A körlevél használata a Gmailben

Ha ugyanazt az e-mailt szeretné elküldeni ügyfeleinek, ügyfeleinek, alkalmazottainak, klubtagjainak vagy hasonló csoportoknak, akkor egyszer begépelhet egy e-mailt, és mindenkinek üzenetet küldhet a Gmail körlevél-összevonó eszközével.

A „többküldés” funkció elnevezése után a Gmail egyesített levelei lehetővé teszik a Google Névjegyek vagy egy levelezőlista beszúrását a Google Táblázatokból. Ezután személyre szabhatja e-mail üzenetét egyesítési címkékkel, egyedi leiratkozási hivatkozásokat adjon meg, és élvezze az egyszerű tömeges e-mail folyamatot kedvenc e-mail alkalmazásával.

Tartalomjegyzék

A levelezőprogramról a Gmailben

Vessünk egy pillantást a Google-fiókra vonatkozó követelményekre, a küldési korlátokra és a Gmail egyesített leveleivel kapcsolatos egyéb részletekre.

• Az egyesített levelek a Google Workspace-előfizetők számára érhetők el, beleértve a Workspace Individual, a Business Standard and Plus, az Enterprise Starter, a Standard és a Plus, valamint az Education Standard és a Plus előfizetőket.
• A támogatott Google Workspace-fiókok napi limitje 2000 kimenő e-mail. A körlevél-egyesítéssel legfeljebb 1500 címzettnek küldhet e-mailt, így 500 marad más e-mailek számára.
• Csak egy címzett adható hozzá a CC vagy BCC mezőhöz körlevéllel. Ne feledje, hogy ez e-mailt küld erre a címre a Címzett mezőben szereplő minden egyes címzett számára. Ha például 100 címzettnek küld körlevelet, a CC mezőben lévő címre 100 másolat érkezik az e-mailből.
• A csatolmányokat körlevéllel is beillesztheti; ez azonban beleszámít a tárhelybe. Például, ha 1 MB-os mellékletet küld 100 címzettnek, akkor 100 MB helyet fog igénybe venni.
• Minden üzenet tartalmaz egy egyedi, automatikusan generált Leiratkozás linket az alján arra az esetre, ha az adott címzett többé nem szeretné megkapni az Ön e-mailjeit.
• Ha egy címzett korábban leiratkozott az Ön üzeneteiről, és Ön felveszi őket egy körlevélbe, akkor az e-mail elküldése után értesítés jelenik meg, amely tartalmazza azon címzettek számát, akik nem kapják meg az üzenetet.
• Nem használhat körlevél-egyesítést válaszokhoz vagy továbbításokhoz, e-mailek ütemezéséhez vagy bizalmas módhoz .

Címzettek hozzáadása a körlevélhez a Gmailben

Bár az e-mail címzettjeit az üzenet összeállítása után is kiválaszthatja, a legjobb, ha előre kiválasztja őket a körlevél használatakor . Ez ezután felkéri a rendelkezésre álló egyesítési címkéket az üzenet személyre szabásához.

Címzettek hozzáadása a Google Névjegyekből

A Google Névjegyek címzettként való használatának megkezdéséhez kövesse az alábbi lépéseket.

1. Új e-mail létrehozásához válassza a bal felső sarokban található Írás lehetőséget . Használja a Főmenü megjelenítése ikont (három sor), ha nem látja a Levélírás lehetőséget.

1. Az Írás ablakban válassza ki a Körlevél használata ikont (névjegy szimbólum) a Címzett mező jobb szélén, és jelölje be a Körlevél négyzetet .

1. Ezután elkezdheti beírni a címzettek nevét, és kiválaszthatja őket a javaslatok közül, vagy kiválaszthatja a Címzett hivatkozást, és kiválaszthatja a címzetteket a Névjegyek kiválasztása ablakban.

Címzettek hozzáadása a Google Táblázatokból

Ha címzetteket szeretne beszúrni a Google Táblázatokból, először ellenőrizze, hogy a munkalap megfelelően van-e beállítva.

• Minden címzett információnak a táblázat első lapján kell lennie.
• Minden címzettnek és adatainak külön sorban kell lenniük.
• Használjon csak szöveges oszlopfejléceket az egyesítési címkék kijelöléséhez. Ha egy fejléc speciális karaktert tartalmaz, az egyesítési címkét az oszlop betűje helyett azonosítja, például az A oszlopnál @A.

Ha a munkalap használatra kész, az üzenet létrehozásához válassza a Gmail bal felső sarkában található Írás lehetőséget .

1. Válassza ki a Körlevél használata ikont a Címzett mező jobb szélén , és jelölje be a Körlevél négyzetet . Ezután válassza a Hozzáadás egy táblázatból lehetőséget .

1. A megjelenő ablakban használja a Google Drive felső lapjait a Google-táblázat megkereséséhez és kiválasztásához. Ezután válassza ki a Beszúrás gombot a jobb alsó sarokban.

1. A következő ablakban a legördülő mezők segítségével válassza ki az összevonási címkék címzettjeit tartalmazó oszlopneveket. Ne feledje, hogy csak az E-mail, Keresztnév és Vezetéknév legördülő mezői jelenhetnek meg; azonban látni fogja az e-mailben elérhető egyesítési címkéket a munkalap egyéb részleteihez.

1. Válassza a Befejezés lehetőséget , és visszatér a Levélírás ablakba, a Címzett mezőben a lap nevével .

Tipp : Ha a címzettek listája az Excelben található, nézze meg, hogyan konvertálhatja az Excel-fájlt Google Táblázatokba a körlevélkészítéshez.

Az egyesítő címkék használata az e-mailekben

Miután hozzáadta a címzetteket a körlevélhez, használhatja az egyesítési címkéket.

Az írás pillanatában:

• Ha címzetteket ad hozzá a Google Névjegyekből, használhat utó-, vezeték- vagy teljes nevet, valamint e-mail címet.

• Ha a Google Táblázatokból ad hozzá címzetteket, használhat címkéket a táblázat oszlopfejléceihez.

Egyesítési címke hozzáadása

Ha címkét szeretne hozzáadni az e-mailhez, írja be a @ (At) szimbólumot a címke nevével együtt, vagy válassza ki a címkét a megjelenő legördülő listából.

A címkéket az e-mail tárgysorán és a hiperhivatkozású szövegen kívül a legtöbb helyen hozzáadhatja az üzenethez.

Tekintse meg az egyesítési címke előnézetét

Ha kíváncsi arra, hogyan jelennek meg a részletek az egyesítési címke beillesztése után, könnyen megtekintheti az előnézetet.

1. Vigye az egérmutatót az üzenetben lévő egyesítési címke fölé, és válassza az Előnézet lehetőséget .

1. Ekkor megjelenik egy ablak, amely az egyes címzetteket és az adott címkéhez tartozó részleteket mutatja. Ha sok címzettje van, a felül található Keresés segítségével megkeresheti őket.

1. Ha végzett, kattintson az OK gombra , és visszatér a Levélírás ablakba.

Adjon meg egy alapértelmezett értéket az egyesítési címkéhez

Az egyesítési címkék alapértelmezett értékeit is megadhatja. Ez akkor hasznos, ha a címzettről hiányzik a hozzáadni kívánt részlet. Ha például beszúrja a Keresztnév egyesítési címkét, és a címzettnél nincs utónév a listán, akkor helyette használhat egy alapértelmezett szót vagy kifejezést.

Alapértelmezett érték hozzáadásához vigye az egérmutatót az egyesítési címkére az e-mailben, és válassza az Alapértelmezett érték beállítása lehetőséget .

Adja hozzá a szót vagy kifejezést a megjelenő mezőbe, és válassza a Mentés lehetőséget .

Az információkat hiányzó címzetteknél az e-mailben szereplő egyesítési címkét az alapértelmezett értékre cseréljük.

Tekintse meg és küldje el e-mailjét

Ha befejezte a körlevél létrehozását a Gmailben, elküldése előtt megtekintheti az e-mail előnézetét. Ez lehetővé teszi, hogy az e-mailt úgy tekintse meg, ahogyan azt a címzettje látja, így ha bármilyen változtatást kell végrehajtania, azt a Küldés gomb megnyomása előtt megteheti.

1. Ha készen áll, válassza a Folytatás lehetőséget a Levélírás ablak alján.

1. Tömeges e-mailek küldésekor egy felugró üzenet jelenik meg a kéretlen levelekkel kapcsolatos rövid részletekkel. A további információkért válassza a További információ lehetőséget, majd a Megértem lehetőséget a folytatáshoz.

1. Ezután egy másik felugró ablak jelenik meg, amely megmutatja, hogy hány címzettnek küldi el az e-mailt, és egy lehetőség az előnézet megtekintéséhez. Válassza az Előnézet küldése lehetőséget .

Néhány percen belül „Tesztüzenet” feliratú e-mailt kap a beérkező levelek mappájába. Az egyesítési címkék a listán szereplő első címzetttel vagy adott esetben az alapértelmezett értékkel lesznek feltöltve.

Az előnézet áttekintése után visszatérhet a Levélírás ablakba, és elvégezheti a kívánt módosításokat. Ha készen áll az e-mail elküldésére, kövesse ugyanezeket a lépéseket, és válassza az Összes küldése lehetőséget a Küldésre kész ablakban.

Az elküldött körlevél-e-maileket az Elküldött mappában találhatja, mint minden más elküldött e-mailt.

Tegye egyszerűvé az e-maileket a Gmail Körlevél segítségével

Ha hírlevelet, hirdetményt vagy egyéb e-mailt kell tömegeknek küldenie, ne feledje a Gmail körlevél funkcióját. A Google Táblázatok névjegyeinek beszúrásának, a személyre szabott e-mailekhez egyesítési mezők használatával, valamint az üzenet elküldése előtti előnézetének megtekintésével – mindezt harmadik féltől származó levelezőegyesítési bővítmény nélkül – a folyamat nem is lehetne egyszerűbb.

A más alkalmazásokkal kapcsolatos oktatóanyagokhoz nézze meg, hogyan hozhat létre körlevelet a Microsoft Word programban nyomtatott üzenetekhez e-mailes marketing helyett.