Umsjón með póstinum þínum: skoðaðu þessar bestu venjur til að senda tölvupóst með Outlook á Windows 10

Í nýjustu Microsoft 365 verkinu okkar munum við útskýra nokkrar af bestu starfsvenjum okkar fyrir Outlook á Windows.

Skipuleggðu tölvupóstinn þinn í möppur í Outlook

Notaðu síur og flokka til að þrífa pósthólfið þitt og finna skilaboðin þín

Notaðu Outlook til að skipuleggja Teams fundi

Lokaðu fyrir ruslpóst og rusl með valkostum fyrir ruslpóst

Þessa dagana gætir þú verið að eyða miklum tíma í pósthólfið þitt til að ná þér í skóla og vinnu, og jafnvel allar þessar innkaupapantanir á netinu. Það gæti þýtt að pósthólfið þitt sé rugl, sem þýðir að stjórnun tölvupóstsins þíns er eitthvað sem er enn mikilvægara.

Jæja, ef þú ert ekki þegar að nota það, þá er Microsoft Outlook appið, eins og það er hluti af Microsoft 365, frábær leið til að stjórna tölvupóstinum þínum á Windows 10. Með því geturðu skipulagt tölvupósta í möppur, búið til Teams fundi, og svo miklu meira. Þess vegna munum við í nýjustu Microsoft 365 verkinu okkar útskýra nokkrar af bestu starfsvenjum okkar fyrir Outlook á Windows.

Notaðu möppur

Fyrst og fremst þarftu að skipuleggja tölvupóstinn þinn í möppur í Outlook. Þetta gæti virst vera eitt af því augljósasta sem þarf að gera, en það mun virkilega hjálpa til við að þrífa pósthólfið þitt og skipuleggja þig. Að gera þetta er frekar auðvelt. Fyrst þarftu að opna Outlook og heimsækja pósthólfið þitt og lista yfir skilaboð. Síðan, þaðan, hægrismelltu á Inbox og veldu New Folder.

Þegar þú hefur gert það geturðu farið aftur í pósthólfið þitt, hægrismellt á skilaboð og síðan valið möppuna sem þú bjóst til. Þú getur búið til möppur á flestum stöðum í Outlook, þar á meðal í möppunni Eyddir hlutir, þar sem eytt atriði fara. Með því að gera þetta er auðvelt að finna skilaboð sem þú gætir að lokum gleymt. Og allar möppur sem þú býrð til í Outlook Desktop appinu munu einnig samstillast við Outlook á vefnum og Outlook í símanum þínum, sem gefur þér frábæra leið til að skipuleggja tölvupóst, sama hvar þú ert.

Notaðu síur og flokka

Ef möppur eru ekki að virka fyrir þig og pósthólfið þitt er enn í rugli, þá eru nokkrar viðbótarstýringar í Outlook appinu fyrir Windows 10 sem þú getur notað til þín. Þar á meðal eru flokkar og síur.

Flokkar eru mjög eins og möppur, en í stað þess að færa tölvupóst inn í sitt eigið rými mun hver tölvupóstur sem þú flokkar fá litakóða þar sem hann er í pósthólfinu þínu. Sjálfgefið eru nokkrir flokkar. Listinn inniheldur blár, grænn, rauður, gulur og fjólublár. Þegar þú hægrismellir á tölvupóst til að flokka hann í fyrsta skipti færðu möguleika á að nefna flokkinn og jafnvel úthluta flýtileið. Þegar þú hefur flokkað tölvupóstinn þinn geturðu farið á Home flipann og valið fjórlita ferningatáknið til að sýna flokkatáknið í tölvupósti. Þú munt sjá tiltekna litaflokkinn birtast fyrir ofan dagsetninguna.

Til viðbótar við flokka er líka síunarvalkosturinn í Outlook líka. Með þessum valmöguleika, sem birtist á Home flipanum sem þríhyrningur hægra megin á skjánum, geturðu síað skilaboðin þín eftir ólesnum, skilaboðum með viðhengjum, eftir viku, flokki og jafnvel hverjir hafa fengið CC's á þeim. Þetta gerir það miklu auðveldara að finna tölvupóstinn þinn!

Notaðu Teams með Outlook

Microsoft Teams fer saman við Outlook og Outlook fer saman við Teams. En vissir þú að þú getur búið til Teams fundi beint úr Outlook? Í stað þess að búa til fund handvirkt í Microsoft Teams appinu geturðu líka búið til einn í gegnum Outlook sjálft, þar sem þú þarft samt að fara til að senda hlekk í tölvupósti.

Við útskýrðum áður hvernig þú gætir gert þetta , en við munum rifja upp. Aftur, það er frekar auðvelt. Fyrst skaltu opna Outlook og skipta yfir í reikninginn sem þú vilt að þessi fundur sé með. Eftir það skaltu fara á efsta flipann og velja Heim. Það ætti að vera ör við hliðina á nýjum tölvupósti. Þegar þú smellir á þetta verða þeir valkostur fyrir Teams Meeting. Nýr fundargluggi kemur upp og þá er hægt að fylla út upplýsingarareitina eftir þörfum. Þegar því er lokið geturðu smellt á Senda. Bara svona, það er svo auðvelt að búa til Teams fund í Outlook!

Lokaðu fyrir ruslpóst og rusl

Ruslpóstur er hættulegur. Það mengar ekki aðeins pósthólfið þitt heldur geta hlekkirnir í þeim skaðað tölvuna þína ef þú endar með því að smella óvart. Þess vegna geturðu lokað á ruslið í Outlook með því að smella á tiltekna sendendur. Venjulega munu eigin ruslpósts- og ruslsíur Outlook gera verkið, en ef þú færð stöðugt óæskileg skilaboð geturðu notað Outlook appið í Windows 10 til að loka fyrir skilaboð frá tilteknum sendanda.

Til að loka fyrir skilaboð geturðu farið á Home flipann, fylgt eftir með ruslpóstsvalkostum. Þú ættir þá að fá upp nýjan glugga, sem gerir þér kleift að velja hvaða sendendur og tölvupóst frá hvaða landi þú vilt auðkenna sem ruslpóst. Héðan geturðu líka breytt verndarstigi þínu.

Það eru ýmis stig, frá lágum, háum og aðeins öruggum listum. Lágt er yfirleitt best ef þú færð ekki mörg ruslskilaboð. High er fyrir ef þú færð mikið af rusli. Og öruggir listar eru mest takmarkandi. Microsoft útskýrir hvert af þessu ítarlega á þessari stuðningssíðu .

Við erum með fleiri leiðsögumenn!

Bestu starfsvenjur okkar til að senda tölvupóst með Outlook er bara byrjunin. Við höfum líka útskýrt nokkrar af uppáhalds brellunum okkar fyrir Outlook appið , sem inniheldur flýtilykla og öryggisafrit af tölvupósti. Og við höfum einnig deilt nokkrum ráðum og brellum til að fá sem mest út úr Outlook á vefnum . Þetta er allt hluti af Microsoft 365 umfjöllun okkar, sem þú getur skoðað hér til að finna fleiri leiðbeiningar, leiðbeiningar, fréttagreinar og margt fleira.