Þegar þú ert í viðskiptum getur stjórnun skjala stundum verið bannfæring tilveru þinnar. Allt frá stórum skrám til óteljandi tölvupósta, að þurfa að vinna með svo mikið af upplýsingum getur verið erfitt að halda utan um, sérstaklega þegar þú hefur tímafrestir sem fljúga á þig úr öllum áttum.
Vandamálið er að það eru bara svo mörg verkfæri á markaðnum sem lofa að hjálpa þér en gera meiri skaða en gagn. Hér eru nokkrar einfaldar leiðir til að draga úr streitu og spara peninga með því að stjórna skjölunum þínum á áhrifaríkan hátt.
Innihald
Kostir skilvirkrar skjalastjórnunar
Það er mikil vinna að skipuleggja , stjórna og jafnvel skipuleggja verkefni eða skjöl. Það eru fjölmargir þjónustuaðilar sem geta tekið það af diskinum þínum, en hverjir eru kostir þess að nota skilvirka skjalastjórnun?
Hver eru nokkur einföld skref til að hjálpa þér að stjórna skjölunum þínum betur?
Að hafa umsjón með skjölum er ekki auðvelt verkefni. Með tilkomu internetsins höfum við nú yfir að ráða flóði upplýsinga og gnægð samskipta. Allt er á netinu, frá því að hlaða niður kvikmyndum til að versla matvörur. Vegna þessa hefur stjórnun skjala þinna orðið erfiðara en það hefur verið áður.
Það eru nokkur tæki/hugbúnaður til að stjórna ýmsum skjölum sem fyrirtæki nota daglega. Fyrir venjuleg skjöl höfum við skjalastjórnunarkerfi en samningastjórnunarkerfi hentar best fyrir ákveðin skjöl eins og samninga. Hins vegar eru þessi einföldu skref áhrifarík fyrir allar tegundir skjala.
1. Komdu á skráastjórnunarferlinu þínu
Mörg fyrirtæki eiga mikið af skjölum sem þau þurfa að halda utan um hvenær sem er, en þau hafa ekki hugmynd um hversu vel þau eru að halda utan um þau hvað þá hvað þau eiga að gera við þau til að auðvelda aðgang þegar þörf krefur. Það fyrsta sem öll fyrirtæki ættu að gera er að koma á verklagi til að stjórna skjölum.
Þetta er náð með því að búa til sérstakar leiðbeiningar og ferla sem þú ætlar að fylgja í skjalastjórnun þinni. Taka ætti tíma til að útskýra vandlega þau skjöl sem ætti að varðveita. þau skjöl sem krafist er daglega, hversu lengi eigi að geyma skjal eða hvenær eigi að farga því.
2. Hannaðu skráaráætlun og tímaáætlun
Til að ná árangri í stjórnun skjala þinna skaltu fylgja skjalaáætlun og áætlun. Þetta mun skapa samræmi og hjálpa þér að verða afkastameiri í viðskiptum þínum. Hvort sem þú ert að vinna í mál fyrir viðskiptavin eða að senda reikning til viðskiptavinar, þá ættu allir þessir hlutir að fara í möppur. Bæta ætti skránum við forritið sem þú notar til að stjórna skjölum eins oft og mögulegt er.
3. Skipuleggðu núverandi skrár
Að skipuleggja núverandi skrár er frábær leið til að byrja að stjórna skjölunum þínum. Hvort sem þú ert að spá í að kaupa hugbúnað eða ekki, þá er mikilvægt að skipuleggja fyrirliggjandi skjöl fyrst.
Þetta mun gefa þér hugmynd um hvaða hluti skjalastjórnunarkerfisins þú vilt og hvað nákvæmlega þeir ætla að gera fyrir þig.
Það mun einnig hjálpa þér að vita hvort þú þarft hugbúnað eða getur bara reitt þig á penna og pappír til að stjórna skjölunum þínum.
4. Fargaðu úreltum og óþarfa skrám
Allir eru venjulega með nokkrar skrár á tölvum sínum sem eru úreltar eða ekki lengur nauðsynlegar. Því miður hafa þessar skrár tilhneigingu til að safnast upp í miklu magni. Það er afar mikilvægt að losna við eldri útgáfur og komast að því hvar þú ert með óþarfa eintök vistuð . Það er líka mikilvægt að forðast að vista sömu skrárnar aftur og aftur.
5. Gerðu áætlanir um geymslu og förgun
Til að stjórna skjölunum þínum á réttan hátt verður þú að ákveða hvað er mikilvægt og hvað er hægt að geyma tímabundið eftir hæfilegan tíma. Þess vegna ættir þú að gera áætlanir um geymslu og förgun svo að skjölin þín séu ekki bara fljótandi um.
6. Tryggja reglulegt viðhald
Það er mikilvægt að hafa reglulegt viðhald á viðskiptaskjölum þínum, svo sem eignarrétt og samningaskrá. Þessi skjöl hafa tilhneigingu til að hrannast upp hratt og þar af leiðandi væri erfitt að finna þau þegar þú þarft á þeim að halda. Það er því nauðsynlegt að hafa skipulagt kerfi til að halda utan um viðskiptaskjölin þín.
Þar sem nánast allir vinna við tölvur í dag og vöxtur farsíma er mikilvægi vel skipulagðrar og öruggrar skjalastjórnunar afar mikilvægt. En að hafa umsjón með skrám þínum verður eitthvað sem við rekumst öll á. Það er mikilvægt að hafa rétt verkfæri til staðar og upplýsingar þínar geymdar á öruggan hátt.
Þú áttar þig kannski ekki einu sinni á því hversu auðvelt það er að glata upplýsingum eða að þú geymir þær á röngum stað eins og er. Það eru margar mismunandi gerðir af stjórnunarverkfærum í boði til að hjálpa þér að geyma skrárnar þínar á réttan hátt. Þess vegna er það eitthvað sem þarf að fylgjast með þegar fyrirtækið þitt stækkar til að ganga úr skugga um að þú sért að takast á við alla þætti fyrirtækisins á áhrifaríkan hátt - þar á meðal að takast á við skrárnar þínar.
Chrome, sjálfgefið, sýnir þér ekki alla vefslóðina. Þér er kannski sama um þessi smáatriði, en ef þú þarft af einhverjum ástæðum að birta alla vefslóðina, nákvæmar leiðbeiningar um hvernig á að láta Google Chrome birta alla vefslóðina á veffangastikunni.
Reddit breytti hönnun sinni enn og aftur í janúar 2024. Endurhönnunin er hægt að sjá af notendum skjáborðsvafra og þrengir að aðalstraumnum á sama tíma og tenglar eru til staðar.
Að slá uppáhalds tilvitnunina þína úr bókinni þinni á Facebook er tímafrekt og fullt af villum. Lærðu hvernig á að nota Google Lens til að afrita texta úr bókum yfir í tækin þín.
Áminningar hafa alltaf verið aðal hápunktur Google Home. Þeir gera líf okkar örugglega auðveldara. Við skulum fara í stutta skoðunarferð um hvernig á að búa til áminningar á Google Home svo að þú missir aldrei af því að sinna mikilvægum erindum.
Stundum, þegar þú ert að vinna í Chrome, geturðu ekki fengið aðgang að ákveðnum vefsíðum og færð upp villuna „Laga DNS vistfang netþjóns fannst ekki í Chrome“. Hér er hvernig þú getur leyst málið.
Hvernig á að breyta lykilorðinu þínu á Netflix streymisvídeóþjónustunni með því að nota valinn vafra eða Android app.
Ef þú vilt losna við endurheimta síður skilaboðin á Microsoft Edge skaltu einfaldlega loka vafranum eða ýta á Escape takkann.
Djúptenging er vinsæl tilvísunartækni notenda. Lærðu um djúptengingar hér til að nota þær til að auka umferð á vefsíðuna þína eða app.
AR er næsta stóra hlutur internetsins fyrir skemmtun, vinnu eða viðskipti. Lærðu AR ský í smáatriðum til að verða upplýstur notandi.
Notaðu Microsoft Edge Drop og deildu skrám og skilaboðum auðveldlega á milli tækja með því að fylgja þessum byrjendavænu skrefum.
