Yhdistäminen Excelistä Wordiin kahdella vaivattomasti

Jos sinulla on vaikeuksia lähettää joukkosähköposteja tai sähköpostiviestejä asiakkaille yksilöimällä kunkin asiakirjan sisältöä, yhdistäminen voi auttaa. Yhdistämiseen paras yhdistelmä on Excel ja Word. Katso täältä kuinka yhdistät Excelistä Wordiin kahdella helpolla menetelmällä.

Yhdistäminen on edullisin tapa automatisoida toimistotyötä pöytätietokoneissa ja kannettavissa tietokoneissa. Sinun tarvitsee vain määrittää Microsoft Word -sovellus hakemaan paikkamerkkitekstien tiedot tietokannasta, kuten yhden asiakirjan Excel-tiedosto.

Kun olet määrittänyt, voit luoda yksilöllisiä kirjeitä, kirjekuoria, sähköposteja, hakemistoja, osoitetarroja ja niin edelleen yhdellä napsautuksella. Jos opit yhdistämään Excelistä Wordiin, voit luoda laskuja, kuukausilaskuja, tilaustietoja ja monia muita virallisia asiakirjoja sadoille ja tuhansille asiakkaille muutamalla napsautuksella.

Kun opettelet yhdistämään Wordin Excelistä, voit luoda runsaasti dataa sisältäviä sähköposteja ja välttää inhimilliset virheet, jotka ovat vaarassa luotaessa tällaisia ​​asiakirjoja manuaalisesti. Aloitetaan siis menetelmillä, joilla yhdistäminen Excelistä Wordiin.

Yhdistäminen Excelistä Wordiin: Manuaalinen menetelmä

On kaksi tapaa yhdistää Excelistä Wordiin. Ensimmäinen on manuaalinen menetelmä, jossa lisäät paikkamerkkitekstit itse yhdelle asiakirjalle ja Word tekee loput jäljellä olevista sähköpostiviesteistä tai sähköpostiviesteistä. Opi manuaalisen yhdistämisen vaiheet täältä:

Luo tietolähde Excel-laskentataulukkoon

Ensinnäkin sinun on luotava tietokanta, josta MS Word hakee tiedot sähköpostin, sähköpostin, laskun jne. Yhdistämiskenttään. Sinun on luotava Excel-tietokanta siten, että kaikki yhteen vastaanottajaan liittyvät tiedot ovat saatavana yhdellä rivillä.

Voit erottaa useita tietoja yhdelle riville eri sarakeotsikoiden alle. Nämä sarakeotsikot toimivat Wordin yhdistämiskenttien vastineena. Voit nyt luoda sarakeotsikon haluamallasi tavalla. Mutta myöhemmin sinun on tehtävä pieniä muokkauksia sarakeotsikoissa vastaamaan Wordin kenttiä.

Katso alta perusvaiheet, jotka koskevat tietokannan luomista yhdistämistä varten Excelissä. Tämä opetusohjelma luo laskun pienelle tai kotiyritykselle, jolla voit lähettää joukkolaskuja ja kuukausilaskuja tuhansille asiakkaille edullisesti ilman, että sinun tarvitsee turvautua kalliisiin verkkoratkaisuihin tai kolmannen osapuolen toimistoihin:

• Luo tyhjä Excel-tiedosto ja nimeä taulukon nimi uudelleen nimellä Laskut .
• Sinun on täytettävä kaikki yhdistämistiedot tähän laskentataulukkoon.
• Luo nyt kohteet, jotka haluat sisällyttää yhdistämisasiakirjaan sarakeotsikoiksi . Nämä toimivat Wordin yhdistämiskenttinä .
• Kirjoita asiakkaan nimi ja kaikki muut asiaan liittyvät tiedot vastaavan sarakeotsikon alle samalle riville. Jos muutat saman asiakkaan rivejä, Word ei pysty täyttämään oikeita tietoja yhdistettyyn asiakirjaan.

Excel-tietokanta yhdistämistä varten Excelistä Wordiin

• Kun asiakaskuntasi kasvaa, voit aloittaa uusien asiakkaiden nimien lisäämisen Asiakas- sarakeotsikon alle .
• Voit myös lisätä uusia tietoja olemassa olevista tai uusista asiakkaista tiettyjen sarakeotsikoiden alle.
• Joka kerta kun päivität tämän tietokannan, Wordin yhdistäminen luo automaattisesti uuden asiakasasiakirjan lisätyille asiakkaille, jättää asiakkaat pois, jos poistat joitain, ja myös päivittää asiakirjan luvut Excel-tietokannan tietojen mukaisesti.
• Wordin yhdistäminen ei tuo numeromuotoilua Excelistä. Jos haluat säilyttää numeromuotoiluelementit, kuten desimaalit, valuuttasymbolit jne., sinun on lisättävä lyhyt koodi tiettyihin yhdistämiskenttiin. Mainitsen koodin ja tempun käyttää sitä myöhemmin tässä opetusohjelmassa.

Se siitä! Olet luonut onnistuneesti Excel-tietokannan yhdistämisprojektille. Hyvää työtä! Aloitetaan yhdistämismallin luominen Microsoft Wordissa.

Luo sähköposti tai sähköposti asiakkaallesi

Ensin sinun on laadittava laskun sähköposti tai sähköposti, jonka haluat lähettää asiakkaillesi. Kirjeen tulee sisältää joitain perustietoja sinusta, kuten alla on esitetty. Nämä ovat staattisia kaikille sähköposteille ja viesteille.

Word-malli, jolla voit tehdä yhdistämisen Wordissa Excelistä

• Sinun nimesi
• Yrityksesi nimi
• Yrityksesi osoite
• Yrityksen logo (jos sellainen on)
• Allekirjoitusrivi

Yhdistä Excelistä Wordiin

Nyt kun loit Word-mallin, johon lisäät yhdistämiskentät, katsotaanpa alla olevia vaiheita:

• Napsauta Wordin nauhan Postitukset-välilehteä ja valitse sitten Aloita yhdistäminen .

Luo sähköpostiviestien yhdistäminen Wordissa

• Valitse avattavasta  luettelosta asiakirjan tyyppi, jonka haluat tehdä. Valitsemme Sähköpostiviestit .
• Napsauta nyt uudelleen Postitukset , mutta valitse tällä kertaa Valitse vastaanottajat .
• Koska haluat yhdistää Excelistä Wordiin, valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa -vaihtoehto.

Yhdistelmätietokantataulukon valitseminen Excelistä

• Etsi nyt aiemmin Excelissä luotu yhdistämistietokanta ja valitse Laskut- laskentataulukko Valitse taulukko -valintaikkunasta.
• Nyt sinun pitäisi nähdä, että Kirjoita ja lisää kentät -komentoryhmä aktivoituu Wordin nauhavalikosta > Postitukset .

Tähän mennessä olet yhdistänyt Excel-tietokannan yhdistämistä varten Wordiin. Seuraavaksi opimme täyttämään pakolliset kentät alla olevassa yhdistämismalliasiakirjassa:

• Napsauta Tervehdysrivi -vaihtoehtoa Postitukset-välilehdellä ja luo tervehdysrivi, jonka haluat lisätä. «GreetingLine» -paikkamerkkiteksti tulee näkyviin.

Luo tervehdysrivi Wordin yhdistämiseen

• Nyt voit kirjoittaa lausunnon, jossa mainitaan laskun maksu. Tämä on staattinen lausunto, joka menee kaikille vastaanottajille.
• Tervehdysrivin alle voit lisätä muita yhdistämiskenttiä, kuten Käyttäjän sähköposti «Customer_Email» ; Laskun numero: «Laskun_numero» ; Laskun päivämäärä: «Invoice_Date» jne.

Yhdistämissähköpostin yläosan luominen laskuille

• Napsauta sitten Lisää yhdistämiskenttä -vaihtoehtoa aloittaaksesi yhdistämisprojektin dynaamisten komponenttien lisäämisen.
• Lisää yhdistämiskenttä -komento näyttää kaikki Excel-tietokannassa olevat sarakeotsikot, jotka olet lisännyt yhdistämisasiakirjaan. Käytä aikaa lisätäksesi haluamasi kentät.

Päälaskutietojen ja loppulausunnon luominen yhdistämissähköpostiin

• Voit esimerkiksi lisätä nämä yhdistämiskentät: «Services_Line_1» ; «Päivämäärä_rivi_1» ; «Summa_Rivi_1» ; «Palvelut_Line_2» ; «Päivämäärä_rivi_2» ; «Summa_Rivi_2» ; "Summa_Yhteensä_".

Yhdistäminen Excelistä Wordiin manuaalisesti Koko yhdistämismalli

• Nyt kun olet lisännyt kaikki dynaamiset kentät, voit sulkea sähköpostisi lisäämällä loppuhuomautuksen ja allekirjoitusrivin. Jälleen tämä olisi staattinen komponentti.
• Voit nyt napsauttaa Esikatsele tuloksia -painiketta Postitukset-välilehden alla nähdäksesi ensimmäisen yhdistetyn asiakirjan.

Kuten esikatselusta näet, laskun summa ei näytä valuuttaa tai desimaaleja. Voit ratkaista tämän noudattamalla tässä kuvattuja vaiheita:

• Napsauta hiiren kakkospainikkeella «Amount_Line_1» yhdistämiskenttää ja valitse Toggle Field Codes .

Kenttäkoodien Toggle-koodien muokkaaminen Yhdistelmä Wordissa

• Nyt sinun pitäisi nähdä MERGEFIELD ja sitten kenttä.
• Syötä seuraava koodi yllä olevan kuvan mukaisesti:

#$0.00

• Valitse nyt kenttä uudelleen, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja Vaihda kenttäkoodit .

Vaihda kenttäkoodit muotoilemaan summa Excelistä

• Tarkista sitten esikatselusta, tuoko yhdistäminen numeron muotoilun vai ei.
• Voit nyt kirjoittaa yllä olevan koodin muihin yhdistämiskenttiin numeroilla, kuten «Amount_Line_2» ja «Amount_Total_» .

Voit nyt korostaa tärkeitä tietoja sähköpostimallissa. Wordin yhdistäminen käyttää muotoilua kaikissa muissa tässä yhdistämisprojektissa luomissasi asiakirjoissa.

Yhdistäminen loppuun Wordissa

Kun olet valmis, napsauta Yhdistä tietueet -valintaikkunassa Valmis ja yhdistä > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja > Kaikki . Napsauta OK luodaksesi kaikki yhdistetyt asiakirjat kullekin asiakkaalle Excel-tietokantaan.

Opi yhdistämään Excelistä Wordiin manuaalisesti

Wordin yhdistäminen luo uuden asiakirjan yhdistetyillä sähköpostiviesteillä. Joten sinun on tallennettava tiedosto erikseen tai lähetettävä sähköpostit heti.

Yhdistäminen Excelistä Wordiin: Ohjattu yhdistämistoiminto

Toinen tapa yhdistää yhdistäminen on käyttää Microsoft Wordin ohjattua yhdistämistoimintoa. Tämä on kuitenkin hankala tapa. Sinun on muokattava lähdetietokantaa Excelissä Wordissa käytettävissä olevien yhdistämiskenttien mukaan. Tässä on mitä sinun on tehtävä, jotta voit kokeilla automaattista yhdistämistä Wordissa:

• Luo Word-asiakirjamalli ja napsauta sitten Postitukset > Aloita yhdistäminen > asiakirjan tyyppi, jonka haluat tuottaa.

Ohjatun vaiheittaisen yhdistämistoiminnon käyttöliittymä

• Napsauta sitten uudelleen Aloita yhdistäminen ja valitse sitten Ohjattu yhdistämistoiminto vaihe vaiheelta .

Yhdistämisen toinen vaihe ohjatussa yhdistämistoiminnossa

• Ohjeet näkyvät kuudessa vaiheessa Wordin oikeanpuoleisessa navigointiruudussa.
• Sinun on suoritettava ensimmäisessä vaiheessa näkyvä tehtävä ja napsauta sitten Seuraava: Aloitusasiakirja seurataksesi ohjattua toimintoa.

Yhdistäminen Excelistä Wordiin: UKK

Kuinka yhdistän tiedot automaattisesti Excelistä Wordiin?

Voit yhdistää tiedot Wordiin automaattisesti Excelistä Wordin yhdistämisominaisuuden avulla. Tätä varten sinulla on oltava Excel-tiedosto mukanasi. Luo sitten uusi Word-asiakirja ja aloita sähköpostin tai sähköpostin kirjoittaminen. Napsauta Lisää yhdistämiskenttää paikoissa, joihin sinun on tuotava arvoja Excelistä ja lisää vaadittu arvo.

Ennen kuin teet tämän, sinun on lisättävä Excel-tietokanta siirtymällä kohtaan Postitukset > Valitse vastaanottajat > Käytä olemassa olevaa luetteloa ja valitse Excel-tiedosto. Kun olet luonut malliasiakirjan manuaalisesti, viimeistele yhdistäminen ja Word luo kaikki muut sähköpostit tai sähköpostit automaattisesti vastaaville vastaanottajille.

Kuinka voin luoda yhdistämisen Excel-tiedoista?

Voit luoda yhdistämisen Excel-tiedoista kuten tavallisesti teet uuden yhteystietoluettelon tai Outlookin yhteystietoluettelon. Mutta jos haluat käyttää Excel-laskentataulukon tietoja, toimi seuraavasti:

• Tallenna Excel-tiedosto ja Wordin yhdistämismalli paikalliseen tallennustilaan.
• Avaa Word-tiedosto ja napsauta Postitukset.
• Valitse nyt Valitse vastaanottajat -vaihtoehto ja napsauta Käytä olemassa olevaa luetteloa.
• Siirry nyt asemaan, jossa Excel-tiedosto on, valitse se ja napsauta sitten Avaa.
• Se siitä! Olet linkittänyt Excel-tiedoston yhdistämistä varten.

Mitkä ovat yhdistämisen kuusi vaihetta?

Ohjatun vaiheittaisen yhdistämistoiminnon mukaan seuraavat kuusi vaihetta yhdistämiseen Wordissa:

• Valitse asiakirjan tyyppi, kuten kirjeet, kirjekuoret, hakemistot jne.
• Valitse aloitusasiakirja, kuten nykyinen asiakirja tai olemassa oleva asiakirja
• Valitse vastaanottajat olemassa olevasta luettelosta (Excel), Outlook-yhteystiedoista tai uudesta luettelosta
• Kirjoita kirjeesi
• Esikatsele kirjeitäsi
• Suorita yhdistäminen loppuun

Johtopäätös

Nyt tiedät kuinka yhdistää yhdistäminen Excelistä Wordiin noudattamalla joko manuaalista menetelmää tai ohjattua Wordin yhdistämistoimintoa. Kokeile mitä tahansa menetelmää yhdistämisasiakirjan, tietokannan ja tarvitsemasi mukauttamisasteen mukaan.

Älä unohda kommentoida alla, jos tiedät muita vaivattomia tapoja yhdistää Wordissa Excelistä. Saatat myös haluta tietää,  kuinka voit tulostaa tarroja Excelistä MS Wordin yhdistämällä  ja  yhdistää kommentteja ja muutoksia useista asiakirjoista .