Tekstin vertailu Excelissä: 8 parasta ja vaivatonta menetelmää

Jos käsittelet valtavaa tietokantaa Excel-laskentataulukossa ja sinun on puhdistettava tietokanta päällekkäisten merkintöjen varalta, voit käyttää seuraavia tekniikoita vertaillaksesi tekstiä Excelissä.

Excel-laskentataulukko ei ole vain taloustilien, osoitekirjojen tai tekstitietokantojen ylläpitäminen. Se voi myös auttaa sinua analysoimaan tietoja päällekkäisten merkintöjen poistamiseksi. Lisäksi voit käyttää joitain Excel-laskentataulukon helppoja kaavoja ja loogisia toimintoja vertaillaksesi soluja ja solualueita löytääksesi etsimäsi arvot.

Vaikka voit kaapata visuaalisesti läpi koko laskentataulukon päällekkäisten tai kohdearvojen löytämiseksi, se ei ehkä ole ihanteellinen tapa, kun Excel-laskentataulukko sisältää tuhansia merkintöjä. Lisäksi sen useiden ehdollisen muotoilun toimintojen avulla voit automaattisesti korostaa soluja, kun se havaitsee etsimäsi arvon.

Lue, kuinka voit vertailla tekstiä Excelissä. Saat myös selville, kuinka Excel vertaa kahden sarakkeen tekstiä ehdollisen muotoilun avulla. Kaivetaan sisään!

Miksi sinun täytyy oppia vertaamaan tekstiä Excelissä?

Tekstin vertaamiseen Excel-toiminnossa voi olla lukemattomia syitä. Seuraavat ovat kuitenkin yleisimpiä asioita, joita saatat kohdata henkilökohtaisessa ja työelämässäsi:

• Vedät yritystä ja loit erilliset Excel-tietokannat asiakkaille kaikista Yhdysvaltojen 50 osavaltiosta. Nyt joku sekoitti asiakkaiden nimet. Sen sijaan, että pyyhit laskentataulukkoa manuaalisesti, voit käyttää Excelin vertailutekstiä löytääksesi asiakkaiden nimet, jotka ovat sekoittuneet 50 tilaan.
• Yritykselläsi on kaksi erillistä tietokantaa mustalle listalle ja sallittujen luetteloon lisätyille osoitteille tavaroiden toimitusta varten verkkokauppakaupasta. Työntekijä sekoitti osoitteet. Tässä kauheassa tilanteessa voit käyttää Excelin merkkijonojen vertailutoimintoa.
• Loit päivittäistavaraostoslistan koko kuukaudelle ja sekoitit listan joihinkin viime kuussa ostamiisi päivittäistavaroihin. Täällä voit hyödyntää tekstin vertailua Excelissä.
• Jos olet lukion opettaja ja sinun on arvioitava oppilaiden vastauksia kysymyksiin automaattisesti, voit vertailla sarakkeita ja rivejä Excel-merkkijonon avulla.
• Yrityksen myynninedistämistarkoituksessa annat alennuskoodeja tuhansille asiakkaille. Nyt haluat kohdistaa uudelleen asiakkaat, jotka käyttivät alennuskoodeja premium-tuotteiden ja -tilausten esittelyyn. Voit käyttää Excelin vertailevaa tekstiä kahdessa sarakkeessa -toimintoa yhdistääksesi asiakkaiden nimet, jotka käyttivät tarjouskoodeja niiden asiakkaiden päätietokannasta, joille lähetit tarjoussähköpostit.

Arvojen ja tekstien vertailuun Excelissä voi olla tuhansia muita syitä. Oli syy mikä tahansa, seuraavat kahdeksan menetelmää Excel-tekstin vertaamiseen kahdessa sarakkeessa ovat hyödyllisiä:

1. Vertaa tekstiä Excelissä Equals-operaattorilla

Sinun tarvitsee esimerkiksi vain verrata kahta tietosaraketta varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvitsemasi tarvikkeet. Täällä voit yhdistää pyydetyt tarvikkeet toimitettuihin vertailuoperaattorilla Equals, jossa kirjainkoolla ei ole merkitystä.

Voit siis kopioida viitetiedot yhdestä sovelluksesta ja liittää ne viite- tai pyydetyt tarvikkeet -sarakkeeseen. Tämän jälkeen voit tuoda kohdetiedot toisesta sovelluksesta ja liittää tiedot kohde- tai tarvikkeet vastaanotettu -sarakkeen alle.

Sinun ei tarvitse miettiä solutekstien tapausten ja arvojen yhdistämistä, vaikka tuot tietoja eri sovelluksista. Kirjainkoolla erotteleva vertailu toimii seuraavasti:

• Kopioi ja liitä seuraava kaava soluun, johon haluat vertailutuloksen:

=A2=B2

• Paina Enter ja Excel näyttää joko tosi tai epätosi viite- ja kohdetiedoista riippuen.

Tutustu tekstin vertailuun Excelissä Equals-operaattorilla

• Jos kaava näyttää hyvältä, kopioi ja liitä se koko sarakkeeseen saadaksesi välittömän käsityksen vastaanotetuista ja tilatuista tuotteista.

2. Käytä EXACT-funktiota tekstin vertailuun Excelissä

Oletetaan, että työskentelet projektin parissa, jossa isojen ja pienten kirjainten välinen erotus on tärkeä seikka, kun arvot täsmäytetään Excel-laskentataulukon sarakkeiden välillä. Tässä skenaariossa et voi käyttää Equals-operaattoria tekstin vertaamiseen Excelissä.

Tässä herkässä tilanteessa voit käyttää TARKAA kaavaa alla olevan mukaisesti:

• Luo sopiva sarakeotsikko ja syötä viitetiedot sarakkeen alla oleville riveille.
• Luo samalla tavalla arvioitava tietosarake ensimmäisen sarakkeen viereen ja täytä tiedot alla oleville riveille.

Opi käyttämään EXACT-funktiota tekstin vertaamiseen Excelissä

• Kun olet valmis, laita yhtäsuuruusmerkki (=) soluun, johon haluat vertailutuloksen, TRUE tai Fales, ja kirjoita seuraava kaava:

=TARKKA(B2,C2) (samalle laskentataulukolle)

=TARKKA(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (eri laskentataulukoille)

• Voit myös valita viite- tai kohdetiedot saman Excel-työkirjan toisesta laskentataulukosta.
• Paina Enter ja saat nopean vertailun annettujen tekstien isojen ja pienten kirjainten perusteella.

3. Vertaa tekstiä Excelissä IF-kaavan avulla

Oletetaan, että haluat käyttää joko TARKEA kaavaa tai Yhtä-operaattoria tekstin vertaamiseen, mutta et halua nähdä TOSI tai EPÄTOSI vertailutuloksena. Itse asiassa haluat näyttää tekstit, kuten täsmäävät ja ei täsmää. Siinä tapauksessa voit upottaa minkä tahansa yllä olevista kaavoista IF-funktion sisään alla kuvatulla tavalla:

• Syötä yhtäsuuruusmerkki (=) ja aloita kaava sanalla IF .
• Kirjoita sitten mikä tahansa yllä olevista kaavoista IF-funktion loogiseksi haasteeksi.
• Kirjoita loogisen haasteen jälkeen näytettävä teksti, kuten Osuma lainausmerkeissä.

Kuinka vertailla tekstiä Excelissä IF-kaavan avulla

• Kirjoita pilkku ja sitten toinen teksti, jonka haluat Excelin näyttävän, jos looginen haaste epäonnistuu. Tässä tapauksessa Not Matched ympäröi lainausmerkit.
• Siten lopullinen kaava tulee alla olevan kaltaiseksi:

=JOS(TARKKA(B2,C2),"Vastaa","Ei täsmää"

4. Vertaa tekstiä Excelissä VLOOKUP-toiminnolla

Sinun on esimerkiksi löydettävä ryhmän A ehdokkaiden nimet. Tässä sinun on yhdistettävä ryhmän A nimet kaikkien ehdokkaiden sarakkeen nimiin.

Täällä voit helposti käyttää VLOOKUP-toimintoa antaaksesi Excelin vertailla tekstiä kahdessa sarakkeessa. Näin se tehdään:

• Työarkin ensimmäisen sarakkeen tulee sisältää ryhmän A nimet .
• Seuraavassa sarakkeessa voit kopioida ja liittää luetteloon valittujen ehdokkaiden nimet.

Vertaa tekstiä Excelissä VLOOKUPilla

• Uloimmasta sarakkeesta saat vertailutulokset, joista näkyy ensimmäisellä kierroksella pätevien ehdokkaiden nimet.
• Kopioi ja liitä nyt seuraava kaava paikkaan, johon haluat vertailuluettelon ryhmän A nimistä luettelossa olevista nimistä .

=HAKU(A2,$C2:2:C$15,1,EPÄTOSI)

• Korvaa #N/A -virheet epäonnistuneella tekstillä käyttämällä alla mainittua kaavaa:

=JOS(VHAKU(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"epäonnistui")

5. Vertaa tekstiä löytääksesi poissa olevat osallistujat nopeasti

Ajatellaanpa, että olet tapahtumakoordinaattori teknologiakonferenssissa. Sinun on verrattava osallistujia rekisteröityneiden henkilöiden luetteloon, jotta voit lähettää todistukset vain seminaariin saapuneille henkilöille. Näin voit tehdä sen käyttämällä VLOOKUP- ja IFNA-kaavaa, jossa vertaat tekstiä kahden sarakkeen välillä:

• Luo sarakeotsikko Rekisteröityille ja laita nimet alla oleville riveille.
• Luo tämän sarakkeen oikealle puolelle toinen sarake henkilöille, jotka todella osallistuivat seminaariin.

Kuinka verrata tekstiä poissa olevien osallistujien löytämiseksi nopeasti

• Syötä kolmanteen sarakkeeseen seuraava kaava:

=JOS(VHAKU(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"poissa")

• Kopioi ja liitä kaava alaspäin saadaksesi rekisteröityjen henkilöiden nykyisen tai poissa olevan tilan.

Excel vertaa rekisteröidyt nimet viitesarakkeesta näyttääkseen tulokset kolmannessa sarakkeessa, johon haluat nimet. Lisäksi IFNA-kaava varmistaa, että jos #N/A-virhe ilmestyy, Excel korvaa virhekoodin tekstillä Poissa.

6. Vertaa osittaisten arvojen tekstiä Excelissä

Oletetaan, että sinun on verrattava tekstejä sarakkeiden A ja B välillä, mutta et etsi ehdotonta vastaavuutta. Tässä tilanteessa sinun on käytettävä FIND-kaavaa alla kuvatulla tavalla:

• Laita viitetekstitiedot sarakkeeseen A ja kohdetiedot sarakkeeseen B.

Kuinka käyttää FIND-toimintoa tekstin vertaamiseen Excelissä

• Kirjoita sarakkeeseen C seuraava kaava löytääksesi ja näyttääksesi arvon osittaiselle tekstin vertailulle Excelissä:

=ETSI(C2;A2)

Käytä FIND ja ISNUMBER yhdessä

• FIND - funktio palauttaa virheen, jos se ei löydä osittaista vastaavuutta. Sijoitin FIND -funktion ISNUMBER- funktion sisään . Nyt kaava näyttää TOSI , kun osuma on osittainen, ja EPÄTOSI , kun vastaavuutta ei ole ollenkaan.

=ISNUMERO(ETSI(C2;A2))

7. Vertaa tekstejä tai merkkijonoja ehdollisen muotoilun avulla

Oletetaan, että olet toimistossa, jossa olet vastuussa kaikkien ostosten tarkistamisesta. Saat erilaisia ​​ostovaatimuksia liiketoiminnan eri osastoilta. Sinun velvollisuutesi on varmistaa, että organisaatiosi ei lähetä ostotilauksia päällekkäisistä tuotteista.

Tässä skenaariossa Excelin ehdollinen muotoilu voi verrata kahta tai useampaa tietosaraketta ja korostaa soluja, jotka sisältävät päällekkäisiä arvoja. Noudata näitä ohjeita harjoitellaksesi tätä tekstinvertailutemppua Excelissä:

• Kokoa tietokanta teksteistä, joita haluat verrata.
• Valitse koko alue ja napsauta Ehdollinen muotoilu Excel-nauhan Koti- valikosta .

Valitse Kopioi arvot Korosta solujen säännöt -vaihtoehdosta

• Vie hiiren osoitin avattavassa luettelossa Korosta solusäännöt -vaihtoehdon päälle.

Tekstien tai merkkijonojen vertaaminen ehdollisen muotoilun avulla

• Useita solusääntöjä tulee näkyviin. Valitse Kaksinkertaiset arvot .
• Kopioi arvot -ponnahdusikkunassa voit valita korostusmuodon napsauttamalla avattavaa Arvot kanssa -luetteloa .

8. Vertaa Excel-sarakkeita, jos teksti 1 on tekstin 2 sisällä

Jos sinun on löydettävä joukko tekstejä tekstiryhmästä, voit käyttää HAKU-toimintoa tässä esitetyllä tavalla:

• Luo sarake tekstejä varten ja toinen sarake testitekstejä varten.
• Kirjoita nyt seuraava kaava kolmanteen sarakkeeseen:

=HAKU(C2;A2)

• Paina Enter . Kopioi ja liitä nyt kaava kolmannen sarakkeen soluihin.

Excelin sarakkeiden vertailu, jos teksti 1 on tekstin 2 sisällä

• Saat lisää tuloksia painamalla Enter .

Excel näyttää merkkinumeron, josta se löytää viitesarakkeen testitekstiä vastaavan.

Johtopäätös

Voi olla monia muita kaavoja ja sisäkkäisiä kaavoja, jotka vastaavat tekstejä kahden tai useamman solun tai sarakkeen välillä Excelissä. Mutta helpoimmat ja yleisimmin käytetyt menetelmät ovat edellä tässä artikkelissa mainitut.

Jos tiedät jonkin muun intuitiivisen tavan verrata tekstiä Excelissä, älä unohda mainita menetelmää alla olevassa kommenttikentässä. Sillä välin voit opetella  käyttämään Excelin IF-THEN -kaavaa .