Áttu í vandræðum með að stjórna skjölunum þínum?

Þegar þú ert í viðskiptum getur stjórnun skjala stundum verið bannfæring tilveru þinnar. Allt frá stórum skrám til óteljandi tölvupósta, að þurfa að vinna með svo mikið af upplýsingum getur verið erfitt að halda utan um, sérstaklega þegar þú hefur tímafrestir sem fljúga á þig úr öllum áttum.

Vandamálið er að það eru bara svo mörg verkfæri á markaðnum sem lofa að hjálpa þér en gera meiri skaða en gagn. Hér eru nokkrar einfaldar leiðir til að draga úr streitu og spara peninga með því að stjórna skjölunum þínum á áhrifaríkan hátt.

Innihald

• 1 Kostir skilvirkrar skjalastjórnunar
• 2 Hver eru nokkur einföld skref til að hjálpa þér að halda betur utan um skjölin þín?
  • 2.1 1. Komdu á skráarstjórnunarferlinu þínu
  • 2.2 2. Hannaðu skráaráætlun og tímaáætlun
  • 2.3 3. Skipuleggðu núverandi skrár
  • 2.4 4. Fargaðu úreltum og óþarfa skrám
  • 2.5 5. Gerðu áætlanir um geymslu og förgun
  • 2.6 6. Tryggja reglulegt viðhald

Kostir skilvirkrar skjalastjórnunar

Það er mikil vinna að skipuleggja , stjórna og jafnvel skipuleggja verkefni eða skjöl. Það eru fjölmargir þjónustuaðilar sem geta tekið það af diskinum þínum, en hverjir eru kostir þess að nota skilvirka skjalastjórnun?

• Forvarnir gegn lagabrotum
• Betri nýting skrifstofuhúsnæðis
• Bætt aðgengi að skjölum
• Verndun trúnaðarupplýsinga
• Lækkaður kostnaður við daglegan rekstur
• Bætt skilvirkni skrifstofu
• Fækkar kvörtunum viðskiptavina

Hver eru nokkur einföld skref til að hjálpa þér að stjórna skjölunum þínum betur?

Að hafa umsjón með skjölum er ekki auðvelt verkefni. Með tilkomu internetsins höfum við nú yfir að ráða flóði upplýsinga og gnægð samskipta. Allt er á netinu, frá því að hlaða niður kvikmyndum til að versla matvörur. Vegna þessa hefur stjórnun skjala þinna orðið erfiðara en það hefur verið áður.

Það eru nokkur tæki/hugbúnaður til að stjórna ýmsum skjölum sem fyrirtæki nota daglega. Fyrir venjuleg skjöl höfum við skjalastjórnunarkerfi en samningastjórnunarkerfi hentar best fyrir ákveðin skjöl eins og samninga. Hins vegar eru þessi einföldu skref áhrifarík fyrir allar tegundir skjala.

1. Komdu á skráastjórnunarferlinu þínu

Mörg fyrirtæki eiga mikið af skjölum sem þau þurfa að halda utan um hvenær sem er, en þau hafa ekki hugmynd um hversu vel þau eru að halda utan um þau hvað þá hvað þau eiga að gera við þau til að auðvelda aðgang þegar þörf krefur. Það fyrsta sem öll fyrirtæki ættu að gera er að koma á verklagi til að stjórna skjölum.

Þetta er náð með því að búa til sérstakar leiðbeiningar og ferla sem þú ætlar að fylgja í skjalastjórnun þinni. Taka ætti tíma til að útskýra vandlega þau skjöl sem ætti að varðveita. þau skjöl sem krafist er daglega, hversu lengi eigi að geyma skjal eða hvenær eigi að farga því.

2. Hannaðu skráaráætlun og tímaáætlun

Til að ná árangri í stjórnun skjala þinna skaltu fylgja skjalaáætlun og áætlun. Þetta mun skapa samræmi og hjálpa þér að verða afkastameiri í viðskiptum þínum. Hvort sem þú ert að vinna í mál fyrir viðskiptavin eða að senda reikning til viðskiptavinar, þá ættu allir þessir hlutir að fara í möppur. Bæta ætti skránum við forritið sem þú notar til að stjórna skjölum eins oft og mögulegt er.

3. Skipuleggðu núverandi skrár

Að skipuleggja núverandi skrár er frábær leið til að byrja að stjórna skjölunum þínum. Hvort sem þú ert að spá í að kaupa hugbúnað eða ekki, þá er mikilvægt að skipuleggja fyrirliggjandi skjöl fyrst.

Þetta mun gefa þér hugmynd um hvaða hluti skjalastjórnunarkerfisins þú vilt og hvað nákvæmlega þeir ætla að gera fyrir þig.

Það mun einnig hjálpa þér að vita hvort þú þarft hugbúnað eða getur bara reitt þig á penna og pappír til að stjórna skjölunum þínum.

4. Fargaðu úreltum og óþarfa skrám

Allir eru venjulega með nokkrar skrár á tölvum sínum sem eru úreltar eða ekki lengur nauðsynlegar. Því miður hafa þessar skrár tilhneigingu til að safnast upp í miklu magni. Það er afar mikilvægt að losna við eldri útgáfur og komast að því hvar þú ert með óþarfa eintök vistuð . Það er líka mikilvægt að forðast að vista sömu skrárnar aftur og aftur.

5. Gerðu áætlanir um geymslu og förgun

Til að stjórna skjölunum þínum á réttan hátt verður þú að ákveða hvað er mikilvægt og hvað er hægt að geyma tímabundið eftir hæfilegan tíma. Þess vegna ættir þú að gera áætlanir um geymslu og förgun svo að skjölin þín séu ekki bara fljótandi um.

6. Tryggja reglulegt viðhald

Það er mikilvægt að hafa reglulegt viðhald á viðskiptaskjölum þínum, svo sem eignarrétt og samningaskrá. Þessi skjöl hafa tilhneigingu til að hrannast upp hratt og þar af leiðandi væri erfitt að finna þau þegar þú þarft á þeim að halda. Það er því nauðsynlegt að hafa skipulagt kerfi til að halda utan um viðskiptaskjölin þín.

Þar sem nánast allir vinna við tölvur í dag og vöxtur farsíma er mikilvægi vel skipulagðrar og öruggrar skjalastjórnunar afar mikilvægt. En að hafa umsjón með skrám þínum verður eitthvað sem við rekumst öll á. Það er mikilvægt að hafa rétt verkfæri til staðar og upplýsingar þínar geymdar á öruggan hátt.

Þú áttar þig kannski ekki einu sinni á því hversu auðvelt það er að glata upplýsingum eða að þú geymir þær á röngum stað eins og er. Það eru margar mismunandi gerðir af stjórnunarverkfærum í boði til að hjálpa þér að geyma skrárnar þínar á réttan hátt. Þess vegna er það eitthvað sem þarf að fylgjast með þegar fyrirtækið þitt stækkar til að ganga úr skugga um að þú sért að takast á við alla þætti fyrirtækisins á áhrifaríkan hátt - þar á meðal að takast á við skrárnar þínar.