsaugojo arba bendrino. Tai veikia ne tik su „G Suite“, bet ir su asmeniniais „Google“ dokumentais.

Jei domitės versijos valdymu arba norite įsitikinti, kad niekas neatliko pakeitimų, kurių jie neturėtų, neužrakinę failo, galite tai sužinoti atlikę šiuos veiksmus:

1. Atidarykite „Google“ skaičiuoklę, kurią norite stebėti.
   
2. Pasirinkite Failų ir versijų istorija .
   
3. Pasirinkite Žiūrėti versijų istoriją .
   
4. Ekrano dešinėje turėtų pasirodyti langas, kuriame bus rodomas kiekvienas atitinkamo dokumento išsaugojimas ir redagavimas.
   

Šiame lange taip pat turėtumėte turėti galimybę peržiūrėti ankstesnę dokumento versiją prieš atliekant pakeitimus.

Tai būtina versijos valdymui, nes turite audito seką, kokie pakeitimai buvo atlikti, kada jie buvo atlikti ir kas juos atliko. Tai taip pat naudinga, jei atlikote pakeitimus, užmigote, persigalvojote arba norite juos atšaukti.

Kaip sužinoti, kas bendrino jūsų „Google“ dokumentą

Taip pat galite matyti, kas ir kada bendrino jūsų „Google“ dokumentą. Be to, bendrinimo nustatymai leidžia geriau valdyti prieigą prie dokumentų.

1. Eikite į drive.google.com .
   
2. Kairėje spustelėkite Mano diskas .
   
3. Spustelėkite mažą i mygtuką viršutiniame dešiniajame kampe.
   
4. Dabar spustelėkite Veikla .
   
5. Spustelėkite kiekvieną failą ar aplanką atskirai arba peržiūrėkite viską naudodami slinkties juostą. Tai parodys, kas bendrino jūsų dokumentą.
   

Taip pat galite patikrinti dokumente pasirinkę Bendrinti. Kai kurių asmenų vardai bus rodomi iššokančiajame lange. Jei bendrinote failą su daugiau vartotojų, nei nurodyta, spustelėkite pavadinimą ir pasirodys visų žmonių sąrašas.

Paskutinės mintys

Jūsų galimybės nustatyti, kas peržiūrėjo, bendrino ir redagavo jūsų dokumentus, yra ribotos, jei negalite pasiekti „G Suite“ paskyros; tačiau vis dar yra būdų gauti pagrindinę informaciją.

Vykdydami šiame vadove nurodytus veiksmus galite greitai ir lengvai pamatyti, kas bet kokiu būdu peržiūrėjo, redagavo ar pakeitė jūsų „Google“ dokumentų dokumentą. Ar turite klausimų, patirties ar patarimų, kaip matyti veiklą „Google“ dokumentuose? Palikite komentarą žemiau esančiame skyriuje.