Kako napraviti padajući popis u Excelu: 2 najbolje metode u 2023

Da bi zadaci unosa podataka bili besprijekorni i brzi, morate naučiti kako napraviti padajući popis u Excelu.

Excel je moćan softver za unos podataka. Možete ga koristiti za osobne i profesionalne potrebe unosa podataka poput izrade popisa uredskog pribora, popisa kućanskih potrepština, stvaranja inventara za malu tvrtku ili dom i još mnogo toga.

U bilo kojem poslu unosa podataka morate upisati male podatke kao što su imena, adrese, količine, lokacije, cijene itd. Kada netko vrši reviziju ove baze podataka, možda će htjeti unijeti komentare kao što su revidirano, revizija na čekanju, pronađena pogreška itd.

Ako vi ili vaš zaposlenik to počnete raditi ručno, postizanje cilja će trajati danima. Stoga morate automatizirati Excelov list u koji bilježite podatke. Naredba padajućeg popisa programa Excel osnovna je automatizacija koju možete koristiti bez učenja kodiranja Visual Basica za Excel. Pročitajte kako biste naučili kako napraviti popis u Excelu s padajućim izbornikom.

Što je padajući popis u programu Microsoft Excel?

Kako napraviti padajući popis u Excelu

Excel padajući popis je alat za provjeru valjanosti podataka u aplikaciji Excel. Zahtijeva da odaberete raspon ili popis podataka za padajući popis. Zatim jednostavno primijenite naredbu Data Validation za padajući popis u ciljnoj ćeliji ili rasponima ćelija da biste dobili prijedloge za unos podataka.

Padajući popisi eliminiraju nagađanje iz zadatka unosa podataka. Također, nećete napraviti nikakve tipfelerske i druge pogreške kada koristite značajku padajućeg popisa programa Excel. To je također najčešće korišten alat za automatizaciju unosa podataka u Microsft Excelu.

Kada možete koristiti padajuće popise?

Evo nekoliko scenarija u kojima možete primijeniti ovu naredbu za provjeru valjanosti podataka:

• Stvarate bazu podataka u Excelu i potrebni su vam operatori za unos podataka da upišete podatke koji su vam potrebni, bez smeća.
• Želite da operatori za unos podataka koriste samo kategorizirane podatke prilikom unosa informacija u Excel radni list.
• Izrađujete besplatne mrežne ili izvanmrežne obrasce u Excelu i želite da korisnik unese podatke koji su dostupni samo u obrascu i ništa drugo.
• Vaša baza podataka uključuje ponavljajuća imena, telefonske brojeve, adrese itd. Također, ovisno o tim podacima, plaćate račune ili fakture. Stoga je točnost vrlo kritična za projekt. U tom slučaju morate koristiti padajuće liste u Excelu.
• Izrađujete Excel list za kućanske potrepštine i želite da članovi obitelji unose samo s dopuštenog popisa stavki.
• Vaš tim za unos podataka voli često koristiti tipkovničke prečace, a za to Excel padajući popisi nude neusporedivu pogodnost.
• Izrađujete bazu podataka zahtjeva za uredskim materijalom ili kupnjom i želite samo da zaposlenici kreiraju zahtjeve za kupnju unaprijed odobrenog pribora za pisanje, IT hardvera ili dodataka.

Kako napraviti padajući popis u Excelu: korištenjem raspona podataka

Postoje dva načina za izradu popisa u Excelu pomoću padajućih strelica. Jedan koristi unaprijed konfigurirani raspon podataka, a drugi ručno upisuje opcije. U nastavku pronađite korake za najautomatiziraniji padajući izbornik u Excelu:

• Napravite novi radni list u Excelu i nazovite ga Baza podataka .
• Sada stvorite zaglavlje stupca u ćeliji A1 prema vrsti ili bilo kojem drugom nazivu koji želite. Na primjer, popisu padajućeg izbornika dajem zaglavlje stupca IT hardver u ovom vodiču .
• Sada kopirajte-zalijepite podatke s nekog drugog mjesta ili ih upišite ručno kako biste popunili ćelije ispod zaglavlja stupca stavkama koje želite na padajućem izborniku.
• Upisujem opcije zahtjeva za kupnju IT uređaja kao što su Monitor, Zvučnik, RAM, CPU, PC kućište, GPU, PSU i tako dalje.

Do sada ste uspješno izradili bazu podataka iz koje će naredba za provjeru valjanosti podataka programa Excel prikazati opcije ili izbore s padajućeg popisa. Kreirajmo sada stvarni padajući popis slijedeći ovdje navedene korake:

• Odaberite ćeliju u kojoj želite napraviti padajući popis u Excelu.
• Sada kliknite karticu Podaci na izborniku vrpce programa Excel .
• U odjeljku s naredbama Data Tools kliknite padajuću strelicu Provjera valjanosti podataka .
• Otvorit će se kontekstni izbornik s nekoliko opcija. Odaberite Provjera valjanosti podataka .
• Sada biste trebali vidjeti naredbeni alat za provjeru valjanosti podataka na radnom listu na koji želite dodati padajući popis za Excel.
• Sadrži tri kartice. To su ulazna poruka, postavke i upozorenje o pogrešci.
• Pritisnite Postavke .
• Ispod opcije Kriteriji valjanosti kliknite padajući popis ispod izbornika Dopusti .
• S padajućeg izbornika odaberite Popis.
• Prema zadanim postavkama trebali bi biti označeni padajući izbornik U ćeliji i kvačica Zanemari prazno . Ako nisu, provjerite ih.
• Pritisnite strelicu prema gore u polju Izvor . Dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka sada će se smanjiti na tanku traku s praznim poljem.
• Idite na radni list baze podataka i odaberite raspon ćelija na padajućem popisu programa Excel.
• Odaberite neke prazne ćelije ispod zadnje stavke. To će vam pomoći da proširite popis bez ponovnog uređivanja izvora.
• Excel će automatski popuniti izvorne podatke za padajući popis. Samo trebate kliknuti strelicu prema dolje na tankoj traci za provjeru valjanosti podataka .
• Sada biste ponovno trebali vidjeti prošireni dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka. No, ovaj put, vidjet ćete raspon izvornih podataka u polju Izvor .
• Samo kliknite OK i sve je spremno.

Čestitamo! Napravili ste svoj prvi padajući popis u Excelu. Sada, jednostavno kopirajte ovo bilo gdje drugdje gdje trebate prikazati iste stavke kada zaposlenik ili bilo koji drugi korisnik ispuni podatke u listu za unos podataka.

Možda ćete htjeti zaključati radni list baze podataka tako da nitko ne može mijenjati popis opcija na padajućim popisima u radnom listu za unos podataka. Slijedite ove brze korake da osigurate stavke popisa:

• Odaberite raspone ćelija koje trebate zaključati.
• Kliknite desnom tipkom miša i zatim odaberite Oblikuj ćelije .
• Idite na karticu Zaštita i označite opciju Zaključano .
• Pritisnite U redu da primijenite promjene Format Cells .
• Sada idite na karticu Pregled na vrpci programa Excel.
• Odaberite ikonu Zaštiti list .
• U dijaloškom okviru Protect Sheet unesite lozinku u prazno polje.
• Ponovno unesite lozinku i Excel će zauvijek zaključati radni list.

Od sada više nitko ne može mijenjati stavke popisa padajućeg izbornika.

Kako napraviti padajući popis u Excelu: korištenje stavki popisa

Ako želite kratki padajući izbornik, poput Da/Ne, Revidirano/Nije revidirano, Dodijeljeno/Otvoreno, Dovršeno/Nedovršeno itd., možete koristiti ručni popis umjesto metode raspona podataka. Štedi vrijeme. Evo kako možete stvoriti padajući popis u programu Excel pomoću stavki popisa:

• Pritisnite ćeliju da biste popunili padajući izbornik.
• Odaberite Provjera valjanosti podataka na kartici Podaci na izborniku vrpce.
• Pod izbornikom Dopusti kliknite Popis .
• Sada jednostavno upišite popis stavki u polje Izvor .
• Pazite da svaku stavku odvojite zarezom.
• Pritisnite U redu za primjenu padajućeg popisa.

Ovo je najlakši i najbrži način za stvaranje jednostavnog padajućeg popisa u Excelu. Međutim, prva metoda je pouzdanija kada ćete obilno koristiti padajuće popise.

Kako napraviti padajući popis u Excelu: Prikaz ulazne poruke

Prazan padajući popis možda neće mnogo reći operaterima za unos podataka. Morate dodati posebne upute kako ne bi pogriješili. Evo kako možete dodati poruku s uputama padajućim popisima u Excelu:

• Pritisnite bilo koju ćeliju koja sadrži aktivnu naredbu za provjeru valjanosti podataka .
• Sada idite na karticu Podaci > Provjera valjanosti podataka > kliknite Provjera valjanosti podataka .
• Unutar dijaloškog okvira Provjera valjanosti podataka kliknite karticu Ulazna poruka .
• Upišite mali tekst za naslov , a zatim detaljnu poruku u polje za unos poruke .
• Pritisnite OK za primjenu promjena.

Sada, kad god korisnik odabere ćeliju s aktivnom naredbom Provjera valjanosti podataka s padajućeg popisa, vidjet će poruku o tome kako popuniti ćeliju pomoću stavki s padajućeg popisa.

Kako napraviti padajući popis u Excelu: Prikažite upozorenje o pogrešci

Ako netko pogriješi tijekom korištenja padajućih popisa na vašem Excel listu za unos podataka, također možete prikazati poruku o pogrešci. Ovo će osigurati da korisnik poduzme radnje za rješavanje pogreške i da ne preskoči ćeliju. Evo koraka za aktiviranje Prikaži upozorenje o pogrešci:

• Slijedite ranije navedene korake dok ne dobijete dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka .
• Sada odaberite karticu Upozorenje o pogrešci .
• Odaberite stil pogreške između tri opcije: Zaustavi, Upozorenje i Informacije.
• Zatim upišite kratak tekst za naslov upozorenja o pogrešci .
• Sada unesite detaljnu poruku u polje Poruka o pogrešci .

Dobar posao! S aktiviranim Prikaži upozorenje o pogrešci, radni list će prikazati dijaloški okvir pogreške ako netko upiše bilo što osim stavki navedenih na padajućem popisu u Excelu.

Padajući popis u Excelu: Završne riječi

Sada znate kako napraviti popis u Excelu s padajućim izbornikom na dvije različite metode. Možete isprobati načine za izradu Excel padajućih popisa i obrazaca za unos podataka kako biste pomogli svojim zaposlenicima.

Također možete izraditi intuitivan popis kućnih potrepština za namirnice, hardver, odjeću, komunalije i drugo pomoću padajućih popisa u Excelu.

Ne zaboravite komentirati ispod ako znate još jedan cool način za izradu padajućeg popisa u Excelu.

Zatim naučite  otkriti retke ili stupce u Excelu  i nekim  predlošcima Excel kalendara za bilo koju godinu .