Legyen szakértő a Microsoft Teams találkozóin az öt legjobb gyakorlat segítségével

Minél több időt tölt a Teamsben, annál fontosabbá válik, hogy megpróbálja a legtöbbet kihozni a szolgáltatáson belül elérhető összes funkcióból. Íme néhány ilyen funkció és bevált Teams-gyakorlat.

Homályosítsa el a hátteret vagy használjon háttérképeket:  Ez segít megvédeni magánéletét az értekezletek során, mivel csak az arcára helyezi a hangsúlyt.

Használjon fejhallgatót a jobb élmény érdekében: Ez segít a legjobb hang- és mikrofonminőség elérésében az értekezlet során.

Ütemezze be értekezleteit az Ütemezési asszisztens segítségével: Ez biztosítja, hogy Ön és munkatársai ugyanazon az oldalon legyenek, és ne legyenek ütemezési ütközések.

Készítsen értekezlet-jegyzeteket a Teams értekezleti jegyzeteinek funkciójával: Ez a beépített Teams funkció segít elkerülni, hogy a különböző programok között kelljen zsonglőrködnie.

Rögzítse értekezleteit: a munkatársa engedélyével ez lehetővé teszi, hogy másolatot készítsen az értekezletről későbbi használatra.

Valószínűleg több időt tölt most a Microsoft Teams megbeszélésein, mint valaha. Minél több időt tölt azonban a Teamsben, annál fontosabbá válik, hogy megpróbálja a legtöbbet kihozni az Ön számára elérhető funkciókból, hogy zökkenőmentes élményben legyen része. Íme egy pillantás ezekre a szolgáltatásokra, valamint néhány bevált gyakorlatra, amelyek segítségével szakértővé válhat a Microsoft Teams megbeszélésein.

1. gyakorlat: Homályosítsa el a hátteret, vagy használjon háttérképeket

A listánk első bevált gyakorlata az, amely a jelenlegi helyzetben a legkézenfekvőbb és legnépszerűbb. Vagyis a háttér elmosásának lehetőségét a Team s-ben, vagy háttérképeket használva .

Ezzel a bevált gyakorlattal szinte bárhol megtarthatja találkozóját, és elrejtheti, ami a háttérben történik körülötte. Valójában a funkciónak köszönhetően a Teams csak az Ön arcára helyezi a hangsúlyt, és minden mást elrejt. Legyen tudatában annak, hogy mesterséges intelligenciát használ, és csak emberekkel működik. Érdemes tehát egy kicsit óvatosnak lenni, ha szőrös barátai állnak a háttérben.

A Teamsben többféleképpen is elhomályosíthatja a hátteret, vagy használhat háttérképet. Ezt megteheti az értekezlet előtt vagy közben.

Az értekezlet előtt a csatlakozási képernyőn kattintson a négyzetes négyzetre a PC-mikrofon és a hangszórók mellett a videó hírfolyama alatt. Innentől megjelenik egy lehetőség a Háttérbeállításokhoz. Kiválaszthatja az elsőt, amelyen a Blur felirat szerepel. Vagy ha más hátteret szeretne, választhat egyet a listából. A hírfolyam átvált a kívánt háttérre, és ha végzett, bezárhatja a Háttér beállításai ablakot az X gombbal.

A megbeszélés alatti háttér elmosásához kattintson a három pontra (...) az értekezlet ablakának tetején. Ezután kattintson a Háttérhatások alkalmazása lehetőségre. Ezután kiválaszthat egyet a listából, és kattintson az Alkalmaz gombra. 

2. gyakorlat: A jobb élmény érdekében használjon headsetet

Következő egy gyakorlat, amelyet munkatársai értékelni fognak: headset használata . Ezzel a gyakorlattal jobb minőségű hívást fog kapni a Teamsben. Nem kell attól tartanod, hogy a munkatársaid nem hallanak, vagy te nem hallod őket. Így állíthat be egyet a Teamsben.

Ha headsetet szeretne használni a Teams szolgáltatásban, csak győződjön meg arról, hogy csatlakoztatva van az eszközhöz vagy Bluetooth-on vagy fejhallgató-csatlakozón keresztül. A csatlakozás után meg kell győződnie arról, hogy a Teams megfelelően van konfigurálva a headsethez. Kétféleképpen is megteheti ezt: vagy az értekezlet előtt a csatlakozási képernyőn, vagy az értekezlet alatt a menüből.

Az értekezlet előtt konfigurálhatja a beállításokat a PC-mikrofon és hangszórók gombra kattintva a videofeed alatt. Ha ezt megtette, megjelenik az Eszközbeállítások ablak. Feltétlenül nézze meg a Hangszóró és a Mikrofon című részt. Kattintson a lefelé mutató nyílra, és válassza ki a fejhallgatót a listából a hangszóróhoz és a mikrofonhoz egyaránt. Ezután zárja be az ablakot az X-el.

Az értekezlet során a képernyő tetején található három pontra ( . . . ) kattintva, majd az Eszközbeállítások menüpontot választva válthat a fejhallgatóra. Innentől a fent leírtakkal megegyező beállításokat választhatja ki. Ha végzett, zárja be az ablakot az X-el.

Érdemes megjegyezni, hogy itt is használhatja a teszthívás indítása funkciót, hogy biztosítsa, hogy minden működjön közvetlenül azelőtt, hogy elindulna egy megbeszélésre.

3. gyakorlat: Ütemezze be a találkozókat

A találkozók egyik legrosszabb dolga, hogy az utolsó pillanatban vagy másodpercben belehúznak egybe. Éppen ezért legjobb gyakorlatként javasoljuk az értekezletek ütemezését és finomhangolását. Ezt megteheti a Microsoft Teams ütemezési asszisztensével. Íme egy pillantás a használatára.

Először kattintson a Naptár ikonra a Teams oldalsávjában. Innen kattintson a felül található Ütemezési asszisztens fülre. Ezen a lapon megbeszélést ütemezhet a munkatársai elérhetősége alapján. Hozzáadhat helyszíneket, résztvevőket és még sok minden mást. Résztvevők hozzáadásakor a munkatársak elérhető nem elérhetőként vagy ismeretlenként jelennek meg. Az asszisztens a munkatársa Outlook-naptárából gyűjti ki az adatokat a kitöltéshez. Ekkor megjelenik egy ütemezési nézet, amely a már ütemezett értekezleteket lilával mutatja. A napok és órák között is görgethet, hogy mindenki számára megfelelő időpontot találjon.

Ehhez kapcsolódik az ülés napirendjének megosztásának lehetősége. Ezt úgy teheti meg, hogy a munkatársai és az értekezleten mindenki ugyanazon az oldalon legyenek. Ha netes értekezletet hoz létre, ez megjelenik a levélírási mezőben. Itt felteheti napirendjét, és az megjelenik a meghívó e-mailben.

4. gyakorlat: Készítsen jegyzeteket az ülésről

Mi történik, ha egy fontos megbeszélés kellős közepén van, de szüksége van egy módra a jegyzetek készítésére? Úgy gondolja, hogy Microsoft Word-öt vagy más programot kell használnia, de tudta, hogy a Teamsnek is van saját értekezlet-jegyzet funkciója ?

Ez az egyik másik bevált gyakorlatunk a Teams-találkozókhoz. Az ok, amiért? A jegyzeteket a rendszer az értekezlet részeként menti, és bárhová magával viheti, és későbbre vagy a munkatársaival való megosztásra menti őket.

A funkció használatához a szokásos módon csatlakozzon az értekezlethez, majd kattintson a (. . . ) további műveletek gombra, majd a Meeting Notes elemre. Ekkor megjelenik egy Meeting Notes ablak. Innen érdemes a Jegyzetek készítése elemre kattintani. Ez teljes hozzáférést biztosít a formázási eszköztárhoz, félkövér, dőlt betűvel, kiemeléssel és néhány egyéb olyan funkcióval, amelyeket a Microsoft Word-ben megszokott. A (+) gombbal is létrehozhat új szakaszt.

Ha az értekezlet befejeződött, a csevegésből hozzáférhet a jegyzeteihez. Kell lennie egy opciónak, amely azt mondja, hogy a Jegyzetek megjelenítése teljes képernyőn. Kattintson rá a jegyzetek megtekintéséhez.

5. gyakorlat: Rögzítse a találkozóit (természetesen engedéllyel!)

A legjobb gyakorlatok listáján az utolsó helyen áll, hogy rögzítsünk egy találkozót a Teamsben. Az egyik legrosszabb dolog az értekezleten az, amikor állandóan meg kell kérned a munkatársaidat, hogy ismételjék meg a dolgokat újra és újra, mert nem tudtad letenni vagy jegyzetelni. Nos, ha rendelkezik az értekezleten részt vevő összes fél hozzájárulásával, akkor ténylegesen élőben is rögzíthet egy megbeszélést, ahogy ez történik, így biztosítva, hogy későbbi hivatkozás céljából másolatot kapjon az értekezletről.

Egy értekezlet rögzítéséhez kattintson a képernyő tetején lévő három pontra ( . . . ), majd a Felvétel indítása gombra. Innen egy nyilatkozatot fog látni, amely szerint a megbeszélést rögzítik. Figyelmen kívül hagyhatja, ez csak a munkatársa biztonságát szolgálja. Amikor az értekezlet véget ért, és készen áll a leállításra, kattintson ugyanarra a menüre, és válassza a Felvétel leállítása lehetőséget.

A rögzítés befejeztével e-mailben értesítjük, hogy a felvétel elérhető a Microsoft Streamben. Az e-mailben található hivatkozásra kattintva elérheti azt, és akár letölthet egy fájlt, így offline is megtekintheti.

Tekintse meg további tippjeinket

Noha ennek a cikknek a középpontjában a Teams-értekezletek néhány bevált gyakorlata áll, sokkal többet kell tudni a Microsoft Teamsről. Az elmúlt néhány hónapban mélyebbre merültünk a Teamsben. A témák között szerepel a Teams több példányának futtatása , a Botok használata , az értesítések kezelése és még sok más. További információért tekintse meg hírközpontunkat itt , és ossza meg velünk, ha van saját Teams-trükkje és tippje.