Problémái vannak a dokumentumok kezelésével?

Amikor üzleti tevékenységet folytat, a dokumentumok kezelése néha élete veszélye lehet. A nagy fájloktól a számtalan e-mailig nehéz lehet ennyi információval dolgozni, különösen akkor, ha különböző irányokból röpködnek a határidők.

A probléma az, hogy nagyon sok eszköz van a piacon, amelyek ígéretet tesznek arra, hogy segítenek, de többet ártanak, mint használnak. Íme néhány egyszerű módszer, amellyel csökkentheti a stressz szintjét és pénzt takaríthat meg a dokumentumok hatékony kezelésével.

Tartalom

• 1 A hatékony dokumentumkezelés előnyei
• 2 Milyen egyszerű lépések segíthetnek a dokumentumok jobb kezelésében?
  • 2.1 1. Állítsa be a fájlkezelési eljárást
  • 2.2 2. Készítsen fájltervet és ütemezést
  • 2.3 3. Rendszerezze a meglévő fájlokat
  • 2.4 4. Az elavult és felesleges fájlokat semmisítse meg
  • 2.5 5. Készítsen terveket a tárolásra és ártalmatlanításra
  • 2.6 6. Rendszeres karbantartás biztosítása

A hatékony dokumentumkezelés előnyei

A feladatok vagy dokumentumok ütemezése, kezelése, sőt rendszerezése is rengeteg munka. Számos szolgáltató el tudja venni az Ön tányérjáról, de milyen előnyökkel jár a hatékony dokumentumkezelés?

• A jogsértések megelőzése
• Az irodaterületek jobb kihasználása
• Jobb hozzáférés a dokumentumokhoz
• A bizalmas információk védelme
• Csökkentett napi működési költségek
• Javított irodai hatékonyság
• Csökkent a vásárlói panaszok száma

Milyen egyszerű lépésekkel javíthatja a dokumentumok kezelését?

A dokumentumok kezelése nem egyszerű feladat. Az internet megjelenésével mára információáradat és kommunikáció bősége áll rendelkezésünkre. A filmek letöltésétől az élelmiszervásárlásig minden elérhető az interneten . Emiatt a dokumentumok kezelése minden eddiginél nehezebbé vált.

Számos eszköz/szoftver létezik a különféle dokumentumok kezelésére, amelyeket egy üzleti nap használ. A normál dokumentumokhoz egy dokumentumkezelő rendszert használunk, míg a szerződéskezelő rendszer a legalkalmasabb bizonyos dokumentumokhoz, például szerződésekhez. Ezek az egyszerű lépések azonban minden dokumentumtípus esetén hatékonyak.

1. Állítsa be a fájlkezelési eljárást

Sok vállalkozásnak rengeteg dokumentuma van, amelyeket bármikor nyomon kell követnie, de fogalmuk sincs, mennyire jól tartja őket nyilván, nem beszélve arról, hogy mit tegyen velük, hogy szükség esetén könnyen hozzáférhessen. Az első dolog, amit minden vállalkozásnak meg kell tennie, az az, hogy létrehozza a dokumentumok kezelésére vonatkozó eljárást.

Ezt konkrét irányelvek és folyamatok létrehozásával éri el, amelyeket követni kíván a dokumentumkezelés során. Időt kell szánni a megőrzendő dokumentumok gondos elmagyarázására. a napi rendszerességgel szükséges dokumentumokat, mennyi ideig kell egy dokumentumot megőrizni, vagy mikor kell selejtezni.

2. Készítsen fájltervet és ütemezést

A dokumentumok sikeres kezelése érdekében kövesse az aktatervet és az ütemezést. Ez egységességet teremt, és segít abban, hogy produktívabbá váljon vállalkozása során. Akár egy ügyfél problémáján dolgozik, akár számlát küld az ügyfélnek, ezeknek a dolgoknak mappákba kell kerülniük. A fájlokat a lehető leggyakrabban hozzá kell adni ahhoz a programhoz, amelyet dokumentumok kezelésére használ.

3. Rendszerezze a meglévő fájlokat

A meglévő fájlok rendszerezése nagyszerű módja a dokumentumok kezelésének. Akár szoftvervásárlást tervez, akár nem, fontos először a meglévő dokumentumok rendszerezése.

Így képet kaphat arról, hogy a dokumentumkezelő rendszer mely összetevőit szeretné, és pontosan mit fognak tenni érte.

Segít abban is, hogy megtudja, szüksége van-e szoftverre, vagy csak tollra és papírra hagyatkozhat a dokumentumok kezeléséhez.

4. Dobja ki az elavult és felesleges fájlokat

Általában mindenkinek van néhány fájl a számítógépén, amelyek elavultak vagy már nem szükségesek. Sajnos azonban ezek a fájlok nagy számban halmozódnak fel. Rendkívül fontos, hogy megszabaduljon a régebbi verzióktól, és megtudja, hová mentette a felesleges másolatokat . Az is fontos, hogy ne mentse el újra és újra ugyanazokat a fájlokat.

5. Készítsen terveket a tárolásra és az ártalmatlanításra

A dokumentumok megfelelő kezeléséhez meg kell határoznia, hogy mi a fontos, és mi az, ami megfelelő idő elteltével ideiglenesen archiválható. Ezért érdemes megtervezni a tárolást és a selejtezést, hogy a dokumentumok ne csak úgy lebegjenek.

6. Biztosítsa a rendszeres karbantartást

Fontos, hogy rendszeresen karbantartsa üzleti dokumentumait, például a tulajdonjogokat és a szerződések nyilvántartásait. Ezek a dokumentumok gyorsan felhalmozódnak, és ennek eredményeként nehéz lenne megtalálni őket, amikor szükség lenne rájuk. Ezért szükséges egy szervezett rendszer az üzleti dokumentumok kezelésére.

Napjainkban szinte mindenki számítógéppel dolgozik és a mobiltelefonok terjedése miatt a jól szervezett és biztonságos dokumentumkezelés kiemelten fontos. A fájlok kezelésével azonban mindannyian találkozhatunk. Fontos, hogy a megfelelő eszközökkel rendelkezzenek, és adatait biztonságosan tárolják.

Lehet, hogy nem is veszi észre, milyen könnyű elveszíteni az információkat, vagy éppen rossz helyen tárolja azokat. Számos különböző típusú kezelőeszköz áll rendelkezésre a fájlok megfelelő tárolásában. Ezért ügyelnie kell arra, ahogy vállalkozása növekszik, hogy megbizonyosodjon arról, hogy vállalkozása minden aspektusával hatékonyan foglalkozik – beleértve a fájlokkal való kezelést is.